Wer kennt es nicht? Der Feierabend naht und die To-do-Liste ist immer noch genauso voll wie am Morgen, denn man saß den ganzen Tag über nur in Meetings fest. Die zahlreichen Besprechungen sorgen nicht nur dafür, dass To-dos liegen bleiben, sie sind häufig auch nicht sonderlich zielführend konzipiert. Laut einer Umfrage, die das Marktforschungsinstitut Kantar Public gemeinsam mit dem Instant-Messenger-Anbieter Slack im Oktober 2021 unter 2.000 Angestellten in Deutschland durchgeführt hat, wird knapp jedes zweite Meeting als überflüssig empfunden (Kantar Public/Slack, 2021).

Aber egal ob remote, vor Ort oder hybrid – besonders im Projektmanagement wird man Meetings nicht vermeiden können. Umso wichtiger ist es, dass sie sinnvoll und effizient gestaltet sind. Denn ein gutes Meeting sollte die Arbeitsmotivation und die Produktivität steigern, statt sie zu senken. Regelmäßige Kommunikation in Form von Besprechungen ermöglicht einen wertvollen Austausch, der in der schriftlichen Kommunikation verloren gehen kann. Man muss nur wissen, wie man es richtig angeht.

Dafür haben wir fünf Tipps zusammengetragen, mit denen Sie Ihre Meetings in effiziente Besprechungen verwandeln können, die den Arbeitsalltag vorantreiben, statt ihn aufzuhalten.

Tipp 1: Jour fixes setzen und einhalten

Montagmorgen, 9:15 Uhr: Das Meeting sollte schon vor 15 Minuten beginnen, aber es sind immer noch nicht alle da. Auch wenn nur ein paar Personen fehlen, kann so etwas den Terminkalender ganzer Teams durcheinanderbringen. Termine werden überzogen, neue Zeitslots müssen gefunden werden und am Ende wartet man wieder auf Kolleg:innen. Das Ergebnis: Chaos!
Um dieses Problem zu lösen, sollten Sie Jour fixes setzen. Der Begriff kommt aus dem Französischen und lässt sich wörtlich mit "fester Tag" übersetzen. Jour fixes sind regelmäßig stattfindende Termine einer bestimmten Gruppe von Personen. Themen, die regelmäßig mit denselben Leuten wiederholt besprochen werden müssen, wie zum Beispiel Status-Updates, sind ideal für Jour fixes. Denn hier bleiben Uhrzeit, Treffpunkt und Agenda gleich. Auf diese Weise muss man nur einmal einen gemeinsamen Termin für die regelmäßig stattfindende Besprechung festlegen und spart sich wiederkehrende Diskussionen zur Terminfindung.

Aber Achtung: Ein Jour fixe erfüllt erst dann seinen Sinn, wenn er wirklich regelmäßig stattfindet und alle Beteiligten pünktlich erscheinen. Daher ist es entscheidend, eine realistische Uhrzeit zu finden, die auch alle wahrnehmen können.

Tipp 2: Mikropausen legen

Mikropausen gelten als die Powernaps unter den Pausen. Denn neben einer ausgiebigen Mittagspause sollten Sie auch kleine Auszeiten zwischen den Meetings nicht vergessen. Rumänische Forscher:innen (Albulescu et.al., 2022) haben in ihrer Metastudie herausgefunden, dass richtig genutzte Pausen die Arbeitsleistung nicht mindern, sondern sogar steigern können. Denn kurze Auszeiten helfen gegen Müdigkeit am Arbeitsplatz und können das Energielevel erhöhen. Um ihre volle Wirkung entfalten zu können, sollten Mikropausen nicht länger als 10 Minuten sein.

Auch die Metastudie (Albulescu et.al., 2022) der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) bestätigt, dass der Körper in den Pausen Müdigkeit abbaut. Kurze Auszeiten können zudem das seelische Wohlbefinden steigern. Um diese positiven Effekte zu nutzen, bedarf es aber auch eines Wandels auf Seiten der Arbeitgeber:innen. Noch immer sind Pausen mit dem Image eines "kontraproduktiven Verhaltens" belastet, weshalb einige Angestellte vor ihnen zurückschrecken. Ermutigen Sie als Führungskraft Ihre Mitarbeitenden dazu, Mikropausen einzulegen. So verlieren diese ihren schlechten Ruf.

Besonders wenn Sie viel vor dem Bildschirm arbeiten und die meiste Zeit des Tages sitzend verbringen, kann eine Mikropause dazu dienen, sich kurz einmal zu bewegen und den Blick ein wenig schweifen zu lassen. Trinken Sie in der Zeit ein Glas Wasser, eine Tasse Tee oder einen Kaffee. Das hilft, die Stimme für das nächste Meeting vorzubereiten. Damit Sie erholt und fokussiert in die nächste Besprechung starten können, sollten Sie solche Mikropausen zwischen einzelne Meetings legen. Damit vermeiden Sie auch, dass Sie Ihren Anschlusstermin verpassen.

Tipp 3: Agenda erstellen und die Zeit im Blick behalten

Zum Jour fixe pünktlich zu erscheinen ist eine Sache, rechtzeitig aufzuhören eine andere. Werden Termine regelmäßig überzogen, leidet nicht nur der eigene Terminkalender, sondern auch der von beteiligten Kolleg:innen. Anschlusstermine werden verspätet begonnen oder finden gar nicht erst statt und andere Teilnehmende müssen warten. Was vielleicht einmal aus Versehen passiert, ist bei häufigerem Auftreten ein Zeichen mangelnder Wertschätzung und führt definitiv dazu, dass der Meeting-Frust steigt.