Haben Sie schon mal von Ambidextrie gehört? Es bedeutet "Beidhändigkeit" und wird im Kontext von Organisationen als das gleichzeitige Beherrschen von Stabilität und Agilität bezeichnet. Dass das kein Gegensatz sein muss, beweisen viele Unternehmen, die bereits mit agilen Methoden arbeiten. Sie haben erkannt, dass man aktuellen Entwicklungen, z.B. Digitalisierung und Globalisierung, nicht mit den Mitteln von gestern begegnen kann.

Nun werden die wenigsten bei dem Begriff Agilität an Verwaltungen denken. Vielmehr gelten diese gemeinhin als veränderungsfeindlich, hierarchisch und regelungswütig. Viele Städte, Gemeinden, Kommunen und Behörden haben jedoch mittlerweile bewiesen, dass die Agile Verwaltung längst keine Fiktion mehr ist.

Der vorliegende Artikel zeigt Ihnen, an welchen Stellschrauben Sie als Führungskraft in einer öffentlichen Verwaltung drehen können, um den Weg für eine solche agile Transformation zu ebnen – angefangen von der Struktur Ihrer Organisation bis hin zur Förderung Ihrer Mitarbeitenden. So gelingt auch Ihnen der Aufbruch zur agilen Verwaltung.

Transformationale Führung und Organisationskultur

Eine erfolgreiche digitale bzw. agile Transformation funktioniert nicht ohne die entsprechende Unterstützung von Führungskräften, die sie fördern und vorleben. Ein Konzept, das sich in diesem Kontext etabliert hat, ist die sogenannte Transformationale Führung. Diese setzt an den Zielen, Werten, Einstellungen und Wünschen der Mitarbeiter:innen an und versucht, diese individuell zu fördern und das eigenverantwortliche Handeln zu stärken. Denn Agilität braucht Vielfalt – im Denken und Handeln von Angestellten wie Führungskräften. Der Aspekt der Transformationalen Führung zieht sich daher wie ein roter Faden durch diesen Artikel.

Strukturen anders denken

In jeder Organisation finden sich formelle und informelle Strukturen. Visualisiert man diese mithilfe des Eisbergmodells, finden Sie über der Wasseroberfläche die formellen Strukturen, die sich in Positionen, Abteilungen und dem Organigramm ausdrücken. Unter der Wasseroberfläche befinden sich die informellen Strukturen. Das sind die Netzwerke zwischen den Menschen, besondere Werte oder Ausprägungen der Unternehmenskultur – also all das, was Sie nicht sehen, jedoch tagtäglich spüren.

Verwaltungen wird nachgesagt, dass die Beharrungskräfte bezogen auf die Weiterentwicklung der Strukturen stark sein können. Zudem bringt eine gewisse "Höhenlage" in einer Verwaltung einen gewissen Status mit sich. Die gewachsenen Strukturen kritisch zu hinterfragen kann also durchaus ein heißes Eisen sein. Dennoch: Um eine agile Verwaltung zu realisieren, ist es notwendig, genau dies zu tun.

Wenn ein struktureller Flaschenhals Rückstau erzeugt

Strukturen können Klarheit und Orientierung liefern, aber auch den Flaschenhals in wichtigen Arbeitsabläufen darstellen. Wenn Sie sich ernsthaft mit Agilität auseinandersetzen und mit Tools wie z.B. Kanban-Boards arbeiten, die stark auf Arbeitsabläufe fokussieren, werden Sie diese Engpässe in der Struktur ans Tageslicht bringen. Früher oder später werden Sie hinterfragen müssen, wo der Schuh drückt. Die Ursache kann beispielsweise sein, dass nur eine Person die Entscheidungen, Stellungnahmen oder weitere Zuarbeit vornehmen kann, die für bestimmte Vorgänge erforderlich sind. Ist diese Person zu stark ausgelastet oder wird keine Vertretung sichergestellt, entsteht ein Flaschenhals, der zwangsläufig einen Rückstau von Aufgaben erzeugt. Betrachten Sie diese Abläufe kritisch und vor allem regelmäßig, z.B. monatlich, und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor.

Verantwortung übertragen

So schmerzhaft es klingen mag: Auch Sie selbst können dieser Engpass sein – wenn Sie z.B. zu wenig Verantwortung an Ihr Team delegieren, obwohl Sie es könnten. Lösen Sie sich von der Überzeugung, dass nur Sie wissen, wie die Ergebnisse sein müssen. Führungskraft zu sein bedeutet nicht, die beste Verwaltungskraft zu sein. Im Sinne der Transformationalen Führung ist der erste wichtige Schritt für Sie, geeignete Rahmenbedingungen zu schaffen, damit Ihr Team selbst Verantwortung übernimmt, Arbeitsprozesse gestaltet und diese optimiert.