Selbstmanagement ist die Fähigkeit, die persönlichen und beruflichen Abläufe und die eigene Entwicklung weitgehend unabhängig von äußeren Einflüssen zu gestalten. Dazu gehört, Aufgaben effektiver zu erledigen und Probleme mit Hilfe von passenden Methoden zu lösen.
Selbstmanagement ist die Fähigkeit, die persönlichen und beruflichen Abläufe und die eigene Entwicklung weitgehend unabhängig von äußeren Einflüssen zu gestalten. Dazu gehört, Aufgaben effektiver zu erledigen und Probleme mit Hilfe von passenden Methoden zu lösen.
Für das Selbstmanagement werden Techniken aus dem Management, der Psychologie und der persönlichen FührungFührungDie Führung des Projektteams zählt zu den Grundaufgaben im Projektmanagement und wird deshalb dem:der Projektmanager:in übertragen. Jedoch fehlen dieser Rolle häufig einige der hierarchischen Befugnisse und Mittel, die zu einer Führungsposition im Linienmanagement gehören. angewendet, um die eigene Motivation zu erhöhen, eigene Ziele zu klären und diese besser zu erreichen. Selbstmanagement geht über das ZeitmanagementZeitmanagementDas Ziel des Zeitmanagements ist, die zur Verfügung stehende Arbeitszeit möglichst optimal zu nutzen, um die eigene Produktivität zu steigern und eine Balance zwischen Arbeit und Erholung zu erreichen. Dafür eigenen sich Techniken, mit denen die Tätigkeiten erfasst, priorisiert, geplant und abgearbeitet werden. hinaus. Dies wird damit begründet, dass man Zeit nicht managen kann, sondern nur sich selbst. Mit dem Selbstmanagement wird das Ziel verfolgt, die Selbstwirksamkeit und Umsetzungskompetenz zu erhöhen.
Das Konzept des Selbstmanagements beruht auf der kybernetischen Systemtheorie, die das Verhalten als ein sich selbst regulierendes und lernendes System erklärt. Auf dieser Grundlage können Unternehmen Führungs- und Fachkräften sowie autonomen Arbeitsgruppen die Verantwortung für ihr Handeln übertragen, da sie die Fähigkeit haben, dieses in eigener Verantwortung zu steuern.
Die Methoden und Techniken des Selbstmanagements helfen dabei, das für Ihre Situation passende Verhalten auszuwählen. Damit können Sie:
Damit wird ein Regelkreis beschrieben, der es Ihnen erlaubt, sich ständig an neue Gegebenheiten anzupassen.
Nach Stephen Covey (Covey, 2014), einem der Pioniere des Selbstmanagements, lassen sich vier Generationen des Selbstmanagements unterscheiden, die inzwischen durch eine fünfte Generation ergänzt werden (Bild 1).
1. Generation – Zeitmanagement: Beim Zeitmanagement steht die persönliche Arbeitsorganisation im Vordergrund. Mit den Techniken des Zeitmanagements werden die persönlichen Arbeitsabläufe organisiert, um die eigene Produktivität zu steigern.
2. Generation – Blick für das Wesentliche: Aufbauend auf dem Zeitmanagement liegt der Schwerpunkt der zweiten Generation des Selbstmanagements auf der Vorbereitung von Aufgaben, Meetings und Projekten. Dabei werden vor allem durch Techniken für das Setzen von Prioritäten die erfolgversprechendsten Alternativen herausgearbeitet.
3. Generation – Persönliche Verantwortung: Dabei wird persönliche Verantwortung für die Planung und Gestaltung der Aktivitäten übernommen und in Übereinstimmung mit den eigenen Werten und Zielen gebracht.
4. Generation – Verbesserung der Lebensqualität: Der Fokus liegt hier auf der Gestaltung der Arbeits- und Lebenssituation, die im Einklang mit den persönlichen Werten steht. Es geht darum, den tieferen Sinn im eigenen Handeln zu erkennen und eine inspirierende Perspektive für die eigene Zukunft zu entwickeln. Dazu gehören, die eigene physische Leistungsfähigkeit sicher zu stellen, eine befriedigende Beziehung zu anderen aufzubauen, die Lernfähigkeit zu steigern und die eigenen Fähigkeiten weiterzuentwickeln.
5. Generation – Umsetzungskompetenz: Diese wird auch als "Volition" bezeichnet. Hier steht die Fähigkeit im Vordergrund, gegebenenfalls widerstrebende Motive, Zielkonflikte oder Unlustgefühle zu überwinden. Dazu gehören z.B. Techniken, um die Gedanken auf das Wesentliche zu fokussieren, Stimmungen und Gefühle zu beeinflussen, Impulse zu kontrollieren sowie Strategien zur Selbstmotivation.
Zu den wichtigsten Kompetenzen (Bild 2) für ein gutes Selbstmanagement zählen z.B. die Fähigkeiten, sich selbst zu motivieren, um Aufgaben auszuführen bis sie abgeschlossen sind, eigene Ziele zu setzen, auf die man sein Handeln bewusst ausrichtet, Planungskompetenz, Organisationsvermögen und die Fähigkeit zu lernen. Letztere hilft dabei, Themen eigenständig aufzunehmen und sie zu verarbeiten, sowie aus eigenen Fehlern zu lernen.
Wenn Ihnen Selbstmanagement nicht gelingt, kann es dafür verschiedene Gründe geben:
In der Literatur gibt es eine Vielzahl an Ideen, wie Sie Selbstmanagement erfolgreich im Arbeitsalltag umsetzen können. Hier sind die 10 wichtigsten Tipps:
Für ein erfolgreiches Selbstmanagement können eine Vielzahl von Regeln, Methoden, Techniken und Tools genutzt werden. Nützliche Methoden zur ersten Generation des Selbstmanagements, dem Zeitmanagement, finden Sie hier.
Hier sind ergänzend dazu Regeln für ein gutes Selbstmanagement – probieren Sie doch einfach einmal einige davon aus:
2-Minuten-Regel: Die 2-Minuten-Regel wurde von David Allen, dem Autor des Buches "Getting Things Done" (Allen, 2007) aufgestellt. Sie lautet: Alles, was Sie innerhalb von zwei Minuten oder weniger schaffen können, sollten Sie sofort erledigen (siehe auch "'Getting Things Done' im Projektmanagement").
72-Stunden-Regel: Diese Regel besagt, dass alles, was man sich vornimmt, innerhalb von 72 Stunden (drei Tagen) erledigt sein muss, damit es umgesetzt wird. Danach sinkt die Wahrscheinlichkeit stark, dass man das Vorhaben noch angeht.
5-Minuten-Schritt: Wenn Sie eine Idee haben, sollten Sie sich fünf Minuten Zeit nehmen, um diese Vorstellung zu konkretisieren. Danach können Sie entscheiden ob es sich lohnt, diese Idee weiter zu verfolgen oder ob sie diese ad acta legen.
90-Minuten-Rhythmus: US-Forscher Nathaniel Kleitmann hat herausgefunden, dass das Gehirn unterschiedliche Leistungs- und Konzentrationsphasen durchläuft. Diese strukturieren den Tag in Phasen von 90 Minuten mit einem Tief und einem Hoch. Dies bedeutet, dass man alle 90 Minuten in der Tief-Phase eine Pause machen sollte.
18-Minuten-Regel: Diese Regel wurde von dem US-amerikanischen Autor Peter Bergmann aufgestellt. Sie besagt, dass man sich jeden Tag 5 Minuten Zeit für die Planung des Tages nehmen sollte, in jeder Stunde des Arbeitstages 1 Minute lang überprüfen soll, ob man noch auf dem richtigen Weg ist, und dass man am Ende des Tages eine 5-minütige Nachschau halten sollte.
Edwards Gesetz: Es wird nach dem US-amerikanischen Ingenieur Edward A. Murphy benannt. Dieses Gesetzt besagt, dass der Aufwand, den man in eine Sache investiert, umgekehrt proportional zur verbleibenden Zeit steigt. Oder anders gesagt: Menschen strengen sich umso mehr an, je näher der Endtermin für die Erledigung einer Aufgabe rückt.
Parkinsons Gesetz: Dieses Gesetz wurde von C. Northcote Parkinson aufgestellt und besagt, dass sich Arbeit genau in dem Maß ausdehnt, wie Zeit für deren Erledigung zur Verfügung steht. Die Konsequenz daraus ist, dass man die Produktivität dadurch steigert, indem man sich enge Zeitvorgaben setzt (siehe auch "Effizient und selbstorganisiert entscheiden im Team").
Flow: Von Glücksforscher Mihály Csíkszentmihályi stammt der Begriff Flow für einen Zustand, bei dem man bei einer Tätigkeit Komplett Raum und Zeit vergisst und sich mit allen Sinnen auf die Aufgaben konzentriert (siehe auch "Auf dem Weg zum 'Flow'").
Salami-Taktik: Ist der Name für eine Vorgehensweise, bei der große Aufgaben in kleine Teilaufgaben zerlegt werden. So können diese besser erledigt werden.
ABC-Theorie: Diese Theorie wurde von Albert Elias aufgestellt und hilft, Auslöser für Stress zu erkennen. A steht dabei für Auslöser (Was löst Stress in mir aus?), B für Bewertung (Wie bewerte ich die Situation) und C für Konsequenzen (Welche Konsequenzen hat die Bewertung für meine Verhalten?).
Methoden des Selbstmanagements nutzen häufig Techniken aus der Psychologie, der persönlichen Führung oder aus der Managementwissenschaft. Nachfolgend eine Auswahl:
Aschenputtel-Methode: Der Wiener Psychologe und Psychotherapeut Mag. Saam Faradji hat diese Methode beschrieben. Mit ihr finden Sie heraus, welche Gewohnheiten hilfreich sind und welche nicht. Schreiben Sie jede Ihrer Gewohnheiten auf einen Zettel. Sortieren Sie dann jene Gewohnheiten aus, die Sie vermeiden möchten.
4-7-11-Methode: Diese Entspannungstechnik hilft, den Körper mit Sauerstoff zu versorgen. Dabei atmen Sie vier Sekunden tief ein, dann sieben Sekunden aus. Das wiederholen Sie insgesamt elf Mal.
Fokus und Pause: Mit dieser Methode erhöhen Sie Ihre Produktivität, indem Sie Ihre Arbeitszeit so aufsplitten, dass sie der Aufmerksamkeitspanne von Erwachsenen von ca. einer halben Stunde entspricht und danach eine kurze Pause einlegen (ca. fünf Minuten). Dank Pausen können Sie Ihr Leistungsniveau über den gesamten Tag relativ stabil halten (siehe auch die Methodenbeschreibung Fokus und Pause).
Energie-Anspannungs-Matrix: Diese Matrix definiert vier Zustände unter den Dimensionen "Anspannung – Entspannung" und "hohe Energie – niedrige Energie". Sie gibt eine Orientierung, in welchem Zustand welche Arbeiten erledigt werden sollten. Beispielsweise sollten wichtige Aufgaben im Zustand "entspannt" und "hohe Energie" durchgeführt werden (siehe auch "Mit 'Tiny Habits' zu mehr Energie im Homeoffice").
Passion-Skill-Matrix: Die Passion-Skill-Matrix visualisiert in vier Feldern die täglich anfallenden Aufgaben entlang der Skalen "Fähigkeit" und "Interesse". Aus der Zuordnung zu den Quadranten folgen Handlungsempfehlungen für die Arbeitsorganisation und die berufliche Weiterentwicklung (siehe auch die Methodenbeschreibung "Passion-Skill-Matrix").
BIBER: Dies ist ein fünfstufiges Reiz-Reaktions-Schema, mit dem das eigene Verhalten analysiert und positiv beeinflusst werden kann (siehe auch die Methodenbeschreibung "BIBER – beobachten statt ärgern").
Fantasiereisen: Fantasiereisen sind gelenkte Tagträume, in denen Vorstellungen assoziiert werden, um neue Ideen zu entwickeln, Probleme zu lösen oder Stress abzubauen. (siehe auch die Methodenbeschreibung "Fantasiereise für Erwachsene").
KANALisieren: Mit dieser Methode können Sie sich in wenigen Sekunden wirksam und dauerhaft beruhigen, um anschließend den Konflikt souverän und gelassen bewältigen zu können. (siehe auch die Methodenbeschreibung "KANALisieren").
FORDEC: Dies ist ein sechsstufiges Handlungsschema, um schnelle, sachorientierte Entscheidungen in komplexen Umfeldern zu treffen (siehe auch die Methodenbeschreibung "FORDEC").
Konfliktanalyse – Konfliktursache: Methode zur Analyse von Konfliktursachen (siehe auch die Methodenbeschreibung "Konfliktanalyse – Konfliktursachen").
Weitere Selbstmanagement-Methoden finden Sie hier.
Für einige Aspekte des Selbstmanagements gibt es Apps. Die hier dargestellten Apps geben einen Einblick, in welcher Weise Apps das Selbstmanagement unterstützen können.
ToDoist: Diese App ist einer der bekanntesten Apps für das Managen von Aufgabenlisten. Sie steht für Apple- und Android-Geräte zur Verfügung. Eine Grundversion zum Managen von fünf Projekten ist kostenlos.
OneNote: Dies ist eine App zur Entlastung des Gehirns. Mit ihr können Notizen gemacht, Inhalte von Meetings mitgeschrieben oder Ideen festgehalten werden. Die App ist im Rahmen eines "Microsoft 365"-Abos auch für Apple-Geräte verfügbar (siehe auch "OneNote Tipps und Tricks").
AppBlock: Diese App hilft, sich auf Aufgaben zu Fokussieren. Sie schaltet den Bildschirm dunkel und erinnert damit an Pausen.
Textexpander: Diese App für iOS erhöht die Produktivität. Mit ihr können Textbausteine erstellt werden, die sich dann in Texte oder E-Mails einbinden lassen.
Texpand: Diese App hat vergleichbare Funktionen wie Textexpander und ist für Android verfügbar.
Rescue Time: Diese App dokumentiert, für welche Aktivitäten Zeit aufgewendet wird. Sie hilft damit, ein ausgewogenes Verhältnis von Produktivität und Entspannung zu finden und wenig produktive Tätigkeiten zu identifizieren. Die App ist für MacOS und Windows verfügbar.
