Was sind die Vorteile einer Umfeldanalyse?

• Durch die Visualisierung können die Beziehungen der Umfeldpartner:innen mit dem Projekt intuitiv erfasst werden.
• Die vereinfachte Darstellung der Umweltbeziehungen reduziert die Komplexität des Systems.
• Die Visualisierung der Umfeldanalyse eignet sich für Präsentationen vor Entscheidungsgremien.

Was sind Grenzen einer Umfeldanalyse?

• Wechselwirkungen zwischen den Umfeldparter:innen werden nicht betrachtet.
• Die Visualisierung wird unübersichtlich, wenn eine große Anzahl von Umfeldpartner:innen untersucht werden soll.
• Die Bewertung von Einfluss, Nähe und Intensität der Kommunikation erfolgt subjektiv und kann deshalb kognitiv verzerrt sein.

Wie wird eine Umfeldanalyse durchgeführt?

Der Kern der Umfeldanalyse besteht aus fünf Schritten:

1. Umfeldpartner:innen identifizieren
2. Interesse und emotionale Nähe abschätzen
3. Einfluss und Bedeutung bewerten
4. Intensität der Kommunikation / Wechselwirkung bestimmen
5. Einstellung zum Projekt / System bewerten

Diese Informationen werden auf einfache und intuitive Weise visualisiert. Anschließend können auf Basis dieser Erkenntnisse weitere Schritte wie Anforderungsanalyse und die Planung von Maßnahmen durchgeführt werden (siehe unten Schritte 6 und 7).

Schritt 1: Umfeldpartner:innen identifizieren

Alle Personen oder Organisationseinheiten im Umfeld des Systems sind sogenannte "Umfeldpartner:innen". Sammeln Sie im ersten Schritt alle Umfeldpartner:innen, die den Erfolg Ihres Systems bzw. Projekts entscheidend beeinflussen können oder Interesse daran haben. Berücksichtigen Sie ganz bewusst sowohl fördernde als auch gefährdende Einflüsse.

Schritt 2: Interesse und emotionale Nähe abschätzen

Überlegen Sie nun, wie Sie das Interesse und die emotionale Nähe Ihres:Ihrer Umfeldpartner:in einschätzen: Hat sie:er ein großes Interesse am System bzw. Projekt, da die eigenen Ziele dadurch beeinflusst werden? Oder ist zwar ein großes Interesse vorhanden, aber relativ wenig persönliche Betroffenheit? Zeigt ein:e Umfeldpartner:in weder Interesse noch emotionale Nähe?

Dieser Aspekt wird durch die Nähe des Symbols für den:die Umfeldpartner:in zum zentralen Symbol ausgedrückt.

Schritt 3: Einfluss und Bedeutung bewerten

Bewerten Sie nun, wie stark der:die Stakeholder:in das Projekt beeinflussen kann – im Positiven wie im Negativen. Schätzen Sie den Einfluss und die Bedeutung wieder in drei Stufen ab und visualisieren Sie diesen Aspekt durch die Größe des Symbols für den:die Umfeldpartner:in.

Schritt 4: Intensität der Kommunikation / Wechselwirkung bestimmen

Nun visualisieren Sie die Intensität Ihrer Kommunikationsbeziehungen mit dem:der jeweiligen Umfeldpartner:in: Dazu ziehen Sie eine Linie zwischen Ihrem System/Projekt und dem:der Umfeldpartner:in. Die Dicke der Linie symbolisiert die Intensität der Beziehung.

Schritt 5: Einstellung zum Projekt / System bewerten

Überlegen Sie im nächsten Schritt, wie Sie die Beziehung zu Ihrer:Ihrem Umfeldpartner:in bewerten. Hilfreich sind hierbei die in Tabelle 1 beschriebenen Kategorien aus der Methodenbeschreibung Umfeldanalyse:

Tabelle 1: Symbole der Vorlage für die Visualisierung der Beziehungen

Je nachdem, wie Sie die jeweilige Kommunikationsbeziehung bewerten, fügen Sie nun die entsprechenden Symbole auf der Linie ein, die das System/Projekt mit dem:der Umfeldpartner:in verbindet.

Sie haben damit die eigentliche Umfeldanalyse durchgeführt und eine intuitive Visualisierung erstellt, die Sie z.B. für Präsentationen oder bei Bedarf für den Project Canvas verwenden können. Die nächsten Schritte 6 und 7 können Sie optional direkt im Anschluss oder im Rahmen einer anderen Methode wie z.B. dem Stakeholdermanagement durchführen.

Schritt 6: Beziehungen zu den Umfeldpartner:innen klären

Konkretisieren Sie im nächsten Schritt die Beziehung. Überlegen Sie, welche Anforderungen der:die Umfeldpartner:in an Sie oder das Projekt hat und in wie weit diese Anforderungen mit Ihren eigenen Interessen in Einklang sind oder sich daraus Konflikte ergeben können. Analysieren Sie, welche Konsequenzen sich daraus für Ihr Vorhaben ergeben und wie Sie am besten darauf reagieren.

Schritt 7: Kommunikationsbeziehung optimieren

Abschließend überlegen Sie, welche Maßnahmen dabei helfen, die Kommunikation zu Ihren Umfeldpartner:innen zu verbessern.