Viele Faktoren sind entscheidend für den Erfolg von Projekten. In diesem dritten Teil über die Erfolgsfaktoren im Projektmanagement werfen wir einen Blick auf die Kommunikation, die Unternehmens- bzw. Projektkultur und die Projektmethodik.

Die Wirkmacht von Unternehmenskultur in der Praxis

Gelebte Unternehmenskultur – die "DNA der Organisation" – und fokussierte Kommunikation sind wesentlich erfolgreicher, als viele Menschen mit direkter und indirekter Projektverantwortung denken, gerade im Zeitalter der Technologierevolutionen werden die Tools oft überbewertet. Die Unternehmenskultur prägt zugleich weitgehend die Projektkultur, die zusätzlich durch die Entwicklung des Projektteams beeinflusst wird. In der Mehrzahl meiner Beratungen, Trainings und Coachings begründen sich die Positivbeispiele für Projektkultur im menschlichen Miteinander und nicht durch professionelle Software-Tools.

Ein Beispiel aus dem ersten Artikel zu den zehn Erfolgsfaktoren im Projektmanagement illustriert diese Zusammenhänge.

Wenn das Topmanagement querschießt

In dem Artikel "So holen Sie sich Rückendeckung vom Topmanagement" ging es darum, wie wichtig es ist, dass die Unternehmensleitung Projekte unterstützt. Das Praxisbeispiel kurz zusammengefasst: Der Geschäftsführer hatte mit seiner "Bypass-Kommunikation" an der Projektleitung vorbei direkt mit der Geschäftsführung des Kunden kommuniziert und Versprechungen im Kundensinn gemacht. Natürlich nicht böswillig, sondern aus grundsätzlichem, vertriebsaffinem Wohlwollen – jedoch mit erheblichen negativen Konsequenzen für das Projekt.

Mit Blick auf die Definition von Kultur als "Organisations-DNA", welche vor allem durch vorgelebte Beispiele und Erzählungen entsteht, ist diese Geschichte exemplarisch: Das Management hat die gemeinsamen Werte, Regeln und Verhaltensweisen für das Managen von Projekten mit einer Projektleitung im Fahrersitz und einem Team auf der Rückbank nachhaltig unterlaufen. Aufgearbeitet und damit abgeschlossen wurde dieser Vorgang mithilfe eines Lessons-Learned-Workshops, an dem alle Beteiligten teilgenommen haben. Die Geschichte über den Alleingang der Geschäftsführung wird in diesem Unternehmen jedoch bis heute als prägendes Beispiel für eine fehlende Projektkultur erzählt.

Unternehmenskultur ist, wenn die Arbeit Spaß macht!

Investitionen in die Unternehmenskultur sind nutzlos, wenn falsche Führungs-Paradigmen die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter hemmen. Es ist Aufgabe des Topmanagements, produktive Paradigmen zu etablieren.

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Haltung und Credo bestimmen das Handeln

Je klarer wir ein Projekt durchdringen und es auch in seinem Kontext verstehen, desto besser sind wir vorbereitet auf potenzielle rasante Entwicklungen und Veränderungen. Entscheidend wird sein, wie nicht nur wir als Personen, sondern wie auch Organisationen diese Dynamik künftig in ihrer Kultur verankern. Die Voraussetzung dafür ist, dass wir Projektmanagement nicht mehr als starre, standardisierte, vielleicht sogar normierte Methodik, sondern als eine lebendige Kultur begreifen.

Versuchen Sie, in Ihrer Organisation folgendes Credo zu etablieren: "Wir definieren, konzipieren und leben unser Projektmanagement so, wie es am besten zu unseren Bedürfnissen passt, d.h. zu unserem Geschäft und zu unserer Organisation."

Meine Erfahrungen zeigen, dass damit ein wesentlicher Grundstein für Unternehmenskultur gelegt ist. Denn in meiner täglichen Arbeit sehe ich immer Folgendes:

1. Projektmanagement ist vor allem eine Haltung, eine engagierte und optimistische Einstellung gegenüber Herausforderungen, die i.d.R. sehr ambitionierte und noch wenig konkrete (Projekt-)Vorhaben sind.
2. Methoden, Strukturen, Prozesse und Werkzeuge zur Identifikation, Analyse und Steuerung unterstützen und begleiten diese Haltung. Nicht mehr und nicht weniger.

Projektkultur als gemeinsamer Nenner

Das Project Management Institute (PMI) betont in seinen "Global Megatrends 2022", dass der Bedarf an Projektmanager:innen wachse und die Arbeit mit Projekten immer wichtiger werde. Gleichzeitig entwickle sich das Projektmanagement zunehmend zu einer integralen Fachkompetenz. Die Verantwortung, Projekte zu leiten, werde bald schon auf viel mehr Schultern verteilt werden und nicht mehr nur auf der von 'Vollzeit-Projektleiter:innen' liegen.

Eine Zukunftswelt mit noch mehr Projekten, noch mehr beteiligten Mitarbeitenden und noch viel mehr Veränderungen braucht ein besseres gemeinsames Verständnis – eine Projektkultur. Dann können Gemeinschaften über Grenzen hinweg zusammenkommen und die (Projekt-)Herausforderungen erfolgreich meistern. Wie oben bereits dargestellt, leitet sich die Projektkultur von der Unternehmenskultur ab.

Unternehmenskultur ist ein System von Werten, Normen, Überzeugungen und Verhaltensweisen, das den einzigartigen Charakter und Stil eines Unternehmens begründet. Die organisatorische Integration von wichtigen Regeln, Vereinbarungen und Vorgaben zu Verantwortlichkeiten, Rollen und Prozessen erfolgt durch das gemeinsame Arbeiten, insbesondere durch gemeinsamen Austausch – eben durch Kommunikation. Kultur entsteht durch (vor-)gelebte Beispiele – und dadurch, dass diese geteilt werden. Top-down – und nicht durch Inhouse-Marketingkampagnen oder Hochglanzbroschüren.

Kommunikation ist gemeinschaftliches Handeln!