Heute teile ich etwas, das ich bisher noch nie öffentlich besprochen habe: meine persönliche Strategie, wie ich kontinuierlich an mir arbeite und mich dahin entwickelt habe, wo ich heute stehe. In meinen vielen Jahren als Projektmanagerin habe ich festgestellt, dass Fortschritt in meiner Rolle nicht zufällig passiert, sondern das Ergebnis einer bewussten Planung ist. Doch was bedeutet das eigentlich? Wie plane ich meinen persönlichen Fortschritt? Und vor allem, wie setzt man so einen Plan erfolgreich um?

Projektmanager:innen als Einzelplayer: Warum eine Zielplanung besonders wichtig ist

Als Projektleitende sind wir es gewohnt, Meilensteine für unsere Projekte festzulegen und ständig im Blick zu haben. Aber wenn es um die eigene Entwicklung geht, haben viele das Gefühl, dass sie wenig Kontrolle haben oder sich hauptsächlich an kurzfristigen Anforderungen orientieren. Hier kommt die Jahreszielplanung ins Spiel. Sie ist nicht nur eine Möglichkeit, persönliche Ziele zu definieren, sondern auch eine Strategie, um langfristig erfolgreich im Job zu bleiben. Für mich ist sie ein Werkzeug, um meine Karriere aktiv zu gestalten und sicherzustellen, dass ich mich Jahr für Jahr weiterentwickle.

Im Gegensatz zu vielen anderen Berufsbildern, wie etwa Softwareentwickler:innen, arbeiten Projektmanager:innen oft als Einzelplayer. Während Entwickler:innen ständig in Teams zusammenarbeiten, sich gegenseitig reviewen und Tipps geben können, arbeitet die Projektleitung häufig allein in ihren Projekten. Die Zusammenarbeit in der Rolle des Projektmanagers findet oft quer über verschiedene Teams statt, aber selten direkt mit anderen Projektmanager:innen. Daher ist es besonders wichtig, dass wir uns aktiv um unsere Weiterentwicklung kümmern, da uns direktes Feedback durch Kolleginnen und Kollegen oft fehlt.

Deshalb habe ich irgendwann begonnen, eine Jahreszielplanung aufzustellen. Dabei fokussiere ich mich sowohl auf fachliche als auch auf persönliche Ziele. Das hilft mir, klar zu definieren, wo ich mich verbessern möchte und wie ich meine Ziele erreichen kann. Gleichzeitig lasse ich mir dabei genug Raum, um auf unerwartete Herausforderungen und Möglichkeiten reagieren zu können.

Kontinuierliche Verbesserung als Wegbegleiter

Wenn ich auf meine Karriere zurückblicke, wird mir klar, dass kontinuierliche Verbesserung der Schlüssel zu meinem Wachstum war. Für viele ist das ein bekanntes Prinzip, aber die Umsetzung ist oft schwierig. Wo fängt man an? Welche Bereiche sollte man priorisieren? Und wie behält man den Überblick über den eigenen Fortschritt? Die Antwort liegt für mich in einer strukturierten Jahreszielplanung, die sowohl die großen als auch die kleinen Schritte sichtbar macht.

Kontinuierliche Verbesserung bedeutet für mich, dass ich nicht nur meine Erfolge feiere, sondern auch aus meinen Fehlern lerne, meine nicht zufriedenstellenden Situationen reflektiere und diese aktiv angehe. Als Projektmanager:in ist diese Einstellung entscheidend, um langfristig erfolgreich zu sein und auf die Anforderungen der Branche vorbereitet zu bleiben. Oft braucht es aber auch eine externe Perspektive, um eigene "blinde Flecken" zu erkennen – am besten in Form von Feedback durch erfahrene Kolleg:innen oder Mentor:innen.

6 Schritte für eine erfolgreiche Jahreszielplanung

Im Laufe der Jahre habe ich eine Strategie entwickelt, die ich jedes Jahr in den ersten beiden Januarwochen durchführe. Dabei erstelle ich einen Jahreszielplan, der mir hilft, meine Stärken weiter auszubauen und an meinen Schwächen zu arbeiten. Für diesen Prozess nutze ich mehrere Schritte, mit denen ich meinen Jahreszielplaner befülle und die ich gerne mit dir teile:

1. Brainstorming und Ideenfindung
   Am Anfang steht das Sammeln von Ideen. In den ersten Wochen des Jahres lasse ich meinen Gedanken freien Lauf und notiere alles, was mir zur Verbesserung meiner Fähigkeiten und zur Behebung meiner Schwächen in den Sinn kommt. Dabei lasse ich mich auch von Artikeln oder Beiträgen inspirieren, die mir auf LinkedIn oder anderen Plattformen begegnen. Dieser erste Schritt ist sehr frei und kreativ. Es geht nicht darum, sofort konkrete Ziele zu formulieren, sondern möglichst viele Ideen und Inspirationen zu sammeln.
2. Reflexion des vergangenen Jahres
   Nun erst werfe ich einen Blick zurück auf das vergangene Jahr. Was lief gut? Wo habe ich Fehler gemacht? In welchen Situationen fühlte ich mich unsicher? Welche Themen habe ich bewusst gemieden? Wenn du ein Notizbuch führst und vielleicht sogar täglich deine Erkenntnis des Tages aufschreibst, dann kannst du später darin blättern und findest sehr schnell Antworten auf die Fragen. In meinen Erkenntnissen des Tages notiere ich hier nicht nur Erfolge, sondern auch Lernfelder, die ich angehen möchte.
3. Prioritäten setzen und Ziele definieren
   Aus dieser Sammlung an Ideen und Reflexionen wähle ich schließlich die aus, die für mich am wichtigsten sind. Welche Ziele sollen mich durch das neue Jahr begleiten? Dabei achte ich darauf, sowohl fachliche als auch persönliche Ziele zu setzen. Für mich ist es essenziell, nicht nur an meinen Fähigkeiten als Projektmanagerin zu arbeiten, sondern auch an meinen Soft Skills und meiner persönlichen Entwicklung.
4. Reihenfolge der Weiterbildungsthemen festlegen
   Dieser Punkt ist mir besonders wichtig. Wer erfolgreich in der Rolle der Projektleitung sein möchte, sollte erst die Grundlagen wirklich gut beherrschen, bevor man sich in spezialisiertere oder fortgeschrittenere Themen vertieft. Hier hilft dir meine kommentierte und strukturierte Vorlage (siehe Download), die eine klare Abfolge und den Fokus auf Basisfähigkeiten vorgibt. Sie unterstützt dich dabei, mit einer stabilen Grundlage immer weiter aufzubauen, ohne wesentliche Schritte zu überspringen.
5. Ziele in klare Schritte unterteilen
   Sobald ich meine Hauptziele definiert habe, breche ich diese in konkrete, erreichbare Schritte herunter. Ein Beispiel: Wenn ich meine Kommunikationsfähigkeiten verbessern möchte, könnte ein Schritt darin bestehen, regelmäßig Feedback von meinem Team einzuholen oder an einem Kommunikationstraining teilzunehmen. Das Ziel ist es, konkrete Maßnahmen zu benennen, damit du starten kannst. Die Maßnahmen müssen nicht für jedes Thema ein externes Seminar sein. Du kannst mit Büchern anfangen oder mit einem Mentoring durch eine sehr erfahrene Kollegin. Online-Kurse sind ebenfalls ein Startpunkt oder die Teilnahme an Bar Camps oder kostenfreien Webinaren. Ich starte meist mit Literatur und dann gehe ich die intensiveren Maßnahmen an.
6. Visuelle Erinnerung schaffen
   Um meine Ziele immer präsent zu haben, trage ich sie entweder in mein Notizbuch ein oder klebe sie direkt auf die erste Seite meines Notizbuchs. Früher habe ich sie oft grafisch in die erste Doppelseite gezeichnet, um mir eine noch stärkere Verbindung zu meinen Zielen zu schaffen. Heute nutze ich auch digitale Tools, um meine Ziele jederzeit einsehen zu können und mich täglich daran zu erinnern. Am besten ist aber immer noch das handschriftliche Aufschreiben deiner Ziele.
   
   Mein aktuelles Tool sind meine OneNote-Notizen (siehe auch: "Mit diesen Tipps benutzen Sie OneNote effizienter"). Hier habe ich einen Abschnitt "Eigenes" und darunter eine Seite "Entwicklung 2024". Diese hat ebenfalls die Abschnitte wie in der Jahreszielplanung. Kleiner Tipp, falls du lieber digital arbeitest: Die nächste Seite unter Entwicklung 2024 sollte dann für deine 1:1-Gespräche mit deiner Führungskraft reserviert sein, und eine Seite solltest du für deine Mitarbeitergespräche bereithalten (fortlaufend über die Jahre, damit du im Gespräch direkt auf die Punkte des letztens Gesprächs eingehen kannst).

Feedback-Kultur als Unterstützung für die Weiterentwicklung

Ein besonders wichtiger Aspekt meiner Jahreszielplanung ist das Einholen von Feedback. Auch wenn es manchmal unangenehm ist, hat mich ehrliches Feedback oft auf blinde Flecken hingewiesen, die ich allein nicht erkannt hätte. Feedback ist für mich das wertvollste Werkzeug, um kontinuierlich besser zu werden. Wenn du keine feste Vertrauensperson hast, die dir regelmäßig Feedback gibt, kannst du alternative Methoden nutzen. Anonyme Feedback-Umfragen, Peer Reviews oder das Arbeiten mit einem externen Mentor können ebenfalls wertvolle Erkenntnisse liefern.

Ein Jahresmotto als Nordstern

Für den ein oder anderen mag das ungewöhnlich klingen, aber ich setze mir gern ein Jahresmotto in diese Jahreszielplanung. Dieses Jahresmotto hilft mir, insbesondere meine persönliche Weiterentwicklung voranzutreiben. Meist betrifft das ein Thema, mit dem ich schon eine Weile hadere und das ich gezielt verbessern möchte. Dabei formuliere ich das Jahresmotto etwas allgemeiner, damit es auf viele verschiedene Situationen für mich anwendbar ist. Manchmal ist es nur ein Wort, manchmal ist es ein Satz. Das ist in jedem Jahr unterschiedlich.