Zeitpunkt

In der Praxis variiert der Zeitpunkt für die Durchführung des Kick-Off-Meetings. Wenn sie sehr früh durchgeführt wird, dient sie in erster Linie dem ProjektmarketingProjektmarketingProjektmarketing ist die Präsentation und werbende Darstellung des Projekts innerhalb der beteiligten Unternehmen und ggf. in der Öffentlichkeit. Wichtigstes Ziel des Projektmarketings ist die Sicherung von Finanzmitteln und Ressourcen zur Projektabwicklung und die Vorbereitung der anschließenden Vermarktung des erzielten Ergebnisses. und der Motivation für das Projekt, während ein späterer Zeitpunkt gewählt wird, z.B. nach Erstellung des Pflichtenhefts, wenn es um die Abstimmung des konkreten Arbeitsbeginns und die InformationInformationIm Projektmanagement wird der Begriff " Information " aus Sicht der Disziplinen Wissensmanagement, Kommunikationstheorie und Informationstheorie verwendet. Dabei ist Information zu verstehen als strukturiert und zweckorientiert aufbereitete Daten, siehe hierzu auch ↑Projektinformation . der Beteiligten geht.

Notwendigkeit

Bei einem systematischen Vorgehen ist eine Kick-Off-Veranstaltung in der herkömmlichen Form nicht erforderlich. Ein vollständiger ProjektauftragProjektauftragMit dem Projektauftrag autorisiert der Auftraggeber den Projektmanager, das Projekt oder eine Phase des Projekts durchzuführen. Statt Projektauftrag werden auch Begriffe wie Project Charter, Projektvertrag, Projektleitdokumentation oder Projektvereinbarung verwendet., eine leistungsfähige sowie transparente ProjektorganisationProjektorganisationDie Projektorganisation umfasst die Aufbauorganisation und Ablauforganisation eines Projekts. und ein funktionierendes InformationswesenInformationswesenInformationswesen ist ein unscharfer Begriff, der umgangssprachlich meist für Projektinformationsmanagement, Wissensmanagement oder Berichtswesen eingesetzt wird. Gerade im Projektzusammenhang empfiehlt es sich, die jeweils präziseren Begriffe einzusetzen, da ansonsten leicht Missverständnisse entstehen. erübrigen das zusätzliche Treffen der Projektbeteiligten. Deshalb kennen PMBOK® Guide, ICB 3.0 und PRINCE2® keine Kick-Off-Veranstaltung. Die ICB 3.0 benennt zwar den Start-up Workshop, dieser dient aber als Arbeitsgremium zur Entwicklung des Projektauftrags. In diesem Sinne beschreibt auch der PM3 den Projektstart-Workshop.

Häufig werden Kick-Off-Veranstaltungen in Organisationen durchgeführt, für die Projektarbeit Neuigkeits- oder Seltenheitscharakter hat. Sie erfüllt in diesem Fall zusätzlich den Zweck, den Beteiligten den Wechsel von der LinienorganisationLinienorganisationLinienorganisation bezeichnet die permanente, hierarchische ↑Aufbauorganisation einer ↑Organisationseinheit. Sie legt die Positionen der Stellen fest und beschreibt ihre wechselseitigen Berichtspflichten und Weisungsbefugnisse. zur Projektorganisation zu vermitteln. In projektorientierten Unternehmen mit hohem ReifegradReifegradMit dem Begriff Reifegrad wird gemeinhin die Fähigkeit einer Organisation hinsichtlich einer bestimmten Methode oder eines Handlungs- und Führungsmodells beschrieben. Am bekanntesten ist die Verwendung des sog. Reifegrads im Capability Maturity Model des Software Engineering Institutes. Das Project Management Maturity Model verallgemeinerte das CMM auf den gesamten Bereich des Projektmanagements. Darüber hinaus ist der Begriff Reifegrad auch im Zusammenhang mit Risikomanagement, Qualitätsmanagement und anderen Managementbereichen zu finden. sind explizite Kick-Off-Veranstaltungen selten bzw. gleichzusetzen mit der ersten Arbeitssitzung des Projektteams.

Ziele

Als Ziele von Kick-Off-Veranstaltungen werde in der Literatur unter anderem aufgeführt:

Teilnehmer der Kick-Off-Veranstaltung

Je nach Art des Projekts und Ziel der Veranstaltung sollten an ihr teilnehmen:

Inwieweit alle Projektbeteiligten (z.B. auch nur kurzfristig dem Projekt zuarbeitende Mitarbeiter) oder nur die wichtigsten Projektbeteiligten teilnehmen sollen, muss jeweils individuell entschieden werden. Bei geschäftsentscheidenden Projekten kann es sogar sinnvoll sein, dass auch nicht unmittelbar beteiligte Personen an der Kick-Off-Veranstaltung teilnehmen, da diese zumindest indirekt sowohl durch das Projektgeschehen belastet werden als auch vom ProjekterfolgProjekterfolgGrundsätzlich gilt ein Projekt als erfolgreich, wenn es seine Ziele (Ergebnis, Termintreue, Budgettreue) erreicht oder übertroffen hat. Neben diesen objektiv messbaren Kriterien hängt die Beurteilung des Projekterfolgs aber auch vom Standpunkt des jeweiligen Stakeholders ab. profitieren.

Gestaltung und Formen

Die Kick-Off-Veranstaltung kann aus verschiedenen Elementen bestehen. So kann sie sich auf Präsentationen der Führungsebene (d.h. Auftraggeber, Auftragnehmer, Projektleiter u.ä.) beschränken, sie kann aber auch in Form eines Workshops die TeilnehmerInnen aktiv in das Geschehen einbeziehen. Bei Großprojekten schließlich kann auch eine abschließende Pressekonferenz Bestandteil der Kick-Off-Veranstaltung sein.

Für die ModerationModerationMit dem Begriff "Moderation" grenzten sich die Begründer der partizipativen Methoden bewusst gegen den Begriff der "Gesprächsleitung" ab. Sie wollten damit zum Ausdruck bringen, dass alle Mitglieder gleichberechtigt am Diskussionsprozess teilnehmen (personenbezogene Neutralität) innerhalb der Arbeitsgruppe ein hierarchiefreier Raum besteht Störungen der Kommunikation und Konflikte während der Arbeitsprozesse gelöst werden, um die inhaltliche Arbeit nicht durch sie zu beeinträchtigen das Arbeitsergebnis eine Leistung des Teams und nicht des Leiters ist. Moderation ist also die neutrale, methodische Unterstützung von Arbeitsgruppen zur schnellen Erzielung optimaler Ergebnisse. der Kick-Off-Veranstaltung können unterschiedliche Formen verwendet werden. Eine mögliche Moderationsform ist z.B. die ↑Real Time Strategic Change Conference (RTSC-Conference), bei der sich die TeilnehmerInnen in zwei bis drei Tagen intensiv mit Vergangenheit und Zukunft des Unternehmens und dem ProjektgegenstandProjektgegenstandProjektgegenstand ist der durch das Projekt zu erbringende Leistungsumfang . auseinandersetzen und daraus die Durchführung einer oder mehrerer Projekte ableiten. Bei Projekten mit nicht präzise definierter Zielsetzung (z.B. Innovationsprojekten) kann hingegen die Kick-Off-Veranstaltung in der ↑Open-Space-Technology durchgeführt werden.

Die DIN 69901-5 "Projektmanagement – Projektmanagementsysteme. Teil 5: Begriffe" definiert den Begriff "Kick-Off-Meeting".

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