Wissen Sie, auf welchen Wegen in Ihrem Projekt kommuniziert wird und wie gut die Kommunikation klappt? Insbesondere bei agil arbeitenden Teams ist gute Kommunikation essentiell. Aber wer steuert oder prüft die Kommunikation, wenn das Team selbstorganisiert arbeitet oder arbeiten soll?

Um in einem Projekt agil und selbstorganisiert arbeiten zu können, ist zunächst ein massives Umdenken im Team und in der Führung erforderlich. Ein wichtiges Hilfsmittel für Führungskräfte und Projektmanager ist dabei das Aufstellen gemeinsamer Ziele. Diesem Thema widmet sich der Tipp "Gemeinsame Ziele setzen – Selbstorganisation im Team fördern". Um gemeinsame Ziele erreichen zu können, müssen selbstorganisierte Teams auch gemeinsam Entscheidungen treffen. Entscheidungen im Konsent herbeizuführen, ist dabei ein zielführender Ansatz. Wie das geht, lesen Sie im Tipp "Warum Teams im Konsent besser und schneller entscheiden".

Konsent-Entscheidungen wiederum erfordern, dass man miteinander spricht. Das Team benötigt also eine Kommunikations- und Meetingkultur, die es ihm ermöglicht, gemeinsam Entscheidungen zu treffen. Diese Kultur bildet ein Fundament der Selbstorganisation. Tipps, um Meetings interaktiver zu gestalten und die Meetingkultur kontinuierlich weiterzuentwickeln, finden Sie im Tipp "5 Tipps für die Meetingkultur selbstorganisierter Teams".

Oberstes Gebot: Kommunikation läuft selbstorganisiert ab

In diesem Tipp stelle ich drei einfache Hilfsmittel vor, mit denen Projektleiter ihr Team unterstützen können, zielführend und effizient zu kommunizieren. Dabei steht die gemeinsame Entscheidungsfindung zum Erreichen gemeinsamer Ziele im Mittelpunkt. Grundsätzlich gilt für die Kommunikation das Prinzip der Selbstorganisation. Das bedeutet, Form und Inhalt bestimmt das Team selbst. Schließlich weiß keiner besser als das Team, was zu kommunizieren ist und wie die Kommunikation gelingt.

Führungskräfte und Projektmanager sollten die Kommunikationskultur des Teams lediglich unterstützen und als Teammitglied mitgestalten. Im Grunde genommen scheinen die folgenden Hilfestellungen selbstverständlich, aber gerade in einer agilen Transition sollte man sie bewusst vor Augen haben, wenn man ein Team in seiner Selbstorganisation unterstützen möchte.

1. Keinen Kommunikationsweg ausschließen

In den letzten Jahren hat sich die Kommunikation in unserer Gesellschaft verändert. Mit Internet und Smartphones haben sich viele neue Kommunikationswege aufgetan. Messenger-Dienste und Social Media bestimmen zunehmend unser Privatleben. Dabei scheint es eine ganz natürliche Entwicklung zu sein, dass sich die neuen Werkzeuge zunächst den Jüngeren erschließen und dann mehr und mehr ältere Generationen erreichen. Allerdings haben heute auch Großeltern längst erkannt, dass sie mit WhatsApp und Instagram sehr viel mehr Kontakt zu ihren Enkelkindern haben als ohne. Inzwischen nutzen sie die Tools ebenfalls intensiv im Freundes- und Bekanntenkreis.

Die neuen Kommunikationswege haben auch im Projektalltag Einzug gehalten. Hier heißen die Tools z.B. Slack, Threema, LinkedIn oder Xing. Ihr Sinn ist der gleiche: Asynchrone Kommunikation zum Zweck der Kollaboration. Für erfolgreiche Projektmanager gibt es dabei nur einen Grundsatz: Machen Sie mit! Wenn Ihnen ein Tool fehlt, beschaffen Sie es sich. Wenn Sie in eine Gruppe eingeladen werden, treten Sie bei. Wenn Ihnen jemand eine Kontaktanfrage stellt oder Ihnen folgen will, nehmen Sie an. Nichts ist schlimmer, als sich selbst aus der Kommunikation auszuschließen. Die Gruppen, in die Sie nicht eingeladen werden, wird es ohnehin geben.

Nutzen Sie die Möglichkeiten und verfolgen Sie die Kommunikation. Ich selbst musste mich vor einigen Jahren von einem jungen Kollegen in einem Projektmeeting zurechtweisen lassen: "Wenn Du nur alle zwei Wochen mal in Slack reinschaust und dann auch nicht alles liest, weißt Du auch nicht, was hier passiert." Zum Glück habe ich nicht einmal versucht zu antworten, denn inzwischen weiß ich, dass der Kollege vollkommen recht hatte.

Schließen Sie als Projektverantwortlicher nichts aus, es sei denn, Sie haben rechtliche Bedenken. Insbesondere der Datenschutz muss in jedem Fall gewährleistet sein. Der Grundsatz, keine Kunden-Daten in diesen Tools zu kommunizieren, ist eine Grundregel, die gerne der verantwortliche Projektmanager aufstellen darf.

Weitere Regeln fallen generell genauso unter die Selbstorganisation wie z.B. die Toolauswahl. Bestimmen Sie nichts – oder möglichst wenig. Vermeiden Sie Vorgaben. Ihr Team weiß am besten, was nötig ist. Falls nicht, sollten Sie das Team bestenfalls darin unterstützen, die Auswahl der Kommunikationswege zu überprüfen.

2. Kommunikationswege regelmäßig prüfen