Die Urlaubszeit ist eine besondere Herausforderung für Projektleitung und Projektteam: Das Projekt soll mit weniger Kapazität weiter betrieben werden, und trotzdem müssen alle Aufgaben für die großen Meilensteine im Herbst erledigt oder zumindest vorbereitet sein, wenn alle wieder da sind. Dabei ist in der Regel in jeder Sommerwoche mindestens ein Teammitglied im Urlaub. Es gilt also, dafür zu sorgen, dass Übergaben klappen und Aufgaben erledigt sind, auf die andere Teilprojekte und Teammitglieder warten.

Gleichzeitig fehlt "das Publikum" für die Projektleistungen, da auch Kunden und Entscheider:innen zwischendurch abwesend sind. Das kann dazu verführen, die die auflaufenden Aufgaben zu lax zu nehmen. Als Projektleitung sollten Sie in dieser Zeit behutsam navigieren zwischen kleinteiligem Sicherstellen der vereinbarten Übergaben und dem Blick auf die nächsten drei bis fünf Schritte, um dem Team zu helfen, auf Kurs zu bleiben.

In diesem Beitrag liefere ich fünf Tipps, mit denen Sie als Projektleitung für Konzentration in dieser nur vermeintlich entspannten Phase sorgen, damit im Herbst kein böses Erwachen droht.

1. Aktiv den Fokus steigern

Stärken Sie den Fokus Ihres Teams auf das Projekt. Fokus bedeutet Klarheit und Eindeutigkeit – in Zielen, Aufgaben und Rollen. Jetzt geht es vor allem darum, dass allen präsent bleibt, was in der jeweiligen Woche ansteht – denn wenn Kollege:in X nächste Woche nicht da ist, muss ihre Aufgabe vorher fertig sein oder zumindest sauber übergeben werden.

Am einfachsten gelingt das in den Meetings, die Sie ohnehin regelmäßig mit Ihrem Team haben: Ob nun im Daily, im wöchentlichen Jour fixe, einem Status- oder Team-Meeting: Nutzen Sie die gewohnte Form, in der alle zusammenkommen.

"Das machen wir diese Woche, darauf arbeiten wir hin!" erinnert alle wie ein Mantra daran, was in der laufenden Woche Priorität hat und welche Auswirkung es auf den Gesamt-Projektplan hat, wenn eben diese Aufgaben nicht erledigt oder übergeben sind. Die Folgen können das Überziehen einer Abgabefrist an ein anderes Projekt sein oder die versäumte Übergabe an eine andere Abteilung. Unerledigte Tasks können auch dazu führen, dass die Kapazität eines Dienstleisters nicht genutzt werden kann. Etwa, wenn dieser für einen bestimmten Termin gebucht ist und nun nicht arbeiten kann, weil die Vorarbeit nicht gemacht ist. Auch das Teammitglied, das danach in Urlaub ist, kann von solchen Verzögerungen betroffen sein und kann im schlimmsten Fall seinen Teil der Aufgabe nicht rechtzeitig abgeben.

Eigentlich kennen Ihre Teammitglieder diese Prioritäten und Zusammenhänge. Doch gerade in der Urlaubszeit sind alle damit beschäftigt, ihre persönlichen Aufgaben rechtzeitig bis zum eigenen Urlaub fertig zu bekommen. Dabei vergisst man schon einmal, wie die Urlaubszeiten der anderen liegen, oder dass die eigene aktuelle Aufgabe, z.B. das Design-Template, bis zum Go-live in zwei Monaten auch noch umgesetzt, getestet und überarbeitet werden muss. Das kommt besonders häufig vor, wenn die weiteren Schritte in anderen Teams stattfinden, sodass man nicht ständig vor Augen hat, welche To-dos noch offen sind. Scheuen Sie sich nicht davor, Hinweise auf solche Abhängigkeiten zu wiederholen und sehen Sie es als Hilfestellung für das Team, die wichtigsten Tasks präsent zu haben.

2. Vorausschau auf die nächsten Monate

Weitsichtige Planung ist ein zentrales Kennzeichen guter Projektleitung. Das ist in der Urlaubszeit besonders zentral, denn als Faustregel gilt hier: Eine Woche Verzögerung im Sommer summiert sich im Herbst auf einen Monat Verspätung – weil in der Haupturlaubszeit in jeder Woche andere Teammitglieder im Büro fehlen.

Blicken Sie daher besser drei Monate statt drei Wochen voraus: Welche Meilensteine stehen an? Welche Abgabetermine müssen Sie einhalten? Welche Stationen muss der Liefergegenstand X bis dahin noch durchlaufen? Welche Person, welches Team und wessen Aufgaben sind für den Gesamtverlauf kritisch? (siehe auch "Terminplanung im Team - mehr Verbindlichkeit und Anschaulichkeit mit einer Roadmap")