Agile Retrospektiven bieten gegenüber der traditionellen Erfolgs- und Misserfolgsbilanz nach Projektabschluss den entscheidenden Vorteil, dass das Team in einem regelmäßigen Zyklus gemeinsam einen Rückblick, Einblick und Ausblick auf ein laufendes Projekt gestalten kann. Dadurch lässt sich die Zusammenarbeit stetig verbessern. Doch wie können Sie in der Projektleitung Retrospektiven situativ so anpassen, dass sie in allen Projektlagen einen maximalen Effekt entfalten?

Chancen agiler Retrospektiven in verschiedenen Projektsituationen

Retrospektiven werden in agilen Konstrukten regelmäßig durchgeführt, und zwar als letzte Station eines jeden Sprints. Dabei ist das Ziel, im Team festzustellen, was gut gelaufen ist und was verbessert werden kann. Das Team setzt sich mit Product Owner sowie Scrum Master zusammen und reflektiert die Arbeit der letzten Iteration. Die Teammitglieder können dabei alle Aspekte der Zusammenarbeit, der KommunikationKommunikationIm Projektmanagement ist der Austausch von Informationen zwischen den Projektbeteiligten ein entscheidender Erfolgsfaktor und Kommunikation ist ein eigenständiger Aufgabenbereich für die Projektleitung., der genutzten Tools und auch private Herausforderungen adressieren, die in dieser Zeit einen Einfluss auf ihre Arbeit hatten. Retrospektiven lassen sich vielfältig gestalten und optimal an die jeweilige Projektsituation anpassen. Am Ende sollen alle Beteiligten eine Verbesserung der Zusammenarbeit und der Arbeitsergebnisse erzielen, die sie auf Basis empirischer Fakten initiiert haben und die noch innerhalb des laufenden Projekts Mehrwerte bringt.

Die Rolle des Scrum Masters bei der Auswahl der Retro

Der Scrum Master hat die Aufgabe, zu erkennen, welche Bedürfnisse im Vordergrund stehen, und mit einem geeigneten Format die entsprechende Richtung anzustoßen. Wurde zum Beispiel ein Entwicklungsteam neu zusammengestellt, dann ist Teambuilding zielführend. Geht es dem Projekt derzeit eher schlecht, kann eine sukzessive Aufarbeitung innerhalb der Retrospektive helfen und dem Team einen moralischen "Booster" geben. Es liegt in der Verantwortung des Scrum Masters, die richtigen Impulse zu setzen, um festgefahrene Situationen zu lösen und damit seiner Aufgabe als "True Leader" bzw. "Servant Leader" gerecht zu werden. Folgende Retro-Methoden bieten sich hier an:

Vier flexible, agile Retro-Formate

1. "Start / Stop / Keep": Gutes behalten und optimieren, Schlechtes fallen lassen

Das Format "Start / Stop / Keep" ist ein Retroklassiker und auch bekannt als "Mad / Sad / Glad". Der Aspekt "Start" widmet sich den Verbesserungen, die das Team in der nächsten Iteration in Angriff nehmen sollte. Unter dem Oberbegriff "Stop" können die Teilnehmenden alle Vorgänge benennen, die Produktivität und konstruktives Teamwork blockieren und künftig fallen gelassen werden sollten. Achtung: Vergessen Sie im Rahmen dieses Formats nicht, insbesondere auch die fruchtbaren Aspekte der Zusammenarbeit zu betrachten, die unbedingt beibehalten werden sollen – hier kommt der besonders wertvolle und motivierende Aspekt "Keep" zum Einsatz.

Das Format funktioniert wie folgt: Die Teammitglieder notieren ihre Punkte verdeckt auf Karten und diskutieren sie anschließend. Clustern Sie diese Punkte im Team thematisch und ziehen Sie gemeinsam ein Fazit, um anschließend potenzielle Maßnahmen abzuleiten und zu priorisieren. Wichtig dabei: Im Optimalfall sollten Sie für jede Maßnahme eine hauptverantwortliche Person im Team benennen. Das bedeutet nicht, dass diese alle Schritte allein umsetzt, aber sie sollte für die Verbesserungen verantwortlich zeichnen und die dafür notwendige Arbeit katalysieren. Vorsicht: Wer überall das gesamte Team verpflichtet, wird vom Endresultat enttäuscht werden.

Sie können das Format im Präsenzmeeting vor Ort mittels Karten und Pinnwänden gestalten. Alternativ lässt es sich remote mithilfe digitaler Kollaborationstools wie Miro oder Retrospected umsetzen. In letzterem Tool hat die moderierende Person die Möglichkeit, die Karten in der Brainstorming-Phase unkenntlich zu machen und sie erst über die Funktion "Reveal" aufzudecken, wenn alle ihre Beiträge verfasst haben. Voting-Mechanismen als Entscheidungsgrundlage für die wichtigsten Retro-Ergebnisse steigern als soziale Komponente die Interaktion der Teilnehmenden. Wer den Prozess einfach halten möchte, kann vereinbaren, dass es nur positive Votes geben und jede:r Teilnehmende z.B. fünf "Daumen hoch" für die wichtigsten Diskussionspunkte vergeben darf. Am Ende der Retrospektive können Sie die Themencluster sortieren und den Entwurf aus dem Tool zur Dokumentation exportieren.

"Start / Stop / Keep" ist eine exzellente Variante, um die Reflexion im Team anzustoßen und alle Teilnehmenden zu aktivieren. Durch Vorgaben wie „es müssen drei bis zehn Karten pro Person ausgefüllt werden" können Sie sicherstellen, dass alle etwas beitragen und zugleich die Anzahl der Beiträge im Rahmen bleibt. Nutzen Sie bei Bedarf eine zusätzliche "Shout"-Spalte für emotionale Punkte der Kommunikation – z.B. ließe sich hier erwähnen, dass ein Teammitglied eine Zertifizierung erfolgreich abgeschlossen hat.

5 Tipps für kreative Retrospektiven

Die einen lieben sie, die anderen hassen sie: Retrospektiven können echte Zeitverschwender sein. Dabei sind sie essenziell für eine bessere, produktivere und zielorientiertere Zusammenarbeit. Mit unseren fünf Tipps machen sie Ihnen richtig Spaß.

Weiterlesen

2. Die "Positiv-Retro": Motivationsbooster in schwierigen Projektphasen

Projekte machen schwierige Phasen durch oder können in Schieflage geraten. Unabhängig von den Gründen dafür ist es wichtig, dass das Team seinen Spirit wiedererlangen und proaktiv nach vorn blicken kann. Denn nur so bleibt es produktiv. Dazu ist es hilfreich, die Stärken der Teammitglieder in der Zusammenarbeit zu fokussieren. Gerade in einer harten Situation ist es zentral, gemeinsam darauf hinzuarbeiten, sich mental zu stärken. Machen Sie sich Ihre Stärken bewusst, um daraus die Energie und den moralischen Rückhalt für notwendige Veränderungen zu ziehen!