Büroorganisation

Projektmanagement ist in erster Linie eine organisatorische Dienstleistung. Dies wird besonders deutlich, wenn man sich die zentrale Funktion des Projektsekretariats vor Augen führt. Es muss sich dabei gar nicht um einen ganzen Raum handeln, auch ein Aktenordner, die Dateiablage auf dem zentralen Projektverzeichnis oder ein umfangreiches Projektmanagement-Tool mit Dokumenten-, Termin- und Aufwandsverwaltung kann ein "Projektsekretariat" darstellen.

Büroorganisation

Projektmanagement ist in erster Linie eine organisatorische Dienstleistung. Dies wird besonders deutlich, wenn man sich die zentrale Funktion des Projektsekretariats vor Augen führt. Es muss sich dabei gar nicht um einen ganzen Raum handeln, auch ein Aktenordner, die Dateiablage auf dem zentralen Projektverzeichnis oder ein umfangreiches Projektmanagement-Tool mit Dokumenten-, Termin- und Aufwandsverwaltung kann ein "Projektsekretariat" darstellen.

Die OrganisationOrganisationDer Begriff "Organisation" wird in drei, eng miteinander verknüpften Bedeutungen verwendet: Organisation als System Die Aufgabe, innerhalb des Systems Prozesse und Strukturen zu gestalten. Die Struktur eines solchen Systems dieses realen oder virtuellen Projektsekretariats ist ein "heimlicher" Erfolgsfaktor für das Projekt. Können die relevanten Unterlagen sofort gefunden werden? Läuft die Korrespondenz ohne VerzögerungVerzögerungVerzögerung ist die Zeitspanne zwischen dem ursprünglich geplanten und dem tatsächlichen, verspäteten Eintreten eines Termins oder Zeitpunkts.? Ist die DokumentationDokumentationDie Dokumentation eines Projekts ist die Zusammenstellung von Projektinformationen zum Zweck eines Projektaudits . Siehe Projektaudit . stets auf dem neuesten Stand?

Eine schlechte oder nur "normal" funktionierende Büroorganisation ist Sand im Projektgetriebe. Umgekehrt kann die alltägliche Büroorganisation von den besonderen Anforderungen des Projektbetriebes lernen.

Auch wenn Themen wie "Ablage" oder "Besprechungsvorbereitung" langweilig und trocken erscheinen, sind sie für den erfolgreichen ProjektablaufProjektablaufDer Projektablauf ist der tatsächliche Verlauf des Projekts, während der Ablaufplan den geplanten Verlauf beschreibt. Im Gegensatz zur Projektplanung, geschieht die operative Projektarbeit im konkreten Projektumfeld. Den Schätzwerten der Planung treten die tatsächlichen Werte (für Personalaufwand, Zeit, Kosten) gegenüber. Projektleiter, Projektmanager, Lenkungsausschuss und andere Projektbeteiligte haben die Aufgabe, den Projektablauf möglichst nah an den Vorgaben des Ablaufplans zu halten. dennoch unentbehrlich. So wie ein Chirurg ja auch nicht erst während der Operation anfangen kann, die richtigen Herzklappen zu suchen, so müssen auch den Projektbeteiligten die aktuellen Daten jederzeit zur Verfügung stehen.

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