"Wie war das nochmal? Markus hat mir doch vor ein paar Wochen zugesagt, dass er den Termin halten kann!" Haben Sie sich auch schon einmal eine ähnliche Frage gestellt? Toll, wenn Sie mit einem Blick in Ihr Projekttagebuch Fragen dieser Art sofort beantworten können.

In einem Projekttagebuch halten Projektmanager:innen chronologisch alle Ereignisse im Projekt für die Zukunft fest. Alle Vorkommnisse im Projekt sind dadurch transparent, was auch zu reibungsloseren Übergaben führt. Das Projekttagebuch wird damit zum wichtigsten Dokument des Projektmanagements, auch wenn es nur inoffiziellen Charakter hat.

Wozu brauche ich ein Projekttagebuch?

Der wichtigste Zweck eines Projekttagebuchs ist natürlich, dass Sie ohne lange Recherche in E-Mails oder Kollaborationstools schnell nachschauen können, was wann passiert ist. Im einfachsten Fall ist das Projekttagebuch Ihre persönliche und objektive Gedächtnisstütze. Ein professionell geführtes Projekttagebuch kann noch weit mehr: Mit ihm sichern Sie wertvolle Projektinformationen, unterstützen das Claim Management und erstellen die Basis für Retrospektiven sowie Lessons Learned.

Projektinformationen sichern

Wird eine Führungskraft krank oder verlässt das Unternehmen, kann das für Organisationen teuer werden, denn der damit verbundene Wissensverlust ist u.U. immens. Gerade bei einem laufenden Projekt sind die Informationen, die nicht in offiziellen Dokumenten abgelegt wurden, oft entscheidend für den Projekterfolg. Z.B.: Welche ersten Warnsignale hat die Projektleitung frühzeitig erkannt? Was waren die letzten Vereinbarungen mit den Teamleiter:innen?

Umso wichtiger ist eine transparente und konsequente Dokumentation aller Projektereignisse. Denn sind frühere Abläufe nachvollziehbar dokumentiert, erleichtert das z.B. die Einarbeitung der neuen Projektleitung und sorgt für eine reibungslose Übernahme des Projekts.

Wirksame Projekttexte – übermitteln Sie Ihre Kernaussage im Hauptsatz!

Kernaussagen von Projekttexten landen häufig in Nebensätzen, wodurch Leser:innen diese schlechter wahrnehmen. Wichtige Aussagen lassen sich leicht aus Neben- in Hauptsätze verschieben, sodass sie die erforderliche Aufmerksamkeit erhalten.

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Es muss nicht immer das Worst-Case-Szenario sein: Auch bei temporären Ausfällen, z.B. durch geplante Abwesenheiten, bewährt sich das Dokumentieren mit einem Projekttagebuch. Auf diese Weise kann die Vertretung jederzeit nachsehen, was zu welchem Zeitpunkt im Rahmen des Projekts geschehen ist und wer welche Aktivitäten durchgeführt hat.

Vor allem aber: Sie können als Projektleitung selbst jederzeit zurückblättern und den Werdegang Ihres Projekts aus Ihrer eigenen Sicht rekapitulieren. Sie werden erstaunt sein, wie oft Sie dadurch neue Erkenntnisse über den Projektverlauf gewinnen.

Claim Management

Zahlen, Daten, Fakten – diese sind insbesondere dann notwendig, wenn es um die Durchsetzung von Ansprüchen in Projekten geht. Das Projekttagebuch spielt daher auch im Claim Management eine wichtige Rolle. Nachforderungen gegenüber anderen stichhaltig zu begründen bzw. Nachforderungen an einen selbst erfolgreich zurückzuweisen ist nur dann möglich, wenn zuvor kontinuierlich dokumentiert wurde. Hierfür ist erforderlich, dass Sie das Projekttagebuch sehr sorgfältig und konsequent führen. Sollte es tatsächlich zu einer juristischen Auseinandersetzung kommen, benötigen Sie natürlich darüber hinaus auch weitere Nachweise, wie z.B. Gesprächsprotokolle oder Korrespondenzen.

Retrospektive und Lessons Learned

Das Grundprinzip der täglichen Projektarbeit ist der PDCA-Zyklus, d.h. das beständige Planen, Umsetzen, Überprüfen und Korrigieren. Tägliches Reflektieren und Notieren positiver und negativer Erfahrungen im Projekttagebuch hilft dabei enorm. Über das Tagesgeschäft hinaus hat das Projekttagebuch auch einen unschätzbaren Wert für das projektübergreifende Lernen aus Erfahrung.

Mit dem Retroboard effektive Retrospektiven abhalten