Routinen sind elementare Bestandteile des Alltags. Mit ihnen schaffen wir Ressourcen für wichtige Entscheidungen, die unserer kompletten Aufmerksamkeit bedürfen. Ich liebe Routinen, denn diese Aktivitäten laufen im Automodus ab und ich muss nicht aktiv auf sie achten. Deshalb möchte ich dir meine fünf wichtigsten täglichen Routinen vorstellen, die ich anwende, um meine Projekte voranzubringen.

1. Erledige das Wichtigste zuerst

Am Ende meines Arbeitstags lege ich immer die "Top 3" fest, die drei wichtigsten Aufgaben für den nächsten Tag. Das Kriterium für eine Top-Aufgabe ist, dass sie meine Projekte in entscheidenden Punkten voranbringt. Das können größere Dinge sein, wie die Planung eines Workshops oder des Projekt-Kick-Offs. Es können aber auch sehr kleine Dinge sein, wie ein 5-Minuten-Anruf oder eine Bestellung.

Die Top 3 selbst haben auch noch einmal eine Unterteilung in ihrer Reihenfolge: Getreu dem Motto "Eat the biggest frog first" von Brian Tracy, ist meine Top 1 die Aufgabe des Tages, mit der ich mich am unwohlsten fühle, die mein Projekt aber einen großen Schritt voranbringt. Das kann ein schwieriges Gespräch sein, ein Konzept, für das ich noch keinen Anfang gefunden habe, oder ein Angebot, das passend auf den Kunden zugeschnitten und gut formuliert sein soll.

Bevor ich den Tag mit Meetings oder anderen Arbeitsaufträgen starte, erledige ich also die für mich wichtigste Aufgabe des Tages – die Top 1. Denn morgens habe ich die meiste Kraft, Klarheit und Konzentration. Und du darfst mir glauben: Wenn die Top 1 erledigt ist, wirst du dich erleichtert fühlen, und der restliche Tag mit den anderen beiden Top-Aufgaben, Meetings und sonstigen To-dos geht dir viel leichter von der Hand.

Plane kurz vor Feierabend die Top 3 für den nächsten Tag. Die Top 1 ist dabei essenziell für deine Projekte, daher solltest du sie am kommenden Tag als erstes erledigen und sie niemals aufschieben.

2. Richte dir eine "stille Stunde" ein

Ich bin nur deshalb so effizient in meinen Projekten und über den Tag hinweg, weil ich meine Themen sehr gut vorbereite. Ich gehe besprochene Folgeaktivitäten zeitnah an und verfolge sie mit Nachdruck.

Damit ich das leisten kann und mich nicht verzettele, brauche ich Zeit. Diese Zeit, in der ich meine Themen und meinen Tag vor- und nachbereite, ist die stille Stunde oder Fokuszeit. Bei mir hat sich die Bezeichnung stille Stunde eingeprägt, da ich für konzentriertes und zügiges Arbeiten wirklich Ruhe brauche. Diese Zeit habe ich auch als Termin in meinem Kalender geblockt.

Ergebnisse der stillen Stunde sind: Meine Prioritäten sind klar, jedes Meeting, das ich als Projektmanagerin organisiere, verfolgt ein klares Ziel und ich stecke inhaltlich tief in meinen Themen drin. Dank der Fokuszeit kann ich Meetings zeitnah nachbereiten. Auf diese Weise reißt der Schwung aus den Besprechungen nicht ab und ich beginne zeitnah mit der Umsetzung von Folgeaktivitäten.

In meinen 16 Jahren Berufserfahrung als Projektmanagerin habe ich herausgefunden, dass ich am Tag mindestens 30 Minuten, besser aber 60 Minuten benötige, um meine Projekte, Termine und Aufgaben vor- und nachzubereiten. Ideal ist es, morgens eine stille Stunde einzuplanen. In dieser Zeit kann ich mich um meine Top 1 kümmern und noch viele weitere kleine Dinge wegarbeiten bzw. vorbereiten. An idealen Tagen habe ich auch vor dem Feierabend noch einmal 30 Minuten, in denen ich die allerwichtigsten Punkte des Tages nachbereite und z.B. Folgemeetings plane, Informationen weitergebe oder Absprachen nachdokumentiere.