Mängel in der Protokollführung resultieren daher in unmittelbaren Mängeln bei der Steuerung des Projekts.

Ein Protokoll muss auf jeden Fall folgende Informationen enthalten:

• Ort, Datum, Uhrzeit und Dauer der Besprechung
• Teilnehmer (Namen und Organisationseinheiten) und ihr Status (Besprechungsleiter, Protokollführer usw.)
• Verteiler (Namen und OE)
• Anlass und Thema (z.B. "Jour Fixe")
• Tagesordnung
• Protokollnachlese (Protokoll des letzten Treffens)
• Ergebnisse nach Tagesordnungspunkten gegliedert
• Aufgabenliste (bzw. Liste der offenen Punkte / Project Issues)

Protokolle sollen so schnell als möglich nach der Besprechung vorliegen. In der Regel gilt hier eine Zeit von wenigen Tagen, um nicht bereits vom Projektfortschritt überholt zu werden. Durch den Einsatz von Laptops und Beamern verbreitet sich die Protokollierung in Echtzeit immer mehr. Zwar muss dabei ein gewisser zeitlicher Mehraufwand in Kauf genommen werden, dafür liegt das Protokoll sehr schnell vor und Missverständnisse in der mündlichen Abstimmung werden effizient vermieden.

Zunehmend integrieren auch rechnergestützte Projektmanagement-Werkzeuge die Dokumentation von Besprechungen. Der Vorteil hierbei ist, dass die projektrelevanten Entscheidungen in direktem Bezug zu Netz- oder Balkenplan vorliegen. Vor allem aber können die Aufgaben aus den Besprechungen direkt in die Aufgabenlisten des Tools übernommen werden. Für die nächste Besprechung kann dann das Tool wiederum den aktuellen Status dieser Aufgaben erstellen.