Wie hat Ihr letzter Projektauftrag ausgesehen? Hat er ein klares Bild geliefert oder mehr offene Fragen hinterlassen als beantwortet? Erkennen Sie im Nachhinein einen Zusammenhang zwischen dem Projektauftrag - also der Art, wie er erteilt wurde, dessen Inhalt und Form - und dem Projektverlauf?

Selbst bekannte Normen und Standards des Projektmanagements sind sich bei diesem entscheidenden Projektbestandteil nicht einig, was denn ein Projektauftrag genau ist und welche Inhalte ihn zu einem vollständigen Projektauftrag machen.

Es geht in diesem Artikel nicht um Vorlagen oder Methoden. Das Ziel ist, die Essenz eines Projektauftrags zu erfassen und Ihnen praktische Tipps für eine präzise Auftragsklärung an die Hand zu geben. In Beispielen beziehe ich mich auf meine Erfahrung aus zehn Jahren in der Automotive-Branche.

Der Projektauftrag als "Leuchtturm" des Projekts

Im Projektauftrag beschreibt der Auftraggeber das Ergebnis, das er bei Projektende "in den Händen" halten will. Damit kann er seinen Wunsch verbindlich einem Projektteam übertragen. Der Projektauftrag dient dazu, den Projektumfang (engl. project scope) zu definieren, also die Ziele und Aufgaben im Projekt gegenüber anderen Vorhaben abzugrenzen. Er ist Orientierungspunkt für die Ausrichtung der Aktivitäten im Projekt, für die Bewertung des Fortschritts und für die Priorisierung der Aufgaben während der Projektdurchführung – er hat eine Leuchtturmfunktion.

Noch vor Projektstart dient der Projektauftrag den Entscheidern als Entscheidungsgrundlage bei der Projektgenehmigung. Bei Projektabschluss ist der Projektauftrag üblicherweise der Maßstab für die Bewertung des Projekterfolgs. Er enthält die Vorgaben, die bei Projektabnahme dem Ergebnis gegenübergestellt werden. Er wirkt weiterhin als Vertrag zwischen Projektmanager und Auftraggeber. Nicht zuletzt bildet ein gemeinsamer und verstandener Projektauftrag den Kitt für die Teambildung. Ein fest umrissener Projektauftrag ist also unverzichtbar.

Der Projektauftrag als Startpunkt

Ein Projektauftrag ist das Fundament der Projektplanung und in aller Regel der Startpunkt für das Projekt. Dessen Inhalte, insbesondere die darin enthaltenen Vorgaben und Anforderungen, definieren das Projekt. "Planning begins with requirements that define the product and project", heißt es im Prozess-Referenzmodell CMMI for Development 1.3 (CMMI 1.3 2010, S. 44). Bei der Projektplanung werden die Inhalte des Projektauftrags in konkrete Arbeitsaufträge übersetzt. Darum sollte die Planung eines Projekts stets mit der Klärung und Präzisierung des Projektauftrags beginnen.

Für den Projektmanager ist der Projektauftrag die erste "Standortbestimmung" und die Legitimation für die Ausübung seiner Rolle.

Vier Kernfragen für einen vollständigen Projektauftrag

Der Projektauftrag hat also mehrere Funktionen in Bezug auf die Projektinitiierung, die Projektplanung und die Projektdurchführung. Daraus ergeben sich Ansprüche an den Inhalt des Projektauftrags. Hier sind nur einige wenige Beispiele für Fragen, die diese Ansprüche widerspiegeln und in jedem Projekt unabhängig von der Branche – vor Projektbeginn – beantwortet werden müssen:

• Was ist das Ziel?
• Welche Ergebnisse werden erwartet?
• Wie ist die Priorität der Ergebnisse?
• Wann sollen die Projektergebnisse vorliegen?
• Was darf das Projekt kosten?
• Warum ist das Projekt wichtig? Welchen Nutzen bringt das Projektergebnis?
• Wie ist der heutige Ist-Zustand, und warum ist dieser unbefriedigend?
• Gibt es bereits Vorgängerprojekte oder Erfahrung mit ähnlichen Projekten?
• Welches Budget, welches Personal und welche Einsatzmittel stehen ungefähr zur Verfügung?
• Welche Einschränkungen müssen bei der Umsetzung des Vorhabens berücksichtigt werden?

Sieht man sich die einzelnen Fragen an, stellt man fest, dass sich jede einer (oder mehrerer) der folgenden vier Kernfragen zuordnen lässt:

• Welche Ziele sollen mit dem Projekt erreicht werden?
• Welche Motivation steht hinter dem Projekt?
• Wie sieht die Ausgangssituation aus?
• Welche Randbedingungen gelten?

Die zahlreichen Fragen, die sich Auftraggeber und Projektteam vor einer Projektbeauftragung stellen, sind Teilaspekte einer oder mehrerer dieser vier Kernfragen. Sie bilden den Mittelpunkt, um den sich die Diskussion der Frage "Was muss unbedingt im Projektauftrag enthalten sein?" dreht.