Genervt und etwas erschöpft sitzt Frank zuhause an seinem Schreibtisch. Heute plagt er sich den dritten Tag in Folge mit einer Aufgabe rum, für die er früher einen Tag benötigt hat. Seitdem er dauerhaft aus dem Homeoffice arbeitet, kommt es ihm so vor, als ob sich Berge von Arbeit vor ihm auftürmen. Es dauert gefühlt ewig, bis er eine Aufgabe abschließen kann. Währenddessen wächst der Aufgaben-Berg munter weiter.

Frank beschließt, das genauer unter die Lupe zu nehmen. Er stellt fest, dass er genauso viele Aufgaben hat wie früher. Doch die Organisation ist remote schwieriger als vorher. Eine ganze Latte Aufgaben, an denen er bereits gearbeitet hat, liegt weiterhin auf seinem Tisch, weil er auf eine Rückmeldung oder ein Arbeitsergebnis eines Teammitglieds wartet.

Er schaut sich seine Aufgaben und seinen Arbeitsalltag einmal genauer an und stellt fest, dass alle Dinge, mit denen er nicht weiterkommt, immer an den gleichen zwei Problemen hängen bleiben:

1. Lauter lose Enden: Bei vielen Aufgaben wartet Frank auf die Rückmeldung von Teammitgliedern oder Vorgesetzten. Das Feedback seines Projektleiters zu einem Protokoll, der Input einer Kollegin aus dem Projekt für eine Präsentation, die er demnächst halten muss, oder die Kalkulation, die der Kollege aus dem Vertrieb schon vergangene Woche hätte liefern sollen.
2. Schlechte Erreichbarkeit: Er schreibt E-Mails zur Erinnerung, doch es gibt kaum Rückmeldungen. Will er telefonisch nachhaken, kann er die anderen Teammitglieder nur selten erreichen. Und wenn er doch Glück hat, sieht es auf dem Schreibtisch seines Gesprächspartners ähnlich aus wie auf seinem eigenen. Fazit: Niemand kommt dazu, an Franks Themen weiter zu arbeiten.

Es keimen Ohnmacht, Wut und Misstrauen

Frank fragt sich immer öfter: "Wie soll ich das bloß alles schaffen?" Stress ist er gewohnt, doch in letzter Zeit fühlt er sich, als stünde er vor einem unüberwindbaren Berg an Aufgaben. Er ist zunehmend wütend auf den Rest des Teams. Warum soll er auf einfache Dinge so lange warten? Warum muss er andauernd nachhaken? Immer häufiger ertappt sich Frank bei der Frage: "Was treiben die anderen den lieben langen Tag im Homeoffice eigentlich?"

Allerdings kann er selbst trotz aller Anstrengung nur selten die Termine einhalten, auf die seine Kolleg:innen angewiesen sind. Das erkennt er an den Rückfragen per E-Mail oder Telefon. Daher plagt ihn das schlechte Gewissen darüber, dass er seine Kolleg:innen verdächtigt hat, wenig zu tun. Frank begreift, dass er sich gedanklich in einer Negativspirale befindet. Er vermutet, dass er damit nicht allein ist. Vielleicht geht es allen anderen ähnlich.

Sie sind nicht allein

Es ist nicht einfach, sich oder gar anderen einzugestehen, dass die Organisation nicht wie geplant funktioniert, besonders wenn man sich davon überfordert fühlt. Dabei geht es aktuell vielen so. In einer im Januar 2021 durchgeführten Umfrage von Appinio gab ein Drittel der Befragten an, dass sich ihre Überforderung im Arbeitsalltag durch Digitalisierung und Homeoffice verstärkt hat (Quelle: Statista).

Frank überlegt sich, wie er sich, seinen Kolleg:innen und seinen Vorgesetzten aus dieser Misere helfen kann. Bei seiner Recherche nach Best Practices stößt er auf drei Tipps, die ihm vielversprechend erscheinen. Mit seinem Projektleiter bespricht er, wie sie umgesetzt werden können.

1. Rahmenbedingungen klären

Die Zusammenarbeit sollte für die Zeit im Homeoffice von Grund auf neu durchdacht werden. Vieles, was offline überhaupt kein Problem ist, kann online eine echte Schwierigkeit bereiten. Darunter fällt alles, was offline "mal eben" nebenbei besprochen wurde: Ein kurzer Austausch fand früher in der Kaffeeküche statt, man traf sich zufällig oder fragte über den Schreibtisch hinweg, ob der Kollege einen Moment entbehren könne.

Im Homeoffice erfordert all das oft Planung. Der erste Blick auf den Anwesenheits-Status im Messenger zeigt, dass die Kollegin gerade telefoniert. Also wird ihr Kalender gecheckt. Meist lohnt es sich, einfach einen Termin anzusetzen. Das klappt oft nicht kurzfristig, somit liegt der Austausch einen oder zwei Tage in der Zukunft. Auf diese Art füllt sich der Kalender. Der nächste Kollege, der nur einen Moment braucht, muss nun schon bis zum Ende der Woche warten – ein Teufelskreis, der die Arbeits- berge überall wachsen lässt.

Disziplin und Zurückhaltung bei Besprechungsterminen

Selbstverständlich müssen alle Meetings "onlinetauglich" sein. Das heißt, dass die Teilnehmerzahl in der Regel bei maximal acht Teilnehmern liegen sollte, wenn alle etwas beitragen sollen (diese Anzahl kann man in den meisten Videoprogrammen gleichzeitig auf dem Bildschirm sehen und die in der üblichen Meeting-Dauer von 30 Minuten alle jeweils 2-3 Minuten etwas sagen können).