Eine Besprechung (synonym: Meeting, Sitzung) ist ein formelles Treffen von mindestens zwei Projektbeteiligten zum Zweck des Informationsaustauschs und ggf. der Beschlussfassung.

Formelle Elemente einer Besprechung

Nicht jedes Gespräch zwischen Projektbeteiligten ist eine Besprechung. Eine Besprechung muss folgende formellen Elemente aufweisen:

• Einladung: Rechtzeitig versendete Mitteilung über Termin, Ort bzw. Medium und Teilnehmer sowie mit der (vorläufigen) Tagesordnung
• Tagesordnung: Liste der zu besprechenden Punkte
• Besprechungsorganisation: Gesprächsleitung und Protokollant
• Ergebnisprotokoll: Nach den Tagesordnungspunkten geordnete Dokumentation der Besprechungsergebnisse

Besprechungsformen

Mit Hilfe der elektronischen Kommunikationsmöglichkeiten ist es nicht mehr erforderlich, dass die Teilnehmer einer Besprechung persönlich an einem Ort zusammenkommen. Neben dem persönlichen Treffen sind somit auch Telefonkonferenzen, Videokonferenzen oder Chats mögliche Rahmen für die Durchführung einer Besprechung. Ebenso sind Mischformen möglich, bei denen z.B. einige Teilnehmer persönlich anwesend sind und weitere Teilnehmer über elektronische Medien mitwirken. Charakteristikum einer Besprechung ist jedoch nach wie vor die gleichzeitige Beteiligung aller Teilnehmer. Zeitversetzter Informationsaustausch wird nicht als "Besprechung" bezeichnet.

Besprechungsarten in Projekten

In Projekten gibt es eine Reihe von mehr oder weniger standardisierten Besprechungsarten. Zu ihnen zählen:

Jour Fixe

Der ↑Jour Fixe ist eine regelmäßige Besprechung, z.B. wöchentlich, die dazu dient alle Teilnehmer auf denselben Informationsstand zu bringen und die projektbezogenen Tätigkeiten zu koordinieren.

Daily Scrum, Sprint Review, Sprint-Retrospektive

Im Managementsystem für Software-Entwicklung ↑Scrum gibt es eine Reihe von streng formalisierten Besprechungen. Beim Daily Scrum informieren sich die Entwickler über den aktuellen Stand und koordinieren die anstehenden Arbeiten. Beim Sprint Review prüft das Scrum Team die Ergebnisse des letzten Sprints und aktualisiert ggf. das Product Backlog. Die Sprint Retrospektive dient zur Überprüfung und Verbesserung der Arbeitsweise.

Übergabe eines Arbeitspakets

Bei der Delegation eines Arbeitspakets stimmen sich Projektleiter und Teamleiter über die durchzuführenden Aufgaben und zu liefernden Ergebnisse ab.

Kick-Off-Veranstaltung

Die ↑Kick-Off-Veranstaltung (auch: Kick-Off-Meeting, Kick-Off) dient der Information der Projektbeteiligten über Projektziel.

Sitzungen des Lenkungsausschusses

Der wichtigste Zweck von Sitzungen des Lenkungsausschusses ist das Treffen von Entscheidungen, insbesondere über den Fortgang oder Abbruch des Projekts bei Meilensteinen, Quality Gates oder Phasenübergängen.

Sitzungen des Änderungsausschusses

Wenn in einem Projekt ein Änderungsausschuss etabliert ist, dienen dessen Sitzungen dazu, über Änderungsanträge zu entscheiden.