Aus Erfahrungen zu lernen, klingt nach einem Selbstläufer im Projektmanagement. Leider fristen Lessons-Learned-Meetings in der Praxis oft genug ein Schattendasein als letztes Mittel der Wahl für verfahrene oder gescheiterte Projekte. Die vier Praxistipps in diesem Beitrag zeigen, wie der Einsatz von Lessons Learned (LL) in allen Projektlagen und -phasen optimal gelingt und warum er sich in jedem Fall lohnt.

Nach wie vor werden Lessons-Learned-Meetings zu oft als Bedrohung und Fingerpointing-Veranstaltung wahrgenommen − mit fragwürdigem Ergebnis. Finden derartige Meetings nur statt, wenn sich Projekte bereits in Schieflagen befinden, ist es kein Wunder, dass diese Sitzungen i.d.R. kaum über ein "Lessons Identified" – also eine reine Fehlerdokumentation – hinauskommen, in ineffizienten Rechtfertigungsszenarien münden und schließlich versanden.

Lösungsorientierte Lessons Learned statt Fingerpointing

Verschiebt man aber den Fokus auf Lösungsorientierung und das Nachhalten von Verbesserungsmaßnahmen über die gesamte Projektlaufzeit, so bergen Lessons Learned sehr viel Potenzial − nicht nur für das Projektgeschäft, sondern für alle Unternehmensbereiche. Wenn der Prozess des LL fester Teil der Unternehmenskultur wird, enden häufig auch die Szenarien unproduktiver Schuldzuweisungen und der Weg öffnet sich hin zu einem modernen, robusten und resilienten Arbeitsumfeld.

Doch welche Faktoren beeinflussen die Unternehmenskultur positiv auf dem Weg zu einer lernenden Organisation? Mit folgenden LL-Praxistipps könnt ihr die Fehlerkultur in euren Projekten und eurer Organisation verbessern, vermeidet blinden Aktionismus im Fehlermanagement und gelangt zum nachhaltigen Steuern von Verbesserungsprozessen.

Tipp 1: Definiert die Leitlinien eurer Lessons Learned!

Bevor ihr das Format Lessons Learned als festen Bestandteil der Projekte in eurem Unternehmen integriert, solltet ihr selbst ein klares Bild davon haben, wie ideale LL für euch aussehen. Die folgenden Punkte haben sich für mich als Eckpfeiler für gute LL herausgestellt:

Zentrale Steuerung des Lessons-Learned-Prozesses

Es ist wichtig, den Prozess für die Lessons Learned im Unternehmen einmal gründlich zu durchdenken und zu definieren: Über welche Kanäle, Kommunikationswege und Instanzen sollen Best Practices und Learnings koordiniert werden? Aus meiner Erfahrung heraus hat sich die Steuerung über eine LL-Koordinationsstelle bewährt. Es lohnt sich, LL-Meetings von einer zentralen und vor allem neutralen Stelle verantworten zu lassen. Der Grund: Stellen wir vergangene Handlungsweisen in Frage und sprechen offen über gemachte Fehler, kann dies stets auch Konfliktpotenzial bergen. Schnell kann sich ein Teammitglied ungerecht behandelt fühlen. Eine unabhängige Moderation ermöglicht eine ergebnisoffene und sachliche Diskussion, die im besten Fall alle Teilnehmenden motiviert, sich mit einzubringen. Auf diese Weise erhöhen sich die Chancen, wertvolle Erkenntnisse (z.B. Best Practices oder Verbesserungspotenzial) aus Vorangegangenem zu gewinnen und in kommende Maßnahmen mit einfließen zu lassen. Je nach Unternehmensgröße kann diese Funktion einer eigens dafür geschaffenen Abteilung zukommen, die grundsätzlich mit Wissensmanagement und Kommunikation beauftragt ist. Die LL-Koordination kann auch zentral über das PMO erfolgen oder aber ihr benennt dafür eigens einen oder eine Lessons-Learned-Koordinator:in.

Im Idealfall begleitet euch diese LL-Schnittstelle in Projekten bereits ab dem Kick-off, um sicherzustellen, dass das Rad nicht noch einmal neu erfunden wird. Auch in der Umsetzungsphase sowie zum Projektabschluss ist die LL-Koordinationsstelle der zentrale Ansprechpartner, um LL-Meetings zu initiieren und die gesammelten Erkenntnisse gemeinsam mit dem Team zu analysieren. Diese Instanz stellt zudem sicher, dass das hier gesammelte und für künftige Projekte relevante Wissen an zentral zugänglicher und bekannter Stelle dokumentiert wird und sorgt dafür, dass es auch in künftigen Projekten abgerufen wird (z.B. über angepasste Projekt-Templates etc.).

Ein wichtiger Tipp ist hierbei auch, eure bestehenden Lessons-Learned-Prozesse regelmäßig zu reviewen.

Neutrale Moderation von Lessons-Learned-Meetings

Legt fest, wer das Lessons-Learned-Meeting moderiert! Die Moderation sollte ebenfalls eine neutrale Instanz, im Idealfall der oder die LL-Koordinator:in, übernehmen. Nur wenn sie nicht direkt in das Projektgeschehen involviert ist, ist die Moderation in der Lage, schwierige Situationen von Beginn an so sachlich wie möglich zu adressieren, um das Konfliktpotenzial möglichst gering zu halten.

Blick nach vorne statt nur zurück