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Eskalation an Entscheider:innen hat oft einen schlechten Ruf, obwohl dieser Prozess zur Lösung bestimmter Probleme im Projekt zentral ist! Gestalten Sie den Eskalationsprozess in drei Schritten und mithilfe nützlicher Checklisten erfolgreich.
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Eskalation an Entscheider:innen hat oft einen schlechten Ruf, obwohl dieser Prozess zur Lösung bestimmter Probleme im Projekt zentral ist! Gestalten Sie den Eskalationsprozess in drei Schritten und mithilfe nützlicher Checklisten erfolgreich.
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Eskalation ist ein notwendiger Bestandteil des Projektmanagements. Sie ist in manchen Situationen des Projektes zwingend erforderlich, um bestimmte Probleme mit einer fundierten Entscheidungsvorlage "nach oben" zu kommunizieren, wenn Entscheidungen von der Projektleitung und dem Team nicht selbst gelöst werden können oder dürfen. In der Regel trifft das bei Prioritätenkonflikten, mangelnder Verfügbarkeit, Budgetfragen oder bei Ziel- und Interessenkonflikten zu. Hier ist professionelle Eskalation angesagt.
Das Eskalationsverfahren im Unternehmen regelt, an wen sich die Projektleitung mit welchen Themen, wann und in welcher Form wenden muss. In vielen Unternehmen ist der Eskalationsprozess als strukturelle Voraussetzung für die Projektarbeit beschrieben. Eskalation ist dann erforderlich, wenn sich Probleme im Projekt innerhalb des Teams nicht lösen lassen – sei es, dass man sie nicht lösen kann oder nicht lösen darf. Umso verwunderlicher, dass immer noch manche Personen Eskalation negativ bewerten. Das trifft nicht nur für die Projektleitung zu, sondern auch für Entscheider:innen, die leider nicht immer ein positives Verständnis von Eskalation haben.
Dafür gibt es nach meiner Erfahrung verschiedene Gründe:
Die ersten drei Punkte beziehen sich auf Einstellungen und Handeln der Projektleitung. Doch ein wichtiger Punkt, über den leider viel zu wenig gesprochen wird, fehlt noch: Mitglieder von Steering Committees oder anderen Entscheidungsgremien schätzen Eskalation nicht immer, egal wie fundiert die Projektleitung die Probleme und ihre Auswirkungen darstellt und selbst wenn sie zudem auch eine gut vorbereitete Entscheidungsvorlage anbietet. Dafür gibt es verschiedene Gründe:
Ein klar beschriebener Eskalationsprozess ist die strukturelle Voraussetzung für erfolgreiches Projektmanagement im Unternehmen. Alle Beteiligten – Projektleitung, Teammitglieder, Entscheidungsträger, das Linienmanagement – müssen wissen, an wen sich die Projektleitung mit welchen Themen, wann und in welcher Form wenden muss. Doch das allein reicht nicht aus. Die Projektleitung muss auch das Handwerk der Eskalation beherrschen. Im Mittelpunkt meines Beitrags stehen drei Fragen, die sich auf die drei Phasen der Eskalation beziehen. Leser:innen finden im Text Empfehlungen und Checklisten nicht nur für die Projektleitung, sondern auch für das Management, das letztlich entscheidet, ob eine Eskalation erfolgreich ist oder nicht.
Erfolgreiche Eskalation beginnt mit der gründlichen Vorbereitung. Deshalb sollte die Projektleitung größten Wert auf diese legen. Beachten Sie folgende Empfehlungen:
"Habe ich alles in meiner Macht Stehende unternommen, bevor ich das Problem eskaliere?" Diese Frage sollten Sie mit einem eindeutigen "Ja" beantworten können. Wenn die Projektleitung das Problem der mangelnden Verfügbarkeit eines Projektmitarbeiters trotz mehrfacher Gespräche mit ihm und seinem Linienmanager nicht lösen kann, dann ist Eskalation angesagt, aber erst dann! Diskutieren Sie die Probleme, die den Projektfortschritt blockieren, auch mit dem Projektteam: "Haben wir alles getan, was in unserem Einflussbereich steht, um das Problem zu lösen? Die Projektmitarbeitenden sollten die Frage ebenfalls mit einem eindeutigen "Ja" beantworten können.
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Guter Artikel, mit…
22.03.2024
Guter Artikel, mit spannenden Anregungen. Insbesondere das Thema mit der Vorbereitung einer Entscheidung inkl. Handlungsoptionen und deren Bewertung kann ich unterstreichen. Das wird viel zu oft vernachlässigt, ist aber essenziell für eine schnelle und gute Entscheidungsfindung.