Jeder Projektmanager kennt es: "Wieviel hatte ich nochmal bestellt?", "In welcher KW wollte die Firma kommen?" oder "Was hatten die Kollegen als technische Spezifikation angegeben?" und vor allem: "Wo hatte ich das Dokument nochmal abgelegt – und war das der letzte Stand?" Wenn man Projekte mit Investitionssummen jenseits der Millionengrenze führt, kann es aufgrund der Vielzahl der Vorgänge leicht passieren, dass man nicht mehr weiß, ob, was und vor allem wieviel man bestellt hat.

Da in Projekten oft extrem viele Dokumente (Emails, PDFs, Powerpoints usw.) erzeugt und versendet werden, ist es essenziell, diese Dokumente zu verwalten – d.h. nach einem bestimmten System zu benennen, zu klassifizieren und geordnet abzulegen, um ein schnelles Wiederfinden zu ermöglichen und eine Revision zu vereinfachen. Dokumentenmanagement-Systeme oder Planverwaltungstools leisten hier zwar Abhilfe, kosten aber einmalig oder monatlich Gebühren, die in vielen Projekten und in der Anfangsphase kaum durchsetzbar sind.

Der Aufbau eines Dokumentenmanagements, d.h. einer geeigneten Dokument-Ablagestruktur, ist für Projektmanager und –teams dennoch wichtig. Diese Struktur sollte einfach zu handhaben sein, sodass man dafür nicht allzu viel Zeit aufwenden muss. Selbst in kleinen Projekten ist es hilfreich, sich eine Projektstruktur und ein System zur Dokumentenverwaltung zu überlegen.

In diesem Beitrag möchte ich ein praxiserprobtes, schlankes und einfach aufzubauendes System zur Projektdokumentenverwaltung in Excel vorstellen. Es basiert auf dem Projektstrukturplan (PSP) des Projekts und eignet sich vor allem für technisches Projektmanagement. Dazu gehören Investitionsprojekte, z.B. neue Produktionsmaschinen und -anlagen, Projekte zur Neuerrichtung von Bauwerken sowie Organisationsprojekte, wie die Einführung von agilen Vorgehensweisen.

Dieses Dokumentenverwaltungs-System

• löst das Problem der Dateibenennung und -nummerierung,
• dient als integriertes Ablagesystem für die Ordnerstruktur und
• benötigt nur eine Sammelliste als zentrales Verwaltungstool.

Zentrale Basis – der Projektstrukturplan

Zentrale Basis der Dokumentverwaltung ist der Projektstrukturplan (PSP), der z.B. im Organigramm-Stil dargestellt sein kann, wie er auch zur Darstellung der Hierarchien in einer Organisation verwendet wird. Als zentrales Übersichtsschema listet der PSP alle Phasen, Vorgänge, Teilprojekte, Arbeitspakete und Unterarbeitspakete des Projekts hierarchisch auf, wobei jedes Element des PSPs eine eindeutige Kennzeichnung – seinen PSP-Code – erhält. Von diesem zentralen Projektstrukturplan leiten sich alle anderen Pläne ab, denn auch spätere Kosten‑, Ressourcen- oder Terminpläne müssen mit seiner Struktur konsistent sein. Somit ist der PSP die "Mutter aller Pläne".

Diese hierarchische Form der Strukturierung und Codierung kann auch auf andere Elemente wie Objekte, Kosten, Ressourcen, Meilensteine – kurzum: alles was im Projekt wichtig ist – übertragen werden. Es bietet sich daher an, auch diese Elemente in Form eines hierarchischen Strukturplans zu organisieren. Mehrere Strukturpläne gleichzeitig zu führen, wäre allerdings unübersichtlich. Daher verwende ich nur einen einzigen, umfassenden Strukturplan. Diesen baue ich so auf, dass jeder projektrelevante Schritt darin erfasst ist.

In diesem umfassenden Projektstrukturplan kann ein PSP-Element grundsätzlich alles sein, was für das Projekt relevant ist – also Phasen, Vorgänge, Arbeitspakete mit zeitlichen Dauern, aber auch Artefakte wie Dokumente, Listen oder Meilensteine. Eine solche grafische Übersicht, ein "Big Picture", erleichtert es, im Projekt den Überblick zu behalten.

Bei der hier vorgestellten Lösung ist der hierarchisch aufgebaute PSP in Excel angelegt. Er ist dadurch flexibel erweiterbar, durchsuchbar (Strg+F) und sortierbar (Filterfunktion). Bild 1 zeigt ein Beispiel, wie ein solcher PSP in Excel aussehen kann.

Die Struktur des PSPs festlegen