Wenn es Ihnen so geht wie meiner Klientin Sabine, dann tragen Sie mindestens sieben Hüte: Als Projektmanagerin in einem schnell wachsenden Technologie-Unternehmen ist sie gleichzeitig Ansprechpartnerin für Bestandskunden, Kundenanfragen und Support-Validierung, Koordinatorin des technischen Entwicklerteams für die drei Produkte in ihrem Geschäftsbereich, Testerin für neue Funktionalitäten, Mitarbeiterin im Management-Team, Mitwirkende im Marketing- und PR-Kreis, sowie Projektmanagerin im Rollout für das neuste Kundenprojekt.

Als Sabine zu mir kam, war ihre größte Klage, dass sie nach den ganzen Gesprächen, Telefonaten, Meetings und Nachrichten erst abends dazu kam, ihre "eigentliche" Arbeit zu machen – zumindest nannte sie das so. Sie meinte damit z.B. das Verarbeiten von Meeting-Protokollen, das Weiterreichen von Arbeitsaufträgen, das Eintragen neuer Anforderungen oder Support-Meldungen. Dazu kamen die aufwändigeren Aufgaben, die Konzentration erfordern, u.a. die Präsentation für den Kunden zu erstellen, den Entwurf für die Einladung an den hochrangigen Stakeholder-Kreis zu formulieren, und die Frage zu klären, wie sie ihre verschiedenen Projekte am besten organisieren könnte.

Mit den folgenden Tipps gestaltet Sabine ihre Tage fokussierter und macht seitdem immer häufiger pünktlich Feierabend, weil sie ihre Arbeit bereits tagsüber erledigt hat.

1. Sammeln Sie Ihre Rollen

Zunächst sammelten wir Sabines verschiedene Tätigkeiten (siehe Bild 1) und ordneten sie den dazugehörigen Rollen zu (siehe Bild 2). Sie war überrascht, dass sie ganze sieben verschiedene Rollen ausübte.

In den kleinen Dingen, die Sie nebenbei machen, verstecken sich oft größere Rollenüberlappungen. Beispielsweise bei dem Projektleiter, der früher mal im Support tätig war und bis heute "nur ab und zu" ein Ticket löst. Bei diesen Tätigkeiten merken wir oft nicht, wie viel Zeit wir wirklich damit verbringen.

Mit der Übersicht konnten Sabine und ich den nächsten Schritt machen: abklären, welche Rollen überhaupt zu ihrem eigentlichen Job-Auftrag gehörten (eine Vorlage zum Selbstausfüllen finden Sie im Ordner zum Artikel-Download).

2. Klären Sie, welche dieser Rollen Sie weiter ausfüllen möchten

Beim Hinterfragen der verschiedenen Rollen wurde schnell klar, dass die Themen "Support" und "Akquise" nicht zu ihrem Aufgabenbereich gehörten – bzw. gehören sollten. Wie so oft hatte sich hier etwas eingeschlichen, weil der Kunde ohnehin einen guten Kontakt zu Sabine hatte (Support), oder weil sie die nachfolgenden Schritte organisierte (Akquise).

Nachdem Sabine für sich entschieden hatte, welche Hüte sie sich tatsächlich aufsetzen wollte, führte sie ein Gespräch mit ihrem Chef. Der war ebenfalls der Meinung, dass Sabine mehr Aufgaben wahrnahm, als er in ihrer Verantwortung sah und ließ ihr die Freiheit, sich für eigene Schwerpunkte zu entscheiden. Erst durch Sabines Rückmeldung erkannte er, wie viel ihrer Zeit solche "Nebenaufgaben" verschlangen. Er verteilte diese Aufgaben anschließend verstärkt auf die Kolleg:innen im Vertrieb und Support.

Seien Sie sich dessen bewusst, dass Ihre Teammitglieder und Vorgesetzten nicht alles mitbekommen, was Sie "nebenbei" machen. Schaffen Sie Transparenz und klären Sie, was wirklich zu Ihrem Auftrag gehört.

3. Legen Sie Ihre Prioritäten fest