Die meisten Menschen kennen KI-Chatbots in erster Linie aus dem Kundenservice. Doch die Einsatzbereiche reichen inzwischen weit über die klassischen Anwendungsfälle hinaus. So erfreuen sich KI-Chatbots auch im Projektmanagement immer größerer Beliebtheit, da sie wiederkehrende Aufgaben wie Terminplanung, Erinnerungen, Status-Updates oder das Nachverfolgen des Projektfortschritts automatisieren und/oder vereinfachen können.

Die Chatbot-Landschaft ist mittlerweile so divers und die Möglichkeiten, künstliche Intelligenz in Unternehmensprozesse einzubinden, so zahlreich, dass es schwerfällt, den Überblick zu behalten und den für den eigenen Anwendungsfall passenden Chatbot zu finden. Erfahren Sie im Folgenden, auf welche Aspekte Sie bei der Einführung eines Chatbots für das Projektmanagement achten sollten, um von den vielen Vorteilen profitieren zu können.

1. Klar definierte Ziele und Aufgaben

Zu Beginn des Chatbot-Projekts ist es wichtig, eindeutig festzulegen, welche Probleme der Bot lösen und in welchen Bereichen er eingesetzt werden soll. Soll der KI-Chatbot primär Routineaufgaben wie die Terminplanung übernehmen oder soll er die Projektleitung eher in der Ressourcenverwaltung unterstützen (siehe dazu "Übernimmt ChatGPT das Ressourcenmanagement im Projektmanagement?")? Klären Sie solche Fragen vorab, da viele Chatbots auf bestimmte Anwendungsfälle spezialisiert sind.

Eine klare Festlegung der Ziele, die mit dem Chatbot erreicht werden sollen, ist auch deswegen sinnvoll, um später anhand spezifischer Key Performance Indicator (KPI) messen zu können, wie gut der Chatbot funktioniert und wie die Nutzer:innen ihn bewerten.

Die Tabelle 1 liefert eine Übersicht mit Aufgaben, die ein Chatbot im Projektmanagement übernehmen kann.