Das Projektmanagement-Handbuch (PM-Handbuch), das die Regeln und Abläufe für das Projektmanagement in einer Organisation festlegt, ist mehr als nur eine Sammlung von Anweisungen – es ist das Ergebnis jahrelanger Erfahrung und Expertise. Doch häufig sind diese Handbücher und Dokumente sehr textlastig und umfangreich, sodass sie als "praxisfern" und "bürokratisch", oder von den einen als "zu detailliert" und von anderen als "zu generisch" beschrieben werden. Die Folge ist, dass das PM-Handbuch im (virtuellen) Regal verstaubt.

Ein Projektteam der B.i.Team Gesellschaft für Softwareberatung hat eine pragmatische und gleichzeitig kreative Lösung dafür gefunden: Es übertrug das unternehmenseigene PM-Handbuch von Word auf ein digitales Whiteboard und erweckte es so wieder zum Leben. In diesem Fachartikel zeigen die Projektteammitglieder, wie sie die Whiteboardversion des PM-Handbuchs aufgebaut haben und teilen ihre Erfahrungen mit dieser Darstellungsform.

Ausgangslage und Beginn der Umsetzung auf dem Online-Whiteboard

Durch die Verschmelzung zweier Unternehmen stand die B.i.Team Gesellschaft für Softwareberatung mbH 2019 vor der Herausforderung, die Prozesse und Dokumentationen rund um die Projektabwicklung zusammenzulegen und einheitlich zu beschreiben. Ergebnis war ein PM-Handbuch in MS Word mit Verweisen auf weitere MS-Office-Dokumente mit Anweisungen und Vorlagen.

In der praktischen Anwendung wurde jedoch deutlich, dass durch eine Vermittlung der Inhalte in reiner Textform verschiedene Probleme nicht gut gelöst werden konnten. Hier einige Beispiele:

• Im Handbuch wurden unterschiedliche Projekttypen beschrieben, die zwar die gleichen Projektphasen haben, sich aber im Detail in der Vorgehensweise unterscheiden. Dies führte entweder zu Redundanzen oder zu vielen Verzweigungen in der Beschreibung, was die Lesbarkeit erschwerte. Ebenso gingen Detailinformationen auf Kosten der Übersichtlichkeit verloren.
• Die wechselnden Aufgaben und Verantwortlichkeiten in einer Projektphase – z.B. zwischen Vertriebsmitarbeitenden, Projektsponsor und Projektleitung bei der Projektinitiierung – waren schwierig darstellbar.
• Es war kaum möglich, innerhalb des Word-Handbuchs Methodenanleitungen wie Schätzvorlagen von fachlichen Best-Practice-Beschreibungen abzugrenzen. Denn Letztere sind sowohl in Projekten als auch im Umgang mit Bestandskunden relevant (z.B. bei der Dokumentation einer Anforderung).

All das führte dazu, dass die erarbeiteten Dokumente trotz der guten Inhalte wenig geliebt und genutzt wurden.

Grafische Darstellung statt unübersichtlicher Textwüste

Im Zuge einer personellen Neubesetzung im Jahr 2020 im Project Management Office (PMO) wurde beschlossen, die bestehende Dokumentation durch ein interdisziplinäres Team überprüfen zu lassen. Im Team waren alle Kern-Rollen eines Projekts vertreten, z.B. Projektleitung und Teamleitung sowie Personen aus den Bereichen Beratung & Entwicklung. Ziel war es, die Inhalte zu sichten, sie zu bewerten, ggf. zu überarbeiten und anwenderfreundlicher darzustellen.

Im Projektteam entstand die Idee, das PM-Handbuch auf einem Online-Whiteboard abzubilden. Denn dort können komplexe Sachverhalte bildlich dargestellt werden, was eine intuitive Bedienung ermöglicht. Gleichzeit lassen sich spezifische Inhalte für unterschiedliche Nutzergruppen wie Projektleitende, Fachberatende oder Entwickler:innen hervorheben. Darüber hinaus erleichtert die Volltext-Suchfunktion des Whiteboards das Auffinden relevanter Informationen erheblich. Dies fördert maßgeblich die Akzeptanz. Als Online-Whiteboard wurde in diesem Fall "miro" verwendet. Das in diesem Artikel beschriebene Projekt lässt sich aber auch auf anderen gängigen Whiteboards wie z.B. Mural realisieren.

Neuordnung des PM-Handbuchs

Das Projektteam erarbeitete die Whiteboard-Version des PM-Handbuchs in sechs Schritten, die im Folgenden als Leitfragen notiert sind.

1. Welche Inhalte liegen vor, und wie lassen sie sich kategorisieren?

Das Team sichtete zunächst die Inhalte des PM-Handbuchs und die verknüpften Dokumente wie Word-, Excel- und PowerPoint-Vorlagen. Die Teammitglieder analysierten, welche Inhalte den Charakter von Schulungsunterlagen bzw. Verfahrensanweisungen hatten (wie die Beschreibung der Projektphasen), welche Inhalte als Checklisten dienten (z.B. bei der Übergabe neuer Kundenprojekte vom Vertrieb an die Projektleitung) und welche Dokumente als Vorlage zum Ausfüllen geeignet waren (z.B. eine Excelvorlage zur Aufwandsschätzung).

2. Wie lassen sich die Inhalte nach Relevanz und Aktualität für die verschiedenen Zielgruppen bewerten?