Steigende Kosten und organisatorische Mängel belasten die Bauindustrie. Falsch kalkulierte Ausschreibungen und ineffiziente Abläufe führen zu Problemen. Dr. Peter Burnickl gibt Tipps, wie sich Kostenfallen auf Baustellen vermeiden lassen.
Steigende Kosten und organisatorische Mängel belasten die Bauindustrie. Falsch kalkulierte Ausschreibungen und ineffiziente Abläufe führen zu Problemen. Dr. Peter Burnickl gibt Tipps, wie sich Kostenfallen auf Baustellen vermeiden lassen.
Die Bauindustrie war in den vergangenen zehn Jahren grundlegend durch eine hohe Nachfrage, niedrige Zinsen und umfangreiche Förderprogramme gekennzeichnet. Das "größte" Problem bestand in der Beschaffung von Grundstücken und Objekten sowie dem Finden eines Unternehmens, das am Ende tatsächlich ein Angebot für die Bauleitung abgab. Folglich brauchte es kaum Verhandlungstaktiken, und die meisten Projektentwickler und Bauträger konnten ohne größere Sorgen um Prozesse, Strukturen oder strenge interne Vorgaben bauen. Jedoch hat sich das Blatt mittlerweile gewendet.
Bei den hohen Kosten und komplexen Abläufen von Bauprojekten bleibt die Wirtschaftlichkeit für Projektentwickler und Bauträger ganz klar auf der Strecke. Viele kämpfen ums wirtschaftliche Überleben oder mussten bereits Insolvenz anmelden.
Insbesondere in den Phasen der Auftragsausschreibung und -vergabe sowie während der Baustellenabwicklung treten regelmäßig hohe Verschwendungen auf. Falsch kalkulierte Ausschreibungsunterlagen und schlechte Koordination auf der Baustelle treiben die Kosten unnötig in die Höhe und führen zu Verzögerungen im Bauablauf.
Architekten und Ingenieure tragen nach dem deutschen Werkvertragsrecht gemeinsam die Haftung für Bauprojekte. Das ist insofern tückisch, da bereits bei der Ausarbeitung von Ausschreibungsunterlagen ein hohes Risiko besteht. Um es metaphorisch auszudrücken: Ein Gebäude ist nicht mit simpler Stangenware zu verwechseln, sondern gleicht einem Maßanzug, an dem jedes Detail berücksichtigt wird. Dies bedeutet, dass Projektentwickler und Bauträger einen ganzen Katalog an Parametern berücksichtigen müssen. Das betrifft unter anderem lokale und normative Anforderungen oder auch Fördermaßnahmen, etwa auf energetischer Seite. Je mehr Aspekte die Akteure akribisch beachten müssen, desto höher ist auch die Gefahr, das Budget falsch anzusetzen.
Aus diesem Grund gehen die meisten Architekten und Ingenieure daher auf "Nummer sicher" und planen in ihren Ausschreibungen sowohl hinsichtlich der Kosten als auch der Qualität einen Puffer von meist bis zu 15% ein. Die hohen Preise, die Komplexität von Ausschreibungen und häufig auftretende inhaltliche Lücken schrecken viele Bauunternehmen allerdings ab. Sie verzichten lieber darauf, ein Angebot abzugeben. Und jene, die bieten, kalkulieren horrende Risikoprämien ein. Wird ein Auftrag vergeben, wissen alle Beteiligten tief im Inneren, dass Nachverhandlungen auf sie warten. So entsteht ein Teufelskreis, aus dem Projektentwickler und Bauträger kaum herauskommen.
Bei der Baustellenabwicklung herrscht eine ähnliche Dynamik zwischen den Gewerken. Dabei gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, das Bauprojekt umzusetzen: Ein Ansatz ist die Zusammenarbeit mit einem Generalunternehmer (GU). Hierbei übernehmen Architekten und Ingenieure die Grundlagenermittlung meist bis zur Baugenehmigung, während die Generalunternehmer die weitere Planung und die komplette Bauausführung übernehmen. Das bietet den Vorteil, jederzeit eine zentrale Ansprechperson und einen direkten Partner für Haftungsfragen zur Seite zu haben. Gleichzeitig entstehen dadurch höhere Kosten, da die Generalunternehmer den sogenannten "GUZ", also den Generalunternehmerzuschlag, beaufschlagen. Dieser Zuschlag bewegt sich üblicherweise zwischen 13 und 23%.
Eine alternative Methode ist die Beauftragung eines Generalübernehmers (GÜ), ein immer beliebteres Modell in Deutschland. In diesem Szenario übernimmt ein Unternehmen die gesamte Planung und Abwicklung des Bauprojekts. Ebenfalls möglich ist die Zusammenarbeit mit einem Generalplaner (GP). Meist wird ein großes Architekturbüro beauftragt, das alle anderen Planer als Subunternehmer einbindet. Der GP erstellt die komplette Planung bis hin zur Ausschreibung, begleitet die Vergabe und übernimmt häufig auch die Objektüberwachung, während die Bauleitung von den einzelnen ausführenden Firmen übernommen wird. In vielen Fällen greift man zu einer Kombination dieses Modells mit einem Generalunternehmer.
Wer den Generalunternehmerzuschlag sparen möchte, kann darüber hinaus mit Einzelvergaben arbeiten. Der Auftraggeber beauftragt in dem Fall selbst die unterschiedlichen Unternehmen für die jeweiligen Gewerke, auf Basis von Einheitspreis-Leistungsverzeichnissen (EPLVs). Diese Methode reduziert zwar die Zuschläge, bringt aber hohen Aufwand und das größte Risiko mit sich. Denn folglich benötigt der Auftraggeber auch eigenes Personal und muss die Schnittstellen eigenständig überwachen oder einen Dritten dafür beauftragen.
Oft übernehmen dies dann sogenannte Projektsteuerer. Doch gerade an diesen Schnittstellen wird viel Geld verbrannt, wenn viele Unternehmen und deren Subunternehmer auf einer Baustelle gleichzeitig tätig sind. Zuständigkeiten zwischen den Gewerken bleiben häufig ungeklärt, was zu Missverständnissen und Fehlkommunikation zwischen Planern und Bauunternehmen führt und letztlich zu Verzögerungen und/oder Mehrkosten.
Die Folge dieser Schnittstellenprobleme sind regelmäßige Nachträge, die oft um zehn bis 30% höher liegen als direkte Aufträge, teilweise sogar noch mehr. Das ist absurd, doch hinter vorgehaltener Hand weiß jeder, dass oft utopische Preise für Nachträge aufgerufen werden. Man spricht hier von den sogenannten "Sowiesokosten", also Kosten, die ohnehin angefallen wären. Das Problem dieser zusätzlichen Kosten besteht darin, dass sie nicht in den ursprünglichen Budgets einkalkuliert sind und zu immensen Preissteigerungen führen. Die Gerichte nehmen auch keine Rücksicht auf diese Kosten, da diese, wie gesagt, sowieso entstanden wären. Die Preise selbst werden oft durch Gutachten und Gegengutachten hin- und hergerechnet und verursachen somit zusätzlich hohe Kosten im Streitfall, die am Ende in der Regel beim Auftraggeber hängen bleiben.
Ein gutes Beispiel hierfür sind Brandabschottungen von Mauerdurchbrüchen. Die Architekten planen den Durchbruch, die Statik (oder heute: Tragwerksplanung) ist für die Berechnung der Lastabtragung zuständig und die Haustechnik plant die Kabeltrassen, Leitungen und Rohre, die durch diese hindurchgehen. Dass die Durchbrüche oft brandschutztechnisch geschlossen werden müssen, vergessen die Verantwortlichen häufig, da sich alle aufeinander verlassen. Am Ende wird beim bisweilen letzten Gewerk, das vor Ort ist – in diesem Fall die Haustechnik – ein Nachtrag angestoßen, der meist deutlich über den einstigen Vergabepreisen liegt. Diese Sowiesokosten tragen die Bauherren, "on top" kommen eventuelle Streitigkeiten, Anschuldigungen und Bauverzögerungen.
Finanzielle Verschwendungen entstehen oft auch in der Bauphase selbst. So kommt es zu einer Reihe von Problemen:
Zusammenfassend lässt sich sagen: Verschwendungen resultieren aus einer Vielzahl an Fehlern, die überwiegend in den Phasen der Auftragsausschreibung und Vergabe, aber auch während der Baustellenabwicklung entstehen. Es sei der Vollständigkeit halber natürlich noch ergänzt, dass Planungsfehler in den frühen Phasen fatale Folgen haben, die hier jedoch nicht Gegenstand der Betrachtung waren.
Um der Krise zu entkommen und Bauprojekte reibungslos sowie kosteneffizient durchzuführen, müssen Projektentwickler und Bauträger von Sekunde eins an eine klare Linie fahren.
Die folgenden Tipps helfen dabei, den roten Faden im Blick zu behalten.
Ein Sprichwort in der Baubranche lautet: Planungszeit gleich Bauzeit. Während der Planungsphase ist der eigentliche Baubeginn noch weit entfernt, doch gerade hier verlieren die beteiligten Akteure oft wertvolle Zeit. Zwar finden durchaus regelmäßige Termine statt, doch diese scheinen oft eher Farce zu sein und münden in stundenlangen Diskussionen der Verantwortlichen: Die meisten Bauherren haben zu diesem Zeitpunkt keine klare Vorstellung davon, wie genau der geplante Bau aussehen soll. Die Architekten befinden sich mit ihren Gedanken noch im kreativen Fluss, und die Ingenieure erstellen eine Entscheidungsvorlage nach der anderen. Kurz vor Baubeginn stellen die Verantwortlichen dann erschrocken fest, dass die Baugenehmigung noch fehlt. Die Folge sind hektische und unüberlegte Entscheidungen. Da ist es kaum verwunderlich, dass Planungsunterlagen meist in einer schlechten Qualität und Ausschreibungen unvollständig vorliegen. Die oben genannten Risiken, wie Schnittstellenprobleme, entstehen genau in dieser Phase.
Daher ist es entscheidend, frühzeitig Architekten, Ingenieure und weitere Fachleute einzubeziehen und die Planungszeit effektiv zu nutzen, um für alle Parteien Klarheit zu schaffen. Allen Beteiligten sollten stringente Pläne vorliegen, und die Bauherren müssen lernen, Entscheidungen zügig zu treffen. Nur dann bleibt am Ende genügend Zeit für die Planung und Ausschreibung – denn hierbei handelt es sich um den Part, der die meiste Arbeit fordert.
Die meisten machen den Fehler, bereits die ersten Baufirmen zu beauftragen, während die letzten Planungen noch in der Entstehung sind. Dabei ist es der Worst Case, wenn die Handwerker schon auf der Baustelle stehen und die Planungen noch nicht abgeschlossen sind. Solche Situationen verursachen immense Kosten. Ausführende Firmen freuen sich in derartigen Situationen über die vielen Nachtragspotenziale. Also ein Schritt nach dem anderen: erst fertig planen, dann beauftragen.
Es gibt nichts Schlimmeres als Entscheidungen, die die Verantwortlichen getroffen haben, im gleichen Atemzug zu revidieren. Immer wieder entwickeln Architekten und Ingenieure zahlreiche Varianten, die in gefühlt endlosen Meetings mit den Bauherren besprochen werden. In Kombination mit entscheidungsscheuen Bauherren (oder solchen mit langwierigen, internen Entscheidungswegen) entsteht so eine Kettenreaktion, die zu Zeit- und Geldverlust führt.
Hinzu kommt: Je später Änderungen erfolgen, desto teurer sind sie. Im schlimmsten Fall müssen Handwerker anrücken und die bereits errichteten Mauern oder aufgestellten Trockenbauwände wieder einreißen.
An einem Bauprozess sind zahlreiche Parteien beteiligt. Auf der einen Seite stehen die Stakeholder wie:
Doch damit nicht genug, denn das deutsche Bauwesen sieht außerdem vor, Sachverständige in den Prozess einzubeziehen sowie aufgrund der hohen Komplexität auch Sonderfachleute, darunter:
Sachverständige sorgen mittels Prüfungen und Abnahmen dafür, dass ein Bauprojekt den gesetzlichen sowie technischen Anforderungen entspricht. Dazu zählen beispielsweise die Abnahme von Brandmelde-, Sprinkler-, Sicherheitsbeleuchtungs- sowie Netzersatzanlagen. Das bedeutet im Umkehrschluss: Bei fehlender Abnahme durch Prüfsachverständige, die gemäß Sachverständigenprüfverordnung (SPrüfV) die jeweilige Anlage abnehmen, kann das Gebäude rechtlich nicht genutzt werden. Immer wieder passiert es allerdings, dass Sachverständige nicht frühzeitig kontaktiert werden, sondern erst nach der Planungsphase und der Vergabe ans Handwerk. Die Folge sind dann kostspielige Nachbesserungen und Verzögerungen.
Ein vergleichsweise simples Beispiel: Ein Gebäude ist fertig gebaut, doch die SPrüfV-Abnahme ergibt, dass an zusätzlichen Stellen Rauchmelder installiert werden müssen. Neben der Tatsache, dass die nachträgliche Anbringung der Rauchmelder teuer ist, entsteht Druck für alle Beteiligten. Schließlich soll das Gebäude möglichst schnell genutzt werden. Anstatt hier Zeit ins Land streichen zu lassen, sollten Bauherren die Sachverständigen demnach früh engagieren und mindestens drei Termine mit ihnen fixieren: vor Abschluss der Entwurfsplanung, vor der Ausschreibung und kurz vor der Feininstallation.
Zusatzempfehlung: Der Bauherr sollte Sachverständige immer direkt beauftragen, niemals sollte dies die Aufgabe von Architekt:innen, Ingenieur:innen oder gar ausführenden Firmen sein. So kann ein Interessenskonflikt vermieden werden.
Architekten und Ingenieure sind Menschen und können Fehler machen. Aus diesem Grund bietet sich eine unabhängige Prüfung der Planung an. Dabei geht es keineswegs um Misstrauen, sondern um Selbstschutz. Unabhängige Prüfer:innen bringen eine neutrale Perspektive ein und können Planungen unvoreingenommen bewerten. Am Ende hat der Bauherr eine größere Sicherheit, dass Planungen fehler- und lückenlos vorliegen. Durch die gründliche und objektive Bewertung kann er außerdem Schnittstellenverluste und die oben erläuterten Sowiesokosten vermeiden.
In der Praxis ist es üblich, dass Architekten und Ingenieure bei der Erstellung von Ausschreibungen die benötigte Anzahl der einzelnen LV-Positionen (d.h. Komponenten der einzelnen Anlagen, Bauteile etc.) um bis zu 10 bis 15% aufrunden. Zudem werden oft Positionen in die Ausschreibungen aufgenommen, die möglicherweise gar nicht benötigt werden, da die Planungen noch nicht vollständig abgeschlossen sind. Trotzdem wird von den ausführenden Unternehmen ein Preis für diese Positionen eingeholt, um eine Preisabsicherung zu gewährleisten.
Aus diesem Grund ist es entscheidend, dass die Auftraggeber sicherstellen, dass die involvierten Architekten und Ingenieure keine zusätzlichen Puffer in die Ausschreibungen einfließen lassen. Wenn bestimmte Positionen oder Komponenten noch nicht sicher zum Einsatz kommen, muss dies deutlich kommuniziert werden, damit diese bei der Vergabe problemlos wieder entfernt werden können.
In der Regel werden die Ergebnisse der Ausschreibungen pauschaliert. Deshalb ist es wichtig, dass keine unnötigen Puffer enthalten sind, um eine realistische und möglichst niedrige Pauschalierungsbasis zu gewährleisten – eine nachträgliche Reduzierung überhöhter Mengen und Komponenten gestaltet sich für den Auftraggeber nämlich meist als schwierig.
Um eine faire Grundlage für beide Parteien zu schaffen, empfiehlt es sich daher, wie beschrieben vorzugehen. So wird sichergestellt, dass der Auftrag nicht von Beginn an zu hoch vergeben wird.
Um kosteneffizient zu bauen, ist auch die Prüfung von Sondermodellen wie GMP (Guaranteed Maximum Price), also Gesamtmaximalpreis-Verträgen, möglich, wobei es hier viele sehr unterschiedliche Varianten wie IPA (integrierte Projektabwicklung) oder unzählige Individualmöglichkeiten gibt. Hierbei handelt es sich um eine Vertragsform, bei der der Auftragnehmer zusichert, dass die Baukosten einen bestimmten Betrag nicht überschreiten. Bei einem GMP-Vertrag legen der Bauherr und der Auftragnehmer den Höchstpreis, beispielsweise 50 Millionen Euro, fest. Liegen die Gesamtkosten am Ende unter diesem Betrag, etwa bei 45 Millionen Euro, erhält der Auftragnehmer einen Prozentsatz der Kosteneinsparung. Überschreitet der Auftragnehmer die Kosten, muss er die Differenz zahlen. Natürlich sind Mehrkosten oft dennoch Sache des Auftraggebers, da es Sowiesokosten oder Nachträge infolge von Änderungen sind.
Neben dem Vorteil, dem Bauherrn eine transparente Obergrenze für Projektkosten zu geben, steigt aufgrund von GMP-Verträgen auch der Anreiz für die ausführenden Unternehmen, effizient zu arbeiten und Kosten einzusparen. GMP ist allerdings nur dann eine Option, wenn die Planung von sehr hoher Qualität ist.
Die Realität im Bauwesen sieht wie folgt aus: Wenn überhaupt, dann dokumentiert jeder auf seine Weise, ohne konkrete Vereinbarungen. Das führt zu großen Datenverlusten, beispielsweise bei einem Mitarbeiterwechsel. Dabei bringt es viele Vorteile mit sich, wenn man das Augenmerk auf eine gründliche Dokumentation legt:
Vorab: Eine verlässliche Dokumentation ist weder kompliziert noch kostenintensiv. Der Bauherr sollte eine aktive Rolle übernehmen, z.B. durch die Installation von Webcams, um den täglichen oder wöchentlichen Baufortschritt zu verfolgen, oder regelmäßige Begehungen alle zwei bis vier Wochen. Es gibt Anbieter, die das komplette Gebäude in regelmäßigen Abständen mittels 3D-Kameras abscannen. Das können alternativ auch Studenten oder Teilzeitkräfte übernehmen. Diese einfache und kostengünstige Methode ermöglicht eine umfassende Dokumentation, die bei Streitigkeiten hilfreich ist und eine klare Übersicht darüber bietet, wo welche Arbeiten ausgeführt wurden.
Achtung: Es gibt viele Plattformen, die für Auftraggeber sehr sinnvoll sind, da sie umfassende Datenerhebungen ermöglichen. Sie sind jedoch meist sehr komplex in der Nutzung. Externe Stakeholder werden oft verpflichtet, diese Plattformen zu nutzen. Da diese Stakeholder meist viele Projekte gleichzeitig haben, werden die Plattformen dann oft nicht korrekt gepflegt. Daher empfiehlt sich eine einfache Lösung. Auch hier gilt: Dokumentation ja, jedoch nicht komplex, sondern möglichst intuitiv. Keep it simple.
Die Bauindustrie hat sich von einer Phase niedriger Zinsen und hoher Nachfrage hin zu einem Umfeld gewandelt, in dem Projektentwickler und Bauträger großen Wert auf klare Prozesse, Strukturen und Vorgaben legen müssen.
Ein reibungsloser Bauablauf ist möglich – er erfordert aber eine sinnvolle Nutzung der Planungszeit, klare und feste Entscheidungen sowie die frühzeitige Einbindung aller relevanten Stakeholder und Sachverständigen. Wir sehen, dass es viele unterschiedliche Modelle und Möglichkeiten gibt, Bauvorhaben umzusetzen. Es ist entscheidend, sich frühzeitig, ggf. durch eine externe Beratung, für eine Variante zu entscheiden und diese dann konsequent umzusetzen. Fehlende Entscheidungen und häufiges Hin und Her auf Auftraggeberseite führen oft zu hoher Verunsicherung und somit zu Verzögerungen und Mehrkosten. Insbesondere ist es äußerst wichtig, dass die Auftraggeber selbst eine hohe Projektmanagementkompetenz besitzen und alle involvierten Stakeholder eng führen und mittels Meilensteinen Kontrollpunkte haben, um etwaige Abweichungen vom Soll frühzeitig zu erkennen.
Am Ende ist es immer eine Frage der eigenen Einstellung. Denn auf Hilfe von außen, wie beispielsweise der Politik, zu warten, ist zwar legitim, aber nicht allein erfolgversprechend. Wer proaktiv an Problemlösungen herantritt, findet schneller neue Wege. Die offene Kommunikation mit Kolleg:innen und Gleichgesinnten hilft dabei, einen gemeinsamen Weg einzuschlagen, der das Bauwesen positiv verändert. (nr)
