Wir befinden uns in einem traditionellen mittelständischen Unternehmen in Berlin. Im Konferenzraum sitzt das ProjektteamProjektteamDas Projektteam umfasst alle Personen, die aktiv am betrachteten Projekt beteiligt sind. Dies umfasst u.a. den Lenkungsausschuss , den Auftraggeber , den Projektmanager und alle Projektmitarbeiter zum Kick-Off-Meeting des ersten agilen Pilotprojekts des Unternehmens, draußen herrscht dichtes Schneegestöber Das Team lauscht den Ausführungen seines agilen Coaches. Der ist von extern eingekauft und voll in seinem Element: "Unsere Review machen wir als Open Space!", ruft er gerade mit vor Begeisterung sprühenden Augen. "Was haltet Ihr davon?"

Ein sichtlich verunsicherter Mann meldet sich: "Bedeutet das, dass wir diese Review draußen machen müssen?" Dabei deutet er mit ängstlichem Blick aus dem Fenster. Seine Kollegen murmeln zustimmend und nicken mit den Köpfen. Der agile Coach blickt ihn entgeistert an. Dann verlässt er wortlos den Raum. "Hab' ich was Falsches gesagt?" fragt der Mann in die Runde. "Ach was, das wollte ich auch gerade fragen!", winkt eine Kollegin ab und ergänzt: "Wenn der meint, der kann uns bei dem Wetter rausschicken, dann hat er sich geschnitten!" Sie erntet zustimmendes Kopfnicken.

So ähnlich wurde uns von diesem Kick-Off vor wenigen Monaten berichtet. Das Beispiel zeigt: Die Sprache ist ein wichtiger und oft unterschätzter Aspekt bei der agilen Transformation. Für die Teammitglieder sind agile Methoden sowie die komplette agile Haltung Neuland und Englisch zu verstehen oder gar zu sprechen ist für sie eine große Herausforderung. Die Reaktion der Teammitglieder ist daher ganz natürlich.

Sprechen zwei Seiten verschiedene Sprachen, kann das beide überfordern

• Die agile Welt ist geprägt von der englischen Sprache. Fast alle Methoden und Konzepte sind voller englischer Begriffe und die meiste Fachliteratur ist auf Englisch. Für Unternehmen und die öffentliche Verwaltung, deren Geschäftssprache Deutsch ist, wirkt daher bereits die Sprache wie ein Graben, der den Einstieg in das Thema Agilität behindert.

Die meisten agilen Coaches und Scrum Master haben ihre Erfahrungen im agilen Umfeld gesammelt. In Organisationen, in denen Agilität noch nie eine Rolle gespielt hat und die Schlagworte der agilen Welt unbekannt sind, müssen sie viel behutsamer vorgehen – doch viele vergessen das. Das ist menschlich, denn wie der Coach im Beispiel sprühen viele vor Begeisterung für agile Methoden und wollen, dass ihre Kunden möglichst schnell und umfassend davon profitieren. Der Organisationsentwickler riskiert dadurch, die Mitarbeiter bereits durch seine Sprache abzuschrecken – und das schon vor dem Beginn der Transformation.

Organisationsentwickler sollten sprachlich "abrüsten"

Sprachliche Abrüstung bedeutet für uns, für die Beteiligten Brücken zu bauen, über die sie nach und nach tiefer in die agile Welt eindringen können. Dazu mehrere Beispiele aus der öffentlichen Verwaltung: Bei einem unserer Kunden war neben dem agilen Jargon auch Englisch im beruflichen Kontext völlig fremd. Wir wollten einerseits für die Beteiligten den Zugang zu den komplexen Fragestellungen erleichtern, um eine inhaltliche Diskussion mit ihnen führen zu können und andererseits für uns einen guten Eindruck von der emotionalen Lage der Beteiligten zu ermöglichen, um die Dosierung des Neuen bei Bedarf anpassen zu können.

Die Lernerfahrung aktiv gestalten

Daher entschieden wir uns, im Kick-Off interaktiv und visuell zu arbeiten. Eine einfache Bildsprache erleichtert es, die neuen Konzepte und Ideen zu verstehen (siehe "Wie Sie mit eigenen Zeichnungen Ihre Präsentationen aufwerten"). Zudem bemühten wir uns in diesem Workshop, auf Anglizismen zu verzichten und für möglichst viele Begriffe die deutsche Übersetzung zu verwenden. Dementsprechend waren Post-Its Klebezettel, Energizer nach dem Mittagessen hießen Antikoma-Übungen (siehe "Drei Eisbrecher für Online-Meetings") und Sprints nannten wir Zyklen. Dadurch gelang es uns, das Neue gut zu dosieren. Später führten wir in Trainings zu agilen Konzepten die englischen Begriffe ein.

Weil das Vorwissen zu Agilität stark variiert, ist es bei der Einführung nicht immer einfach, den optimalen Startpunkt zu finden. Aus diesem Grund sprechen wir den Aspekt der Sprache gegenüber den Mitarbeitern an und entscheiden mit ihnen gemeinsam, an welcher Stelle wir die Fachbegriffe übernehmen, wann wir im Deutschen bleiben und wann wir firmeninterne Begriffe verwenden.

Bei Kick-Offs in der öffentlichen Verwaltung verwenden wir standardmäßig für einige Begriffe deutsche Wörter, um den Workshop-Teilnehmern eine gute Vorstellung zu vermitteln, dazu gehören:

• BacklogBacklogEin Backlog ist eine dynamisch gepflegte Liste von durchzuführenden Arbeitsaufträgen, den Items. Diese können in Form von Anforderungen, User Storys oder Funktionsbeschreibungen vorliegen. Backlogs kommen häufig zum Einsatz bei der Arbeit in agilen Rahmenwerken wie Scrum und Kanban. = Themen- und Ideenspeicher
• Board = Metaplanwand
• Framework = Methodenrahmen
• KPI = Leistungsindikator
• Timebox = fester Zeitrahmen

Für einige Begriffe sollte man eine in der Organisation akzeptierte Bezeichnung finden (Beispiele nachfolgend). Bei anderen ist es sinnvoller, bei gängigen Begriff zu bleiben, da dies die organisationsübergreifende Arbeit. Das gilt insbesondere für die Namen der Frameworks (Scrum, Kanban, Design Thinking usw.).