Mit den Zeitmanagement-Tipps dieses Beitrags gestalten Sie Ihren Arbeitsalltag produktiver und stressfreier. Dr. Tomas Bohinc beschreibt fünf einfache Methoden, mit denen Sie Prokrastination vermeiden und Aufgaben erfolgreich erledigen können.
An Amazon-Kindle übertragen
Melden Sie sich bei Ihrem Amazon Konto an und folgen Sie den Anweisungen, um Ihre Datei hochzuladen und auf Ihr Kindle-Gerät zu übertragen. Unter diesem Link können Sie Ihre Amazon-Geräte und Dateien verwalten. Feedback oder Fragen?
Mit den Zeitmanagement-Tipps dieses Beitrags gestalten Sie Ihren Arbeitsalltag produktiver und stressfreier. Dr. Tomas Bohinc beschreibt fünf einfache Methoden, mit denen Sie Prokrastination vermeiden und Aufgaben erfolgreich erledigen können.
Bei den Biografien vieler erfolgreicher Menschen fällt auf, dass sie ihre Zeit effektiv nutzen und gezielt managen. Im Bereich Selbstmanagement haben solche Persönlichkeiten einfache und wirkungsvolle Regeln entwickelt, um ihren Umgang mit der eigenen Zeit zu optimieren. Ein prominentes Beispiel dafür ist Benjamin Franklin, der seinen Tag streng durchplante – mit klar definierten Zeitblöcken für Arbeit, Lernen und Reflexion. Er war Drucker, Verleger, Schriftsteller, Naturwissenschaftler, Erfinder und Staatsmann.
Sein Erfolg als Multitalent beruhte auf einem strikten Tagesplan als Methode zum erfolgreichen Selbstmanagement. Sein Beispiel zeigt, dass Erfolg nicht nur auf Talent basiert, sondern auch auf Disziplin, Struktur und dem richtigen Umgang mit Zeit und Ressourcen.
Dieser Artikel erklärt fünf bewährte Regeln, die Sie leicht in Ihren Alltag integrieren können, um Ihre Arbeit effektiver zu bewältigen.
Ein weiteres Beispiel ist Marie Curie. Sie war nicht nur die erste Frau, die einen Nobelpreis erhielt, sondern auch die erste Person, die ihn in zwei verschiedenen wissenschaftlichen Disziplinen gewann, nämlich Physik und Chemie. Ihr Erfolg beruhte nicht nur auf ihrer brillanten Intelligenz, sondern auch auf ihrer außergewöhnlichen Fähigkeit, ihre Zeit effizient zu nutzen. Sie arbeitete unter schwierigen Bedingungen und dennoch entwickelte sie eine innovative Methode zur Gewinnung von Radium, weil auch sie ihre Zeit strategisch investierte. Ähnlich wie Benjamin Franklin organisierte auch sie ihren Arbeitstag streng nach Phasen, die sie akribisch einhielt.
Zum Zeitmanagement gibt es viele Bücher, aber auch viele Artikel im projektmagazin. In diesem Tipp lege ich den Fokus auf fünf einfache Zeitregeln, die Sie sofort umsetzen können und bei Bedarf ganz einfach in Ihre Alltagsroutine integrieren können.
Dies sind:
Die 2-Minuten-Regel stammt aus der Getting Things Done (GTD)-Methode von David Allen, einem bekannten Experten für Produktivitätsstrategien (Allen; Reuter, 2015). Mit dieser Methode werden Aufgaben in fünf Schritte unterteilt: Erfassen, Verarbeiten, Organisieren, Durchsehen und Erledigen. So entlasten Sie Ihren Geist und maximieren Ihre Effizienz.
Das Hauptziel der 2-Minuten-Regel ist es, die Anhäufung von kleinen Aufgaben zu vermeiden, indem man kurze Tätigkeiten sofort erledigt. Diese Methode priorisiert kleine Tätigkeiten zeitlich, anstatt sie unnötig aufzuschieben. Der Trick dabei ist: Sobald die Aufgabe erledigt ist, lässt sie sich schnell abhaken, kann somit keinen unnötigen Raum mehr in unserem "Arbeitsspeicher" einnehmen und ist schneller aus unserem Kopf verschwunden. Das verringert den Mental Load deutlich.
Die Regel ist denkbar einfach: Erledigen Sie Aufgaben, die weniger als zwei Minuten dauern, sofort. Falls die Aufgabe länger dauert, planen Sie diese in einer To-do-Liste für später ein oder teilen Sie sehr große Aufgaben ggf. auf, bzw. delegieren Sie diese nach Möglichkeit und Kapazität.
Beispiel: Eine E-Mail mit einer kurzen Rückfrage landet in Ihrem Postfach. Statt sie auf die Aufgabenliste zu setzen, beantwortet man sie sofort. Ebenso gilt dies für einfache organisatorische Tätigkeiten wie das Einsortieren eines Dokuments oder das Notieren eines Termins im Kalender.
Diese Regel basiert auf der Erkenntnis, dass Menschen ihre Ziele eher erreichen, wenn sie innerhalb von drei Tagen erste Schritte zur Umsetzung unternehmen (Derksen, 2024). Es ist keine rein psycho-logisch begründete Regel, sondern eine organisatorische Faustformel für höhere Effizienz, die die Willenskraft eines Menschen mobilisieren soll.
Die Regel hilft, Prokrastination zu vermeiden und Ideen schneller in konkrete Taten umzusetzen.
Das Prinzip ist einfach: Wenn Sie eine Idee oder ein Ziel haben, sollten Sie innerhalb von 72 Stun-den den ersten Schritt zur Umsetzung machen. Oft reicht es schon, die Idee kurz zu skizzieren und sich ein erstes konkretes To-do zu notieren. Tun Sie dies nicht, dann wird die Idee von anderen Dingen überlagert und gerät schnell wieder in Vergessenheit.
Beispiel: Angenommen, jemand möchte ein Buch schreiben. Wenn diese Person sich innerhalb von 72 Stunden nicht zumindest Stichworte zum Buch notiert, sinkt die Wahrscheinlichkeit drastisch, dass das Buch jemals erscheinen wird.
Der 5-Minuten-Schritt stammt aus der Psychologie und wird als Technik gegen Prokrastination, also das unnötige und meist ungewollte Aufschieben von Aufgaben, genutzt (Boos, 2024, S. 40 ff). Sie hilft Menschen, Aufgaben besser angehen zu können.
Die Regel nutzt einen psychologischen Trick: Statt sich von der Größe einer Aufgabe abschrecken zu lassen, geht es darum, möglichst rasch einfach zu starten, bevor die Hemmungen vor der Aufgabe zu groß werden können. Der innere Widerstand, mit einer Aufgabe zu beginnen, wird so verringert.
Die Methode ist simpel: Wenn Sie merken, dass Sie eine Aufgabe vermeiden wollen, sagen Sie sich: "Ich mache es nur für fünf Minuten." Entscheiden Sie erst danach, ob Sie weitermachen oder aufhören. In den meisten Fällen erleichtern Sie sich damit den Einstieg so enorm, dass Sie die Aufgabe schließlich doch beenden können.
Beispiel: Der Projektleiter eines Bauprojekts schiebt das Schreiben eines wichtigen Statusberichts immer wieder vor sich her. Anstatt sich von der gesamten Aufgabe überwältigt zu fühlen, beginnt er zunächst lediglich für fünf Minuten damit – vielleicht nur mit einer ersten Gliederung oder einem groben Entwurf. Sobald der Anfang gemacht ist, fällt es ihm nun deutlich leichter, dranzubleiben und den Bericht fertigzuschreiben.
Die 90-Minuten-Regel basiert auf den wissenschaftlichen Erkenntnissen des Schlafforschers Nathaniel Kleitman (Kleitman, 1987). Er hat biologische Rhythmen untersucht und herausgefunden, dass die Konzentration einem Zyklus aus Hoch- und Tiefphasen folgt. Eine typische Konzentrationsphase beträgt demnach etwa 90 Minuten.
Die Regel soll helfen, die natürliche Leistungsfähigkeit optimal zu nutzen. Anstatt über Stunden hinweg zu versuchen, hochkonzentriert zu arbeiten, die eigene Ermüdung sowie Bedürfnisse nach kurzen Pausen zu ignorieren und dabei stetig an Produktivität zu verlieren, geht es darum, gezielt 90-minütige Arbeitsphasen einzuplanen und danach bewusst Pausen einzulegen. Nach den kurzen Pausen steigt die Konzentration dann i.d.R. so an, dass man insgesamt viel produktiver arbeiten kann.
Die Methode funktioniert nach dem folgenden Prinzip: 90 Minuten konzentrieren Sie sich voll auf eine Aufgabe. In dieser Zeit arbeiten Sie möglichst ohne Ablenkung. Danach legen Sie eine Pause von 15 bis 30 Minuten ein. Pausen sind sehr wichtig, denn sie erlauben es dem Gehirn, sich zu erholen und neue Energie zu tanken. Unterteilen Sie Ihren Tag gezielt in diese Zyklen aus hoher Konzentration und kurzen Pausen. Dadurch bleibt Ihre Produktivität über den Tag hinweg konstant hoch.
Beispiel: Eine Projektmanagerin muss ein großes Projekt planen. Statt sich den ganzen Tag mit Unterbrechungen durch Mails oder Meetings abzumühen, arbeitet sie 90 Minuten fokussiert an der Planung. Danach macht sie eine bewusste Pause, geht kurz an die frische Luft oder trinkt einen Kaffee. Nach der Erholung startet sie in die nächste intensive Arbeitsphase.
Die Regel ist unter dem Namen 90-Minuten Regel bekannt. Individuell können Konzentrationsphasen aber abweichen. Viele Menschen haben etwa eher einen 60-Minuten-Rhythmus. Wichtig ist also nicht das minutengenaue Einhalten der Regel, sondern die optimale Konzentrationsspanne sowie Pausenlänge für sich selbst herauszufinden. Beobachten Sie also gezielt, nach welcher Pausenlänge Ihre Produktivität stärker steigt und wie lange Sie optimal konzentriert am Stück arbeiten können!
Eine weiter Methode, die auf dem gleichen Prinzip beruht, ist Fokus und Pause.
Zeitmanagement ist eine der größten Herausforderungen in der modernen Arbeitswelt. Die 18-Minuten-Regel, entwickelt von dem US-amerikanischen Autor Peter Bregman, bietet eine effektive Methode, um den Tag gezielt zu strukturieren und die eigene Produktivität nachhaltig zu steigern (Bregmann, 2011). Diese Methode kombiniert bewusstes Planen mit regelmäßigen Reflexionsphasen, ohne zu viel Zeit in Anspruch zu nehmen. Sie unterstützt dabei, sich tagtäglich auf die wesentlichen Aufgaben zu konzentrieren. Kleine, aber gezielte Anpassungen führen langfristig zu besseren Ergebnissen und einer effizienteren Arbeitsweise.
Das Prinzip der 18-Minuten-Regel
|
Beispiel: Ein Projektleiter arbeitet an einem wichtigen internationalen Projekt mit zahlreichen zu erledigen Aufgaben: Er nimmt sich nun morgens fünf Minuten Zeit für eine kurze Planung und definiert drei Hauptaufgaben für diesen Tag: etwa eine Präsentation vorbereiten, E-Mails beantworten und ein Team-Meeting leiten. Jede Stunde prüft er eine Minute lang, ob er seine geplanten Aufgaben noch verfolgt oder ob sich Nebentätigkeiten eingeschlichen haben. Am Ende seines achtstündigen Arbeitstages nimmt er sich fünf Minuten Zeit, um zu reflektieren, ob die Planung erfolgreich war und was er am nächsten Tag besser machen könnte.
Natürlich müssen Sie die Minutenangaben bei all diesen Regeln nicht auf die Sekunde erfüllen. Es geht um einen Richtwert für konzentriertes, produktives und erfolgreiches Arbeiten. Probieren Sie die verschiedenen Prinzipien aus und beobachten Sie sich dabei selbst! Ziehen Sie dann ein persönliches Fazit, welche der Methoden besonders hilfreich für Sie sind und wie Sie die Zeitregeln am besten an Ihren individuellen Konzentrationsrhythmus anpassen. Das setzt auch voraus, dass Sie Ihre Zeit zumindest teilweise frei planen können.
Effektives Zeitmanagement ist mehr als nur eine Technik – es ist eine Haltung, mit der sich der Alltag produktiver und stressfreier gestalten lässt. Die vorgestellten fünf Regeln bieten eine einfache, aber wirkungsvolle Struktur, um Zeit effizienter zu nutzen und gleichzeitig den inneren Druck zu verringern. Indem Sie kleine, aber nachhaltige Anpassungen an Ihrer Arbeitsweise vornehmen, können Sie nicht nur ihre Produktivität steigern, sondern auch langfristig entspannter und erfolgreicher arbeiten.
Sie müssen nicht mit allen Regeln gleichzeitig starten. Wählen Sie zu Beginn eine Regel aus, die eine Antwort auf Ihr dringendstes Zeitproblem sein könnte. Seien Sie konsequent in der Anwendung, überprüfen Sie regelmäßig, wie hilfreich die Regel für Sie ist und passen Sie diese an Ihre individuellen Bedürfnisse an. Die erfolgreiche Umsetzung einer Regel motiviert Sie sicherlich auch, andere Bereiche Ihres Zeitmanagements noch effektiver zu gestalten. (ha)
