Um die jeweiligen Ziele eines Projekts zu erreichen, ist eine effektive Projektsteuerung und -dokumentation unbedingt erforderlich. Ein bekanntes Tool, das dafür eine große Hilfe sein kann, aber in der Praxis eher selten genutzt wird, ist die Notizerfassungssoftware Microsoft OneNote.
Dieser Beitrag beschreibt, wie Microsoft OneNote die Projektsteuerung und -dokumentation unterstützen kann und Projektmanager so ihre eigene Arbeit effektiver gestalten. Der Artikel bezieht sich dabei auf die Möglichkeiten, die die Version 2010 bietet. Sofern diese durch die Version 2013 erweitert werden, wird kurz darauf eingegangen. Grundkenntnisse in der Nutzung der Software sind dabei von Vorteil, jedoch nicht Voraussetzung.
Projektdokumentation mit OneNote
Microsoft OneNote erlaubt die strukturierte Ablage von Informationen aller Art (Text, Bilder, Ton, Video u.a.). Für jedes Notizbuch wird bei der Erstellung ein eigenes Dateiverzeichnis automatisch angelegt. Der Aufbau eines Notizbuches folgt dabei dem Schema:
- Jedes Notizbuch (vgl. Bild 1, #1) kann mehrere Abschnitte (vgl. Bild 1, #2) enthalten. Diese Abschnitte werden als separate Dateien im jeweiligen Verzeichnis des Notizbuches abgelegt. Die Abschnitte lassen sich entweder über die Navigation links oder über Registerkarten oberhalb des Eingabebereichs aufrufen.
- In jedem Abschnitt lassen sich beliebig viele Seiten anlegen (vgl. Bild 1, #3).
- Jeder Seite lassen sich Unterseiten bis zur zweiten Ebene zuordnen (vgl. Bild 1, #4).
- Die Ablage von Informationen erfolgt auf jeder Seite oder Unterseite.
Ablagestruktur anlegen
Um in OneNote eine Ablagestruktur für die Projektdokumentation einzurichten, kann z.B. die für das jeweilige Projekt definierte Projektablagestruktur dienen. Bei der in Bild 2 abgebildeten Projektablagestruktur ließe sich beispielsweise für den Ordner "05_Teilprojekte_Arbeitspakete" ein Abschnitt in OneNote anlegen. Der Ordner "01_Projektmanagement" wäre demzufolge eine Seite in OneNote, "01_Kostenplanung" und "02_Präsentationen" deren Unterseiten usw.
Ein Beispiel, wie die Projektdokumentation mit OneNote erfolgen kann, finden Sie in der mitgelieferten Datei "Beispiel_Demoprojekt.onepkg".
Bild 2: Beispiel für eine Projektablagestruktur.
Dokumente in OneNote
Standardmäßig werden Projektdokumente mit Office-Programmen wie Word, Excel, PowerPoint, Project, Visio usw. erstellt. Um Dokumente in OneNote zu erstellen und zu speichern, gibt es zwei Möglichkeiten: Das Erstellen von Dokumenten in OneNote selbst sowie das Einbetten von Dokumenten.
Dokumente in OneNote erstellen
Dokumente lassen sich direkt in OneNote mit der OneNote-Textverarbeitung erstellen. Ein Export, z.B. in Word- oder PDF-Dateien, ist möglich. Obwohl die Möglichkeiten zur Textformatierung in OneNote nicht den Umfang wie z.B. in Word erreichen, sind alle wichtigen Features verfügbar (Fett- und Kursivdruck, Gliederungen, Grafiken erstellen und einbetten etc.). Ab der Version 2013 ist auch das Erstellen von Excel- und Visio-Dateien direkt in OneNote möglich.
Dokumente in OneNote einbetten
Von einer bereits existierenden Datei in einem beliebigen Format kann über Einfügen / Datei anfügen eine Kopie als eingebettetes Objekt in einer OneNote-Seite gespeichert werden. Per Doppelklick auf das eingebettete Objekt öffnet sich dieses standardmäßig mit dem damit verknüpften Programm. Auf diese Weise lassen sich beliebige Dateien als Objekte innerhalb von OneNote speichern und bei Bedarf bearbeiten. Die Original-Datei bleibt dabei unverändert.
Gerhard Schwarzer
22.01.2014