Ihr E-Mail-Postfach quillt über und die vielen Newsletter nerven? Mit einer effizienten E-Mail-Ablage können Sie die tägliche E-Mail-Flut meistern. Burkhard Heidenberger zeigt, wie Sie mit wenigen Ordnern ein sinnvolles und übersichtliches Ablagearchiv schaffen und gibt Tipps, welche praktischen Erweiterungen die tägliche E-Mail-Bearbeitung erleichtern.
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Ihr E-Mail-Postfach quillt über und die vielen Newsletter nerven? Mit einer effizienten E-Mail-Ablage können Sie die tägliche E-Mail-Flut meistern. Burkhard Heidenberger zeigt, wie Sie mit wenigen Ordnern ein sinnvolles und übersichtliches Ablagearchiv schaffen und gibt Tipps, welche praktischen Erweiterungen die tägliche E-Mail-Bearbeitung erleichtern.
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Wer tägliche viele E-Mails erhält, braucht ein System zur E-Mail-Organisation, um in seinem Postfach den Überblick zu behalten. Viele Anwender sortieren dazu ihre eingehenden E-Mails in verschiedene Ordner – z.B. getrennt nach Projekten, Themen, Personen etc. Ordner haben jedoch Vor- und Nachteile. Sie ermöglichen einen schnellen Überblick über zusammengehörige E-Mails und können deshalb die Suche etwa nach einer bestimmten E-Mail wesentlich erleichtern. Allerdings kann die Ablage in Ordnern auch recht aufwendig sein. Denn je umfangreicher die Ordnerstruktur, also je mehr Ordner – eventuell sogar Unterordner – Sie anlegen, desto zeitintensiver, pflegeaufwendiger und unübersichtlicher wird die Ablage: Ordner suchen, aufklappen, E-Mail verschieben, …
In meinem Arbeitsalltag (Weiterbildungssektor, Onlineschulungen für Unternehmen) erhalte ich täglich durchschnittlich 30-40 E-Mails, wobei ich häufig auch sehr projektbezogen arbeite. Das nur vorab, um Ihnen Einblick in mein Anforderungsprofil zu geben, aus dem mein individuelles System zur E-Mail-Organisation resultiert, welches ich in diesem Tipp vorstellen möchte. Vielleicht können Sie es so oder in abgewandelter Form auch für Ihren Arbeitsalltag nutzen.
Ordner lege ich nur wenige an – und wenn, dann ausschließlich für klar strukturierte Projekte oder Vorgänge, wie z.B. "Projekt X", "Buchhaltung", etc. Warum? Damit habe ich sämtliche zu einem bestimmten Projekt gehörende E-Mails in einem Ordner gesammelt – sowohl empfangene als auch von mir gesendete – und kann auch die chronologische Reihenfolge mit einem Blick erfassen. Ist das Projekt abgeschlossen, wird der gesamte Ordner archiviert und aus Outlook entfernt. Damit halte ich mein Outlook schlank und leistungsfähig. Nun zu meinen Ordnern – die Bezeichnungen sind individuell.
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Kategorien und automatische Regeln
04.03.2021
Vielen Dank für den Artikel.
Ein weiterer Tipp: Nutzen Sie Kategorien und automatische Regeln in Verbindung mit den Suchordnern. So können Emails sogar mehreren "Zielen" zugeordnet werden und tauchen dann auch in mehreren Ordnern auf. Die Outlook-Suche funktioniert in den Suchordnern genauso wie in normalen Ordnern.
Die automatischen Regeln können Emails schon bei Eingang kategorisieren, wodurch das manuelle Verschieben in den Zielordner entfällt.
Jetzt können sogar alle bearbeiteten Emails direkt archiviert werden und es gibt damit nur einen großen Topf für die Emails, der Rest erfolgt durch die geschickte Kombination der Kategorien. Die Suchordner arbeiten nämlich auch unter Einbeziehung des Archivs.
Textbausteine
03.03.2023
Danke für die Tipps. Bei den Textbausteinen bin ich hellhörig geworden: Wie können diese denn angelegt werden?