Die PowerPoint-Vorlage zur Umfeldanalyse ergänzt die Methodenbeschreibung "Umfeldanalyse" um eine sofort einsetzbare und pragmatische Visualisierungsmöglichkeit. Der Vorteil des PowerPoint-Formats ist, dass Sie es auch in die meisten anderen Visualisierungstools übertragen können.
Das mitgelieferte einfache Beispiel für die Gründung einer Kindertagesstätte in einem Wohngebäude verdeutlicht anschaulich die Methode und ermöglicht es Ihnen, direkt loszulegen. Dennoch empfehlen wir Ihnen, sowohl diese Anleitung als auch die Methodenbeschreibung zu berücksichtigen.
Mit der Umfeldanalyse (Systemumfeldanalyse / Projektumfeldanalyse) identifizieren, visualisieren und analysieren Sie die Einflüsse des Umfelds auf Systeme wie z.B. Projekte oder Organisationseinheiten.
Die hier vorgestellte, einfache Form der Umfeldanalyse ist ein praktisch bewährtes Vorgehen, wie es insbesondere im Projektmanagement traditionell eingesetzt wird. Dabei werden die einzelnen Einflüsse von Stakeholder:innen identifiziert, bewertet und entsprechend visualisiert. Komplexere Wechselwirkungen werden dabei (noch) nicht berücksichtigt.
Dieses einfache Vorgehen genügt in den meisten Fällen, um anschließend das Stakeholdermanagement und den dafür erforderlichen Kommunikationsplan aufzusetzen. Hierfür stehen Ihnen im projektmagazin ebenfalls die entsprechenden Methoden und Vorlagen zur Verfügung:
Die Umfeldanalyse ist somit eine hilfreiche Basismethode zum Aufsetzen der Projektorganisation und -kommunikation.
Für detailliertere Analysen äußerer Einflüsse können Sie z.B. mit dem ERAF-Systemdiagramm oder der SWOT-Analyse weiterarbeiten.
Die PowerPoint-Vorlage zur Umfeldanalyse ergänzt die Methodenbeschreibung "Umfeldanalyse" um eine sofort einsetzbare und pragmatische Visualisierungsmöglichkeit. Der Vorteil des PowerPoint-Formats ist, dass Sie es auch in die meisten anderen Visualisierungstools übertragen können.
Das mitgelieferte einfache Beispiel für die Gründung einer Kindertagesstätte in einem Wohngebäude verdeutlicht anschaulich die Methode und ermöglicht es Ihnen, direkt loszulegen. Dennoch empfehlen wir Ihnen, sowohl diese Anleitung als auch die Methodenbeschreibung zu berücksichtigen.
Mit der Umfeldanalyse (Systemumfeldanalyse / Projektumfeldanalyse) identifizieren, visualisieren und analysieren Sie die Einflüsse des Umfelds auf Systeme wie z.B. Projekte oder Organisationseinheiten.
Die hier vorgestellte, einfache Form der Umfeldanalyse ist ein praktisch bewährtes Vorgehen, wie es insbesondere im Projektmanagement traditionell eingesetzt wird. Dabei werden die einzelnen Einflüsse von Stakeholder:innen identifiziert, bewertet und entsprechend visualisiert. Komplexere Wechselwirkungen werden dabei (noch) nicht berücksichtigt.
Dieses einfache Vorgehen genügt in den meisten Fällen, um anschließend das Stakeholdermanagement und den dafür erforderlichen Kommunikationsplan aufzusetzen. Hierfür stehen Ihnen im projektmagazin ebenfalls die entsprechenden Methoden und Vorlagen zur Verfügung:
Die Umfeldanalyse ist somit eine hilfreiche Basismethode zum Aufsetzen der Projektorganisation und -kommunikation.
Für detailliertere Analysen äußerer Einflüsse können Sie z.B. mit dem ERAF-Systemdiagramm oder der SWOT-Analyse weiterarbeiten.
Der Kern der Umfeldanalyse besteht aus fünf Schritten:
Diese Informationen werden auf einfache und intuitive Weise visualisiert. Anschließend können auf Basis dieser Erkenntnisse weitere Schritte wie Anforderungsanalyse und die Planung von Maßnahmen durchgeführt werden (siehe unten Schritte 6 und 7).
Alle Personen oder Organisationseinheiten im Umfeld des Systems sind sogenannte "Umfeldpartner:innen". Sammeln Sie im ersten Schritt alle Umfeldpartner:innen, die den Erfolg Ihres Systems bzw. Projekts entscheidend beeinflussen können oder Interesse daran haben. Berücksichtigen Sie ganz bewusst sowohl fördernde als auch gefährdende Einflüsse.
Überlegen Sie nun, wie Sie das Interesse und die emotionale Nähe Ihres:Ihrer Umfeldpartner:in einschätzen: Hat sie:er ein großes Interesse am System bzw. Projekt, da die eigenen Ziele dadurch beeinflusst werden? Oder ist zwar ein großes Interesse vorhanden, aber relativ wenig persönliche Betroffenheit? Zeigt ein:e Umfeldpartner:in weder Interesse noch emotionale Nähe?
Dieser Aspekt wird durch die Nähe des Symbols für den:die Umfeldpartner:in zum zentralen Symbol ausgedrückt.
Bewerten Sie nun, wie stark der:die Stakeholder:in das Projekt beeinflussen kann – im Positiven wie im Negativen. Schätzen Sie den Einfluss und die Bedeutung wieder in drei Stufen ab und visualisieren Sie diesen Aspekt durch die Größe des Symbols für den:die Umfeldpartner:in.
Nun visualisieren Sie die Intensität Ihrer Kommunikationsbeziehungen mit dem:der jeweiligen Umfeldpartner:in: Dazu ziehen Sie eine Linie zwischen Ihrem System/Projekt und dem:der Umfeldpartner:in. Die Dicke der Linie symbolisiert die Intensität der Beziehung.
Überlegen Sie im nächsten Schritt, wie Sie die Beziehung zu Ihrer:Ihrem Umfeldpartner:in bewerten. Hilfreich sind hierbei die in Tabelle 1 beschriebenen Kategorien aus der Methodenbeschreibung Umfeldanalyse:
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Freundschaftliche Beziehung |
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Interessensgegensätze und Konflikte |
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Blockade zwischen dem Projekt und Umfeldpartner:in |
Tabelle 1: Symbole der Vorlage für die Visualisierung der Beziehungen
Je nachdem, wie Sie die jeweilige Kommunikationsbeziehung bewerten, fügen Sie nun die entsprechenden Symbole auf der Linie ein, die das System/Projekt mit dem:der Umfeldpartner:in verbindet.
Sie haben damit die eigentliche Umfeldanalyse durchgeführt und eine intuitive Visualisierung erstellt, die Sie z.B. für Präsentationen oder bei Bedarf für den Project Canvas verwenden können. Die nächsten Schritte 6 und 7 können Sie optional direkt im Anschluss oder im Rahmen einer anderen Methode wie z.B. dem Stakeholdermanagement durchführen.
Konkretisieren Sie im nächsten Schritt die Beziehung. Überlegen Sie, welche Anforderungen der:die Umfeldpartner:in an Sie oder das Projekt hat und in wie weit diese Anforderungen mit Ihren eigenen Interessen in Einklang sind oder sich daraus Konflikte ergeben können. Analysieren Sie, welche Konsequenzen sich daraus für Ihr Vorhaben ergeben und wie Sie am besten darauf reagieren.
Abschließend überlegen Sie, welche Maßnahmen dabei helfen, die Kommunikation zu Ihren Umfeldpartner:innen zu verbessern.
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UMFELDANALYSE: Häufige Fragen (FAQ)
Mit der Umfeldanalyse (Systemumfeldanalyse / Projektumfeldanalyse) identifizieren, visualisieren und analysieren Sie die Einflüsse des Umfelds auf Systeme wie z.B. Projekte oder Organisationseinheiten.
Eine Umfeldanalyse liefert den Input für das Stakeholdermanagement und den dafür erforderlichen Kommunikationsplan.
Der Kern der Umfeldanalyse besteht aus fünf Schritten:
