Zeitpunkt

In der Praxis variiert der Zeitpunkt für die Durchführung des Kick-Off-Meetings. Wenn sie sehr früh durchgeführt wird, dient sie in erster Linie dem Projektmarketing und der Motivation für das Projekt, während ein späterer Zeitpunkt gewählt wird, z.B. nach Erstellung des Pflichtenhefts, wenn es um die Abstimmung des konkreten Arbeitsbeginns und die Information der Beteiligten geht.

Notwendigkeit

Bei einem systematischen Vorgehen ist eine Kick-Off-Veranstaltung in der herkömmlichen Form nicht erforderlich. Ein vollständiger Projektauftrag, eine leistungsfähige sowie transparente Projektorganisation und ein funktionierendes Informationswesen erübrigen das zusätzliche Treffen der Projektbeteiligten. Deshalb kennen PMBOK® Guide, ICB 3.0 und PRINCE2® keine Kick-Off-Veranstaltung. Die ICB 3.0 benennt zwar den Start-up Workshop, dieser dient aber als Arbeitsgremium zur Entwicklung des Projektauftrags. In diesem Sinne beschreibt auch der PM3 den Projektstart-Workshop.

Häufig werden Kick-Off-Veranstaltungen in Organisationen durchgeführt, für die Projektarbeit Neuigkeits- oder Seltenheitscharakter hat. Sie erfüllt in diesem Fall zusätzlich den Zweck, den Beteiligten den Wechsel von der Linienorganisation zur Projektorganisation zu vermitteln. In projektorientierten Unternehmen mit hohem Reifegrad sind explizite Kick-Off-Veranstaltungen selten bzw. gleichzusetzen mit der ersten Arbeitssitzung des Projektteams.

Kick-off-Meeting

Schaffen Sie ein gemeinsames Verständnis der Projektbeteiligten vom Projekt! Klären Sie Rollen sowie Kommunikationswege im Team und legen Sie so die Basis für eine vertrauensvolle, funktionsübergreifende Kollaboration im Projektteam!

Zur Methode

Ziele

Als Ziele von Kick-Off-Veranstaltungen werde in der Literatur unter anderem aufgeführt:

• Vermittlung des Projektziels an die Projektbeteiligten
• Hervorhebung der Bedeutung des Projekts zum Projektmarketing
• Gewinnung von Unterstützung für das Projekt durch die Führungskräfte
• Motivation der Projektbeteiligten
• Information aller Projektbeteiligten über den Projektplan
• Abstimmung der Projektbeteiligten untereinander über den Beginn der Arbeiten

Teilnehmer der Kick-Off-Veranstaltung

Je nach Art des Projekts und Ziel der Veranstaltung sollten an ihr teilnehmen:

• Vertreter der Auftraggeberseite (bei wichtigen Projekten der Geschäftsführer des auftraggebenden Unternehmens)
• Vertreter der Geschäftsführung der Auftragnehmerseite (ebenfalls in Abhängigkeit von der Bedeutung des Projekts)
• der/die Projektleiter(in)
• das Projektteam
• weitere Projektbeteiligte

Inwieweit alle Projektbeteiligten (z.B. auch nur kurzfristig dem Projekt zuarbeitende Mitarbeiter) oder nur die wichtigsten Projektbeteiligten teilnehmen sollen, muss jeweils individuell entschieden werden. Bei geschäftsentscheidenden Projekten kann es sogar sinnvoll sein, dass auch nicht unmittelbar beteiligte Personen an der Kick-Off-Veranstaltung teilnehmen, da diese zumindest indirekt sowohl durch das Projektgeschehen belastet werden als auch vom Projekterfolg profitieren.

Gestaltung und Formen

Die Kick-Off-Veranstaltung kann aus verschiedenen Elementen bestehen. So kann sie sich auf Präsentationen der Führungsebene (d.h. Auftraggeber, Auftragnehmer, Projektleiter u.ä.) beschränken, sie kann aber auch in Form eines Workshops die TeilnehmerInnen aktiv in das Geschehen einbeziehen. Bei Großprojekten schließlich kann auch eine abschließende Pressekonferenz Bestandteil der Kick-Off-Veranstaltung sein.

Für die Moderation der Kick-Off-Veranstaltung können unterschiedliche Formen verwendet werden. Eine mögliche Moderationsform ist z.B. die ↑Real Time Strategic Change Conference (RTSC-Conference), bei der sich die TeilnehmerInnen in zwei bis drei Tagen intensiv mit Vergangenheit und Zukunft des Unternehmens und dem Projektgegenstand auseinandersetzen und daraus die Durchführung einer oder mehrerer Projekte ableiten. Bei Projekten mit nicht präzise definierter Zielsetzung (z.B. Innovationsprojekten) kann hingegen die Kick-Off-Veranstaltung in der ↑Open-Space-Technology durchgeführt werden.

Die DIN 69901-5 "Projektmanagement – Projektmanagementsysteme. Teil 5: Begriffe" definiert den Begriff "Kick-Off-Meeting".