Wer Abteilungs- oder Teamleiter ist, an zahlreichen Projekten gleichzeitig arbeitet oder als Dienstleister in ein Ticketing-System eingebunden ist, kennt die Problematik: Das Postfach quillt über, ständig klingelt das Telefon, Deadlines sind einzuhalten, ständige Erreichbarkeit ist sicherzustellen, man muss alle relevanten Dokumente und Vereinbarungen zur Hand haben und jederzeit Auskunft geben können über den Status quo der Projekte, auch wenn die Kollegen einmal nicht im Büro und die Projektbeteiligten nicht erreichbar sind.

Für ein professionelles Ticketing- oder Projektmanagementsystem fehlt häufig das Geld, das notwendige Know-how oder der Wille. Wie schön wäre es da, jemanden zu haben, der das Postfach überwacht, die Projekte strukturiert und priorisiert, alle Projektbeteiligten und Vereinbarungen kennt und jederzeit Auskunft erteilen kann.

Das eigene Team kann dies leisten, mit einem System, das erstaunlich einfach zu handhaben ist, sich rasch und kostengünstig einführen lässt und bei korrekter Anwendung das gesamte Team entlastet und die Zusammenarbeit fördert:

Ein Team- oder Gruppenpostfach, auf das alle Teammitglieder Zugriff haben, in Verbindung mit gemeinsam vereinbarten Regeln für das Postfach sowie einer Dateiablage und Zugriffsrechten.

Als Service Desk Verantwortliche mit langjähriger Berufserfahrung habe ich dieses System bereits in mehreren Teams eingeführt. Es erfordert zu Beginn Disziplin, funktioniert nur, wenn das ganze Team von dem Konzept überzeugt ist und es mit Leben füllt, ist aber – wenn es erfolgreich ist – etwas, das man nicht mehr missen möchte und das viel Zeit und Nerven spart.

Insbesondere für die Teammitglieder, die die operative Arbeit leisten, lohnt es sich, das System auszuprobieren und weiterzuentwickeln. Als Teamleiter können Sie die notwendigen Rahmenbedingungen dazu schaffen.

Team-Postfach einrichten und in Outlook einbinden

Das Erstellen des Team-Postfachs ist der komplexeste Schritt des gesamten Konzepts und sollte von der IT-Abteilung vorgenommen werden. Es funktioniert in der Regel nur dann, wenn alle Teammitglieder derselben Domain angehören. Bitten Sie den Administrator des E-Mail Exchange Servers in Ihrem Unternehmen, ein solches Postfach einzurichten und Sie als Teamleiter mit Administratorrechten für das Gruppenpostfach auszustatten, sodass Sie steuern können, wer ein Zugriffsrecht auf das Team-Postfach besitzt. Jedes Teammitglied bindet anschließend das freigegebene Team Postfach in seinen E-Mail-Client ein. Das Team-Postfach umfasst üblicherweise auch gleich einen Teamkalender.