In Organisationen zeichnet sich ein Muster ab: Je größer der eigene Verantwortungsbereich ist, desto größer ist häufig auch die Anzahl an Meetings, die den Kalender füllen. Das Problem dieser Meetings ist, dass sie häufig sehr ineffizient sind. Einzelne Teilnehmende kommen zu spät oder beantworten parallel E-Mails. Die Redner:innen unterbrechen sich gegenseitig am laufenden Band oder Einzelne halten lange Monologe, die niemand zu stoppen vermag.

Eine gängige Gegenmaßnahme bieten Meetingregeln. Sie sind Wegbereiter für effiziente Meetings. Bei unseren Kunden hängen solche Meetingregeln oft an den Wänden der Konferenzräume. Doch leider werden sie kurz nach der Einführung oft nicht mehr beachtet. Die Mitarbeiter:innen gewöhnen sich an das neue "Poster" und betrachten es im Folgenden nicht weiter.

Was wir bei unseren Kund:innen stattdessen einsetzen, sind sogenannte "Erfolgsfaktoren". Dabei handelt es sich um Maßnahmen, die jede:r Einzelne umsetzen kann, um die Erfolgswahrscheinlichkeit des Meetings zu erhöhen. Bei der Vorstellung dieser Faktoren erklären wir zunächst, dass jeder Faktor eine Einladung ist und niemandem eine Regel aufgezwungen werden soll. Jede:r kann selbst einen Beitrag dazu leisten, die Zeit im Meeting möglichst zielgerichtet zu verbringen.

Diese Unterscheidung von "Erfolgsfaktoren" und "Meetingregeln" macht einen großen Unterschied für die Verantwortungsübernahme der Teilnehmenden. Regeln laden dazu ein, sich passiv zurückzulehnen, um sie nicht zu brechen. Erfolgsfaktoren hingegen bieten den Anreiz, aktiv das Meeting mitzugestalten. Ist es am Ende nicht wie gewünscht gelaufen, liegt die Verantwortung nicht allein bei der Person, die die Moderation übernommen hat, sondern kollektiv bei allen Teilnehmenden. Gemeinsam können sie sich dann überlegen, was sie ändern können, damit das nächste Meeting effizienter wird.

In diesem Tipp stellen wir vier unserer zwölf gängigen und erfolgreichsten Erfolgsfaktoren vor.

Erfolgsfaktor 1: Gönn deinem Handy eine Pause!

Einer der größten Stimmungskiller in Meetings ist die Ablenkung durch elektronische Geräte. Leider haben viele Mitarbeitende die schlechte Angewohnheit, parallel im Meeting noch E-Mails zu beantworten oder Dokumente zu bearbeiten. Ob auf dem Handy oder am Laptop: Sobald auch nur eine Person auf ihr elektronisches Gerät schaut, sinkt die Konzentration aller Beteiligten im Raum. Besonders nervig ist dabei, wenn eine am Meeting teilnehmende Person aufgrund dieser Parallelarbeit die vorangegangene Frage nicht mitbekommen hat, weshalb sie für alle wiederholt werden muss. Spätestens das lädt auch alle anderen dazu ein, sich anderen Themen zu widmen. Und was in 20 Minuten hätte besprochen werden können, zieht sich über eine ganze Stunde – oder noch schlimmer: Es braucht einen Folgetermin, weil aufgrund des mangelnden Fokus keine Entscheidung getroffen werden konnte.

Um solche Situationen zu vermeiden, führen wir zu Beginn den Erfolgsfaktor "Gönn deinem Handy eine Pause!" ein. Dabei erklären wir zunächst, welche negativen Auswirklungen elektronische Geräte (wie oben beschrieben) nicht nur auf einen selbst, sondern auch auf alle anderen Teilnehmenden haben. Denn sobald ich auch nur ein Handy in Aktion sehe, sendet mir mein Gehirn das Signal "Oh! Vielleicht hat dir auch jemand geschrieben. Schau doch mal auf dein Handy!".

Wir laden alle Teilnehmenden dazu ein, ihr Handy (und idealerweise auch ihren Laptop) für die Dauer des Meetings nicht bei sich zu tragen oder gar neben sich auf den Tisch zu legen. Im Vergleich zur klassischen Regel „Verwendung von Handys verboten“, die die Verwendung von Handys als Fehlverhalten hervorhebt, zieht unser Erfolgsfaktor die Teilnehmenden selbst in die Verantwortung, zum Erfolg des Meetings beizutragen. Das entlastet auch die moderierende Person. Denn natürlich gibt es Ausnahmen, in denen der Blick aufs Handy wichtiger ist als die fokussierte Teilnahme am Meeting. Beispielsweise wenn ein Familienmitglied krank ist oder ein:e Teilnehmende:r aus anderen wichtigen Gründen auf Abruf ist.

Die Entscheidung, ob so ein Fall vorliegt, liegt dann bei den Teilnehmenden selbst, und sie können das gleich zu Beginn transparent machen. Wichtig ist dabei, dass die anderen Teilnehmenden dadurch nicht gestört werden. Im Zweifel gilt das Gesetz der zwei Füße: Die teilnehmende Person ist herzlich eingeladen, den Raum zu verlassen, zu erledigen, was zu erledigen ist, und ins Meeting zurückzukehren, wenn sie sich wieder voll und ganz auf den Inhalt konzentrieren kann.

Erfolgsfaktor 2: Timebox