Überall, wo Menschen zusammenarbeiten, ist gute Kommunikation das A und O − vor allem im Projektgeschäft mit vielen Beteiligten und einem großen Kreis von Stakeholder:innen. Einige Expertinnen und Experten meinen sogar, dass Projektmanagement letztlich fast ausschließlich aus Kommunikationsaufgaben besteht. Eines ist sicher: Ohne klare Kommunikation ist kein Projekterfolg möglich. Denn nur so lassen sich Aufgaben zielführend klären und anschließend auch fristgerecht sowie zufriedenstellend erledigen. Eine der häufigsten und zugleich tückischsten Fallen in der Projektkommunikation ist das Missverständnis.

Missverständnisse durch unterschiedliche Interpretation von Gesprächsinhalten

Gerade in Zeiten von Firmenchats und ständig verfügbaren Messengerdiensten ist das Senden und Empfangen von schriftlichen Chat-Nachrichten in Echtzeit so simpel und selbstverständlich geworden wie nie zuvor. Doch erinnern Sie sich an das klassische Sender-Empfänger-Modell – es fußt auf dem Grundprinzip, dass die Person, die eine Nachricht empfängt, diese neu dekodieren, also entschlüsseln, muss. Dies geschieht automatisch gemäß dem individuellen Kenntnis- und Wissensstand, Erwartungshorizont und Sprachverständnis. So paradox es klingt: Im übertragenen Sinn sprechen wir häufig unterschiedliche "Sprachen", obwohl wir in ein und derselben Sprache kommunizieren.

Während des kognitiven Prozesses der Entschlüsselung von Kommunikationsbotschaften kommt es zwangsläufig zu einer Interpretation. Nicht selten reden Sender und Empfänger ungewollt und zunächst auch unbemerkt aneinander vorbei, bis durch Missverständnisse größere Konflikte und Hürden im Projekt entstehen. Im direkten Präsenzgespräch läuft zudem ein großer Teil der Kommunikationssignale auf nonverbaler Ebene und meist völlig unbewusst ab: etwa durch den Tonfall, die Lautstärke, Mimik, Gestik, Haltung und auch Sprechgeschwindigkeit.

Jede schriftliche Kommunikation, ob per E-Mail oder Chatnachricht, lässt von vornherein einen viel größeren Interpretationsspielraum, da genau diese Ebene nonverbaler Kommunikation fehlt. Der schriftliche Austausch ist demnach noch anfälliger für Missverständnisse.

Ich habe vier Tipps inklusive weiterführender Artikel im projektmagazin zusammengestellt, mit denen Sie die größten Stolperfallen in der Kommunikation vermeiden. Mit diesen Anregungen für eine konstruktive und fruchtbare Kommunikation führen Sie Ihr Projekt schneller zum Erfolg!

Tipp 1: Reden Sie Klartext!

Stellen Sie sich folgende typische Situation vor: Das Projektteam kommt für ein Statusmeeting zusammen. Zwischen den Teilprojektleitenden entspinnt sich beim Vorstellen ihres jeweiligen Fortschritts eine Diskussion darüber, warum sie diese oder jene wichtige Information zu spät oder gar nicht erhalten haben. Oder sie streiten plötzlich darüber, dass die Erläuterungen und Updates missverständlich waren und dergleichen mehr. Der Status der einzelnen Teilprojekte und damit das eigentliche Meetingziel gerät dadurch völlig ins Hintertreffen. Und das, obwohl die Projektleitung im Vorfeld einen detaillierten Kommunikationsplan verfasst hat.

Kommunikationsplanung

Planen Sie den wichtigsten Erfolgsfaktor Ihres Projekts: die Kommunikation! Sorgen Sie dafür, dass alle Stakeholder:innen die richtige Information zur richtigen Zeit erhalten! Gewährleisten Sie optimale Transparenz und Vertraulichkeit!

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Diese Situationen treten so inflationär auf, weil die Projektarbeit anfällig ist für Kommunikationsstörungen aller Art: Kennen Sie z.B. schon das "Wertschätzungs-Tourettesyndrom", bei dem in allen möglichen Situationen Rufe nach "mehr Wertschätzung" laut werden? Wenn nicht für alle Projektbeteiligten klar definiert wird, wie Wertschätzung konkret gestaltet werden soll, verkommt sie schnell zur omnipräsenten Worthülse.

Oder ist Ihnen schon die "Sprechschizophrenie" begegnet, bei der einerseits pingelig auf die Wortwahl geachtet wird und einige Wörter tabu sind, während andere völlig wahllos und inflationär die Sprache fluten? Etwa, wenn das Wort "Problem" krampfhaft vermieden und durch "Herausforderung" ersetzt werden soll? An anderer Stelle wiederum fallen in übermäßiger Häufung Fremdwörter, deren Bedeutung letztlich unklar bleibt, weil sie im Projektteam nicht allgemeingültig definiert wurden.

Die Lösung: Aktives Zuhören und klare Worte