Interviews zu führen, gehört nicht unbedingt zum Arbeitsalltag einer Projektleitung. In manchen Situationen kann die Fähigkeit, gute Interviews zu führen, jedoch sehr hilfreich sein. In kritischen Projektsituationen z.B. reichen die üblichen Informationen aus den Statusberichten oft nicht aus, um ein aussagekräftiges Bild zu erhalten. Dann ist eine fundierte Datensammlung notwendig, bei der die Projektleitung oder andere Personen Interviews führen, um Fehlentwicklungen zu ermitteln und den wahren Ursachen auf den Grund zu gehen. Dafür bieten sich Reviews, Audits oder Risikoanalysen an, um den Zustand des Projekts zu diagnostizieren. Auch im Rahmen von Retrospektiven oder Teamanalysen können Interviews wertvolle Dienste leisten, wenn die Zusammenarbeit genauer untersucht werden soll.

Wer Projekt-Reviews oder -Audits leitet, sollte Methoden und Techniken des Interviews beherrschen, denn der Erfolg eines Reviews oder Audits hängt wesentlich von der Qualität der in den Interviews gewonnenen Informationen ab.

Das Interview ist mit Abstand die wichtigste Methode der Datensammlung, denn im Unterschied zur Analyse von Projektdokumenten (Protokolle, Statusberichte, Risikodokumentationen etc.) liefert es detailliertere Informationen, die eine Analyse der Kernursachen überhaupt erst ermöglichen. Das liegt in der Natur der Sache, denn Hintergrundinformationen kommen in der Regel erst durch Nachfragen, Konkretisieren und Beispiele zu Tage – vorausgesetzt, das Interview wird richtig geführt! Mit anderen Worten: Um in die Tiefe zu gehen, die Kernursachen zu erkennen, sind Interviews das geeignete Vorgehen.

In diesem Beitrag erhalten Sie wichtige Tipps, wie Sie Einzel- und Gruppeninterviews für die Datenerhebung vorbereiten und durchführen, was Sie bei der Gesprächsführung beachten sollten und welche Fehler Sie vermeiden sollten.

Die richtigen Fragen richtig stellen

Um Interviews erfolgreich zu führen und Hintergrundinformationen zur Projektsituation zu ermitteln, kommt es immer auf zwei Punkte an:

• Stellen Sie die richtigen Fragen.
  Um das sicherzustellen, können Sie einen Leitfaden verwenden, der alle wichtigen Fragen enthält. Bei der Erstellung hilft Ihnen Fachwissen und Projektmanagement Know-how. Nutzen Sie auch die Erfahrungen der Kolleg:innen. Doch Vorsicht, es ist nicht empfehlenswert, das Interview mit einer (weitgehend) vorgegeben Auswahl an Antworten zu führen, ähnlich wie bei einem Fragebogen. Die Gefahr wäre zu groß, dass das Interview zu einem Abhaken von Fragen verkommt.
• Stellen Sie Ihre Fragen richtig.
  Was nutzt eine Checkliste, wenn Interviewer:innen nicht in der Lage sind, das Interview richtig zu führen? Entscheidend für den Erfolg ist, dass Sie Ihre Fragen richtig stellen. Das hängt von Ihrer Einstellung gegenüber Ihren Gesprächspartner:innen ab sowie von Ihren Skills.

Kernvoraussetzung für eine gelungene Kommunikation ist eine wertschätzende Einstellung gegenüber den Gesprächspartner:innen, unabhängig von deren Position, Funktion, Bildungsgrad und Herkunft. Vergessen Sie nicht, dass Sie von der Bereitschaft der Befragten zum offenen Informationsaustauch abhängig sind. Sie sollten das Interview deshalb auf Augenhöhe führen. Nachbohrendes Fragen oder arrogantes und rechthaberisches Auftreten fördert dagegen Widerstände. Das Bestreben, auf jeden Fall Schwachstellen zu finden und die Stärken links liegen zu lassen, erzeugt Abwehrverhalten.