Der Kommunikationsplan beschreibt, wie im Projekt die Informationen dokumentiert, gespeichert, verteilt, gesichert und archiviert werden. Im Einzelnen definiert er folgende Bereiche des Informationsmanagements in Projekten:

• Offizielle Kommunikation innerhalb des Projekts
• Kommunikation des Projekts mit dem Projektumfeld
• Berichtswesen
• Dokumentation
• Projektmarketing
• Stakeholdermanagement

Was ist eine Kommunikationsmatrix?

Die Projektkommunikation verbindet alle Elemente des "Systems Projekt" miteinander. Zu diesen Elementen gehören u.a.: Rollen/Personen, Projektinhalte, Dokumente, Kommunikationskanäle, Meetings, Meilensteine, Phasen, Risiken u.v.a.m.

Eine Möglichkeit, um die Kommunikationsbeziehungen dieser Elemente zu planen und darzustellen, sind Matrizes. Bei einer Kommunikationsmatrix stehen die einen Elemente, z.B. die Personen, in den Zeilen, die anderen, z.B. die Dokumente, in den Spalten. In den Zellen steht dann jeweils, welche Beziehung zwischen diesen Elementen bzgl. Kommunikation besteht, z.B. Aufgaben, Befugnisse und Verantwortlichkeiten. Es gibt viele Varianten für Kommunikationsmatrizes, insgesamt vier davon sind in dieser Vorlage enthalten. Prüfen Sie sorgfältig, welche für Ihr Projekt sinnvoll ist.

Die meisten Informationen des Kommunikationsplans werden am besten in einfachen Tabellen dargestellt. Häufig werden diese Tabellen irreführend ebenfalls als Kommunikationsmatrizes bezeichnet. In dieser Vorlage sind insgesamt 12 Tabellen enthalten, die Sie nach Ihren Bedürfnissen gestalten können.

So erstellen Sie einen Kommunikationsplan

Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung erhalten Sie in der Methodenbeschreibung Kommunikationsplanung.

Kommunikationsplanung

Planen Sie den wichtigsten Erfolgsfaktor Ihres Projekts: die Kommunikation! Sorgen Sie dafür, dass alle Stakeholder:innen die richtige Information zur richtigen Zeit erhalten! Gewährleisten Sie optimale Transparenz und Vertraulichkeit!

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Basis des Kommunikationsplans sind Umfeld- und Stakeholderanalyse sowie der Projektauftrag mit ggf. weiteren zentralen Projektdokumenten. Verwenden Sie zusätzlich zur Methode Kommunikationsplanung die Methoden Umfeldanalyse und Stakeholdermanagement sowie die Vorlage Stakeholderanalyse.

Im Folgenden erhalten Sie Hinweise, wie Sie die Vorlage Kommunikationsplan verwenden können.

Passen Sie die Vorlage an Ihre Bedürfnisse an!

Die Vorlage Kommunikationsplan sowie die Methode Kommunikationsplanung orientieren sich an den drei international am weitesten verbreiteten Richtlinien für Projektmanagement: PMBOK® Guide, PRINCE2® und ICB 4. Grundsätzlich ist die Vorlage deshalb mit diesen und den meisten anderen Vorgehensmodellen vollständig kompatibel. Sie ist zudem allgemein und für einen möglichst breiten Anwendungsbereich ausgelegt. Es können jedoch, insbesondere bei branchenspezifischen Modellen, spezielle Anforderungen bestehen, die hier nicht berücksichtigt sind. Prüfen Sie daher zunächst, welche spezifischen Anforderungen in Ihrem Projekt für die Kommunikationsplanung bestehen.

Prüfen Sie die Vorlage unter folgenden Fragen und nehmen Sie dann bei Bedarf die entsprechenden Anpassungen vor:

• Werden alle aufgeführten Abschnitte in dieser Form benötigt? Können Sie in einen anderen Abschnitt integriert oder sogar gestrichen werden?
• Ist es sinnvoll, in der Vorlage untergeordnete Punkte als Hauptpunkte hervorzuheben (z.B. Informationssicherheit)?
• Ist die Reihenfolge der Abschnitte sinnvoll für den Einsatz des Kommunikationsplans gewählt? Sollte z.B. der Abschnitt mit der Stakeholderanalyse an den Anfang gesetzt werden?
• Welche der vorgeschlagenen Tabellen und Matrizes (siehe Schritt 11) sind für Ihr Projekt notwendig, hilfreich oder nur nice-to-have? Haben Sie Mut, sich auf die wesentlichen Elemente zu beschränken!
• Werden noch weitere projektspezifische Aspekte benötigt, z.B. für Branche oder Projektart?

Speichern Sie die angepasste Vorlage eigens ab, damit Sie diese für ähnliche Projekte wiederverwenden können. Benennen Sie diese neue Vorlage geeignet, evtl. ergänzen Sie in der neuen Vorlage einen Hinweis auf ihr Entstehen.

Die Abschnitte der Vorlage im einzelnen

Startseite: Die wichtigsten Informationen auf einen Blick

Tragen Sie in die Tabelle mit den Stammdaten des Projekts mindestens den eindeutigen Projektnamen und das Datum der Erstellung des Kommunikationsplans ein. Prüfen Sie, ob die anderen vorgeschlagenen Stammdaten für Ihre Zwecke sinnvoll sind und passen Sie diese Tabelle bei Bedarf an. Dringend zu empfehlen ist die Vergabe einer Versionsnummer. Das Prinzip dabei ist: Solange des Dokument keine Versionsnummer hat, ist es lediglich ein Arbeitsdokument und noch keine verbindliche Referenz.

In die Tabelle "Auf einen Blick" tragen Sie die zentralen Aussagen des Kommunikationsplans ein. Die Felder in der Vorlage sind lediglich ein Vorschlag. Auch diese Tabelle sollten Sie den Anforderungen entsprechend anpassen.

Inhaltsverzeichnis

Das Inhaltsverzeichnis ist mit der Word-Funktion Referenzen > Inhaltsverzeichnis im einfachen Standardformat erstellt. Sie können es durch Klicken mit der rechten Maustaste über das Kontextmenü aktualisieren.

Abschnitt: Funktion und Zweck dieses Kommunikationsplans

Beschreiben Sie hier kurz und prägnant, wofür dieser Kommunikationsplan dient und worauf er anzuwenden ist. Die Informationen hierfür erhalten Sie entweder aus den Grundlagendokumenten des Projekts (z.B. Projektauftrag, Business Case) oder von den für das Projekt verantwortlichen Personen.

Abschnitt: Ziele der Projektkommunikation

Die Vorlage schlägt für eine strukturierte Beschreibung der Kommunikationsziele folgende Punkte vor:

• Transparenz und Verfügbarkeit von Information
• Effizientes Arbeiten
• Informationssicherheit: Vertraulichkeit und Datenschutz
• Steigerung der Akzeptanz für das Projekt
• Kontinuierliche Verbesserung und Dokumentation

Darüber hinaus kann es insbesondere projektspezifische Ziele für die Kommunikation geben. Ergänzen Sie diese nach Bedarf.

Abschnitt: Verantwortlichkeiten für den Kommunikationsplan

Die vorgeschlagene Tabelle enthält lediglich die Rollenbezeichnungen bzw. die Namen der Personen, die Kontaktdaten sind unten in der Stakeholderliste aufgeführt. Übernehmen Sie bei Bedarf die benötigten Kontaktdaten in diese Liste. Wichtig ist, dass Sie die Aufgaben, Befugnisse und Verantwortlichkeiten klar benennen. Verwenden Sie die letzte Spalte "Anmerkungen / Verweise" nur für sehr kurze Informationen, wie z.B. Abgrenzungen oder Begründungen.

Abschnitt: Standards: Prozesse, Methoden, Vorlagen

Im einfachsten Fall genügt hier ein qualifizierter Verweis auf das Projekthandbuch. Wenn die Frage nach den anzuwendenden Standards dort nicht ausreichend behandelt wird, erkundigen Sie sich bei Ihrem PMO nach diesen Informationen.

Wenn Sie aus dem Projektumfeld keine Vorgaben erhalten, prüfen Sie, welche Rahmenbedingungen Sie für Ihr Projekt vorgeben wollen.

Für eine tabellarische Darstellung kann hier keine einheitliche Struktur vorgeschlagen werden. In den meisten Fällen reicht ein einfacher Fließtext aus. Sorgen Sie nach Möglichkeit mit Zwischenüberschriften und Aufzählungen für eine gute Lesbarkeit.

Abschnitt: Medien, Kommunikationskanäle und Projektsprache

Tragen Sie in die vorgeschlagene Tabelle nur die offiziellen Kommunikationswege ein. Selbstverständlich werden die Teammitglieder auch noch über andere Kanäle kommunizieren. Der Kommunikationsplan soll aber nicht versuchen, die gesamte Projektkommunikation bis ins kleinste Detail zu regeln – das würde zu einem unübersehbaren Bürokratismus führen. Zweck dieser Tabelle ist es, Orientierung darüber zu geben, wo und wie verlässliche Informationen über das Projekt zu finden sind und über welche Kanäle offizielle Anfragen und Entscheidungen laufen müssen.

Machen Sie bei Bedarf deutlich, dass hier nicht aufgeführte Medien oder Kommunikationskanäle für das Projekt keine Verbindlichkeit haben. Wenn also z.B. eine Arbeitsgruppe für die schnelle Abstimmung einen Messenger-Dienst verwendet, sind die darin ausgetauschten Informationen unverbindlich, wenn dieser Dienst nicht in dieser Tabelle aufgeführt ist.

Abschnitt: Dokumente

Vermutlich sind die in diesem Abschnitt aufgeführten Tabellen die am häufigsten verwendeten Listen des Kommunikationsplans. Zur besseren Übersichtlichkeit sind drei Kategorien von Dokumenten vorgeschlagen:

Dokumente mit Versionsverwaltung

Dazu zählen z.B. Projektauftrag, Business Case, Spezifikationen und alle Arten von Plänen. Wenn die Frage: "Wo ist der aktuelle Stand dieses Dokuments?" sinnvoll gestellt werden kann, dann gehört dieses Dokument in diese Kategorie.

Arbeitsdokumente

Das Projekttagebuch und alle Arten von Listen sind Beispiele für Arbeitsdokumente, die täglich verwendet werden. Beschränken Sie sich hier auf Dokumente, die für das gesamte Projektteam relevant sind. Es ist nicht sinnvoll, z.B. To-do-Listen von Arbeitsgruppen hier aufzuführen.

Berichte und Protokolle

Diese Dokumente beschreiben einen Zustand zu einem bestimmten Stichtag, z.B. zu einem Berichtszeitpunkt oder zum Termin des Meetings. Die Tabelle in der Vorlage ist dafür gedacht, die Arten der Dokumente zu beschreiben, z.B. also anzugeben, wo und wie Projektstatusberichte abgelegt werden. Möglicherweise benötigen Sie eine Liste, in der alle einzelnen Dokumente dieser Art aufgeführt werden. Hierfür ist eine weitere Spalte erforderlich, die den Stichtag enthält.

Abschnitt: Regelmäßige und ereignisbezogene Anlässe für Kommunikation

Kommunikation findet beständig statt, aber nur zu bestimmten Anlässen ist es erforderlich, sie zu formalisieren und zu dokumentieren. Zu diesen Anlässen zählen in Projekten alle Besprechungen wie z.B. Planungsmeetings und Ereignisse, die für das Controlling von Bedeutung sind, wie z.B. Abnahmen. Auch diese Tabelle ist darauf ausgelegt, die Arten der Anlässe und nicht jeden einzelnen Anlass aufzuführen.

Abschnitt: Zeitplan: Anlässe, Zeitpunkte, Häufigkeiten

Der Zeitplan ist eine Hilfstabelle, die Sie dann verwenden sollten, wenn es keinen Ablaufplan des Projekts gibt, in den sie die Kommunikationstermine geeignet integrieren können. Die erste Spalte ist dabei eine Mischung aus benannten Anlässen (z.B. "Erreichen eines Meilensteins"), Datumsangaben (z.B. "1.3.2023") und Häufigkeiten (z.B. "jeden Freitag um 10:00 Uhr"). In dieser Form ist der Zeitplan nur für einfache Projekte geeignet.

Abschnitt: Rollen und Verantwortlichkeiten für die Projektkommunikation

Diese Tabelle stellt zugleich den minimal denkbaren Kommunikationsplan dar. Sie listet im Prinzip nur die Personen und ihre Aufgaben für die Projektkommunikation auf. Die Angabe der zu verwendenden Dokumente und der zugehörigen Anlässe ist bereits eine Erweiterung, die sie mit den anderen Tabellen verbindet. Die Spalte "Verweise" ist ebenfalls in diesem Sinne zu verstehen: Tragen Sie hier bei Bedarf weitere zu dieser Aufgabe gehörende Elemente ein oder verweisen Sie auf die entsprechenden Tabellen oder Matrizes.

Beispielhaft für eine für diesen Zweck mögliche Kommunikationsmatrix ist die RACI-Matrix, bei der die Zuständigkeiten der Rollen bzw. Personen für die Projektdokumente definiert werden.

Abschnitt: Stakeholdermanagement

Die hier vorgeschlagenen Tabellen stellen die Minimalversion des Stakeholdermanagements dar. Verwenden Sie bei Bedarf die Methode Stakeholdermanagement und das Tool Stakeholderanalyse.

Abschnitt: Kommunikationsmatrix-Darstellungen

Neben der RACI-Matrix im Abschnitt "Rollen und Verantwortlichkeiten für die Projektkommunikation" sind hier noch drei weitere Kommunikationsmatrizes vorgeschlagen. In der Methode Kommunikationsplanung finden Sie eine ausführliche Tabelle möglicher Kommunikationsmatrizes mit Kommentaren über ihren Zweck und wie sie ggf. durch Tabellen ersetzt werden können.

Abschnitt: Glossar

Sammeln Sie hier nach und nach die Erklärungen für projektspezifische Begriffsbildungen. Dieser Abschnitt ist bewusst als Anhang deklariert, da es sinnvoll sein kann, das Projektglossar unabhängig vom Kommunikationsplan zu verwenden und z.B. in einem Kollaborationstool jederzeit griffbereit zur Verfügung zu stellen.

So arbeiten Sie mit dem Kommunikationsplan

Die alltäglichen Prozesse, in denen Sie den Kommunikationsplan einsetzen, gibt Ihnen das Vorgehensmodell des Projekts vor. Im Folgenden sind die allgemeinen Schritte beschrieben, die für jedes Projekt unabhängig von Branche, Art und Methodik gelten.

Freigeben lassen

Damit der Kommunikationsplan nicht nur auf dem Papier steht, muss er für die Projektorganisation verbindlich sein. Die übliche Vorgehensweise dazu ist, ihn vom Lenkungsausschuss bestätigen zu lassen. Wenn in Ihrer Projektorganisation kein Lenkungsausschuss vorgesehen ist, wenden Sie sich an die Person oder das Gremium mit der höchstem Entscheidungsbefugnis.

Ablegen und Versionieren

Auch der Kommunikationsplan unterliegt der Versionsverwaltung. Schauen Sie also in der Tabelle im Abschnitt "Dokumente und Ablage für Projektkommunikation" nach, wo Sie ihn und seine Versionen ablegen müssen.

Kommunizieren

Jetzt haben Sie einen verbindlichen und für alle zugänglichen Kommunikationsplan. Damit die Projektkommunikation tatsächlich in Gang kommt, müssen Sie ihn an alle Projektbeteiligten verteilen, die ihn benötigen. Wenn die betreffenden Personen noch keine Projekterfahrung haben oder noch nicht mit einem Kommunikationsplan gearbeitet haben, ist es sinnvoll, ihnen eine kurze Einführung zu geben.

Auditieren

Entwickeln Sie den Kommunikationsplan weiter! Die beste Quelle dafür sind Retrospektiven aller Art. Die dort aufgeführten Kritikpunkte am Projektmanagement sind alle Wahrscheinlichkeit nach nahezu ausschließlich Kritik an der Projektkommunikation.

Überprüfen Sie, ob die aus der Kritik abgeleiteten Verbesserungen in den Kommunikationsplan aufgenommen werden sollten, oder ob sie bereits enthalten sind. Im zweiten Fall prüfen Sie, wie Sie den Kommunikationsplan besser an die Projektbeteiligten kommunizieren können.