Ein klarer Projektauftrag spielt eine zentrale Rolle für den Erfolg eines Projekts. Unter Federführung der Projektleitung müssen die Eckpunkte des Projekts – Ziele, Priorität, Zeitrahmen, Budget, Rollen und ggf. noch weitere Punkte – geklärt und mit den Entscheidern (Sponsoren, Gremien) verbindlich festgelegt werden. Der Projektauftrag dokumentiert die Inhalte dieser Vereinbarung.

Um einen klaren Projektauftrag zu erreichen, muss die Projektleitung im Idealfall also "nur" die zu klärenden Inhalte kennen und diese dann gründlich ausarbeiten. Doch so reibungslos läuft es in der Praxis längst nicht immer, denn unklare Aussagen, unrealistische Annahmen, Widersprüche oder Machtprozesse können die Auftragsklärung erheblich behindern. Für die Projektleitung reicht es deshalb nicht aus, die Logik der Auftragsklärung – also das Wissen um die zu klärenden Punkte – zu kennen. Sie muss sich in diesen Fällen auch mit der Psychologik des Klärungsprozesses beschäftigen.

Die folgenden Tipps sollen Ihnen dabei helfen, einen klaren Projektauftrag zu erreichen.

Überprüfen Sie die eigenen Annahmen

Manche Dinge erscheinen uns so selbstverständlich, dass wir sie erst gar nicht hinterfragen. Wir gehen dann von ungeprüften Annahmen aus, die sich möglicherweise als falsch herausstellen. Als Projektleitung mag es Ihnen z.B. selbstverständlich erscheinen, dass das Projekt für die Mitglieder des Lenkungsausschusses eine hohe Priorität hat und sie deshalb die notwendigen Ressourcen zur Verfügung stellen werden. Das wäre schließlich positiv für die Projektarbeit.

Solche Annahmen sollten Sie jedoch kritisch durchleuchten: Wie komme ich zu dieser Einschätzung? Habe ich den Realitätsgehalt meiner Annahme geprüft? Oder lasse ich mich vom Wunschdenken beeinflussen? Annahmen und Prämissen sind Leitlinien für unser Handeln, wir kommen nicht ohne sie aus. Das darf jedoch nicht dazu führen, dass wir diese Annahmen unreflektiert als "Realität" verstehen.

Hinterfragen Sie deshalb Ihre Annahmen und Prämissen. Das verlangt mentale Offenheit und produktive Nachdenklichkeit. Die zentralen Fragen dazu lauten:

1. Von welchen Annahmen gehe ich aus?
2. Auf welchen Fakten basieren meine Annahmen?
3. Wann habe ich sie zum letzten Mal überprüft?

Lassen Sie sich keine Unklarheiten aufs Auge drücken

Im Rahmen der Auftragsklärung kommt es immer wieder vor, dass die beteiligten Personen unklare Begriffe oder mehrdeutige Aussagen verwenden, wobei dies den Beteiligten oft gar nicht bewusst ist. Hier ist Vorsicht geboten. Statt unklare Aussagen zu interpretieren, sollten Sie Ihre Irritation wahrnehmen und nachfragen, was mit dem Begriff oder der Aussage konkret gemeint ist. Fordern Sie andere auf, Begriffe und Schlagworte zu präzisieren, d.h. begreifbar zu machen. Begreifbar bedeutet: Ich muss etwas in den Händen halten.

Seien Sie vorsichtig mit eigenen Interpretationen, denn diese können Klärung verhindern. Unklarheit ist nicht weiter schlimm, solange deutlich ist, dass diese besteht. Es ist kein Ausdruck von Stärke, Verunsicherungen zu tabuisieren und die eigene Irritation zu leugnen. Wer Irritation weit weg von sich schiebt, verfängt sich leicht in ihr, denn dann werden Risiken oder gar Alarmsignale nicht wahrgenommen.

Achten Sie auf Widersprüche

Das Projekt hat hohe Priorität, der Endtermin steht fest, doch über die notwendigen Ressourcen ist immer noch keine klare Entscheidung getroffen. Derart offensichtliche Widersprüche im Verhalten oder bei Entscheidungen begegnen einem in der Projektarbeit häufig. Denn eindeutige Entscheidungen sind in einem Unternehmen aufgrund von Zielkonflikten oder unterschiedlichen Interessen nicht immer einfach zu erreichen.