Zu Beginn jedes Projekts ist die Euphorie groß: eine neue Herausforderung, ehrgeizige Ziele im Projekt und ein interessanter Kunde. Als Projektmanager:in bereitet man sich aktiv auf den Projektstart vor. Projektmitglieder wurden dem Projekt zugeteilt oder von der Projektleitung über ein Bewerbungsverfahren ausgewählt. Rollen im Projekt wurden definiert und den Personen entsprechend zugewiesen. Die Arbeit wird aufgenommen, die ersten Arbeitspakete definiert und an die verantwortlichen Personen übertragen. Man findet sich plötzlich mitten im Projekt wieder. Durch diesen Sprung ins Projekt wird häufig ein strukturiertes Teambuilding vernachlässigt.

In Projekten wie auch in der Linienorganisation entstehen Teams nicht allein durch eine formale Zusammensetzung. Durch die Zuordnung von Mitarbeitenden zu einem Projekt bildet sich noch lange kein Projektteam im eigentlichen Sinne. Ein Projektteam verfolgt gemeinsame Ziele. Wird dieser Schritt übersprungen, besteht die Gefahr, dass Teammitglieder in Silos arbeiten. Mit gravierenden Folgen: ein höherer Abstimmungsaufwand, konkurrierende Ziele und eine geringere Effizienz im Team sind die Folge. Das Risiko des Scheiterns steigt.

Teambuilding in Projekten

Aus meiner Beratungspraxis in Projekten weiß ich, dass ein Projekt ohne Team kein Projekt ist und ein Projektteam nicht automatisch entsteht, sondern gezielt gebildet werden muss. Das ist eine zentrale Voraussetzung für den Projekterfolg.

Teambuilding ist ein Prozess zur Entwicklung und Stärkung eines Teams. Die Verantwortung für diesen Prozess liegt zur Gänze beim Projektmanagement, das den Prozess initiiert und führt. Ziel ist es, eine produktive und harmonische Arbeitsumgebung zu schaffen. Teambuilding umfasst eine Reihe von Aktivitäten und Strategien, die darauf abzielen, das Vertrauen, die Kommunikation, die Zusammenarbeit und das Engagement der Teammitglieder zu fördern.

Darin als Projektmanager:in eine aktive Rolle einzunehmen bedeutet jedoch nicht, dass Sie Ihre Mitarbeitenden mikromanagen müssen. Sinn und Zweck des Teambuildings im Projektmanagement besteht darin, die Teammitglieder zu befähigen, eigenständig an ihren Arbeitspaketen zu arbeiten, die notwendigen Abstimmungen dafür im Team eigenverantwortlich vorzunehmen und aktiv auf Risiken und Entscheidungen hinzuweisen.

Der Entwicklungsprozess eines Teams bedarf dabei zahlreicher direkter und indirekter Schritte, die nicht unbedingt in Reihenfolge ablaufen müssen. Entscheidender ist es, sich den Elementen im Prozess bewusst zu sein. Als Projektmanager:in muss man sich diesen Elementen im Detail widmen und ihre Umsetzung im Team sicherstellen. Die Projektleitung muss sensibel erfassen, wie gut folgende Elemente erfolgreicher Teamarbeit bereits ausgeprägt sind:

• Klarheit über die eigene Rolle (Gratton, 2007)
• Kommunikation (Duhigg, 2016)
• Vertrauen und das Gefühl von Sicherheit im Team (Edmonson, 1999)

Beispiel: die Anfangs- und Findungsphase

Stellen Sie sich vor, Sie sind nun für ein neues Projekt im Technologiebereich verantwortlich. Ihnen wurden bereits die ersten fünf Mitglieder des Projekts aus den Fachbereichen zugewiesen. Nicht alle kennen Sie persönlich und auch die Mitglieder untereinander kennen sich nicht alle persönlich. Die Mitglieder haben vor Kurzem bereits erfolgreich das Kick-off-Meeting für das Projekt absolviert und sind voller Euphorie. In den nächsten Wochen werden noch weitere Mitarbeitende im Projekt ihre Arbeit aufnehmen. Auch externe Mitarbeitende sind aufgrund der erforderlichen speziellen Expertise notwendig. Diese werden unmittelbar nach Beauftragung des Dienstleisters Teil des Projekts. Damit ist das Team an Projektmitarbeitenden für die erste Projektphase komplett. Der Großteil der Mitarbeitenden arbeitet vom Hauptsitz des Unternehmens aus, ein Teil aber verteilt sich über Deutschland und Österreich.

Trotz der Euphorie stellen Sie fest, dass in den Meetings Zurückhaltung herrscht. Teammitglieder melden sich kaum zu Wort und äußern nur auf Rückfrage Ideen oder Vorschläge. Sie als Projektmanager:in müssen die Teilnehmenden von Beginn bis Ende der Meetings aktivieren. Die geplanten Ergebnisse der Meetings erreichen nur mit Mühe das Mindestmaß an Ergebnissen, das Sie sich vorgestellt haben. Eine Zusammenarbeit findet in den ersten Wochen kaum statt.

In dieser Situation ist Teambuilding erforderlich. Nicht nur, um aus den aktuellen Projektmitgliedern ein Projektteam zu formen, sondern auch, um jedes neue Teammitglied erfolgreich in das Team zu integrieren.

Häufig versuchen Unternehmen, den langfristigen Prozess des Teambuildings durch strukturierte und extern moderierte Teambuilding-Maßnahmen abzukürzen. Dazu zählen vorwiegend kurze Workshops mit einer Dauer von ein bis zwei Tagen. Die oben beschriebene Komplexität zeigt, dass dies nur bedingt funktionieren kann. Dennoch haben diese Einzelmaßnahmen ihre Berechtigung. Extern moderierte Teambuilding-Maßnahmen schaffen in kurzer Zeit eine Basis, auf der sich die oben angeführten Elemente erfolgreicher Teamarbeit aufbauen lassen. Initiale Teambuilding-Workshops können zudem als „Icebreaker“ dienen. Nachhaltiger und zielführender ist jedoch die Anwendung des Team Canvas (Ivanov & Voloshchuk, 2015), da dieser