Wissensmanagement ist die Identifikation, Aufbereitung, Sicherung, Pflege und Verteilung der erworbenen Erfahrungswerte einer Organisation mit dem Zweck, deren Nutzen für die Organisation zu maximieren. Innerhalb eines Projekts hat das Wissensmanagement die zusätzliche Aufgabe, die durch das Projekt bewirkte Veränderung zum einen mit bestehenden Erfahrungswerten zu begleiten und zum anderen die dabei entstehenden Erfahrungswerte für die Stakeholder unter Berücksichtigung ihrer Berechtigungen zu sichern.
Wissensmanagement ist die Identifikation, Aufbereitung, Sicherung, Pflege und Verteilung der erworbenen Erfahrungswerte einer Organisation mit dem Zweck, deren Nutzen für die Organisation zu maximieren. Innerhalb eines Projekts hat das Wissensmanagement die zusätzliche Aufgabe, die durch das Projekt bewirkte Veränderung zum einen mit bestehenden Erfahrungswerten zu begleiten und zum anderen die dabei entstehenden Erfahrungswerte für die Stakeholder unter Berücksichtigung ihrer Berechtigungen zu sichern.
Probst, Raub und Romhardt benennen acht Aufgabenbereiche des Wissensmanagements (Probst, Raub und Romhardt: Wissen managen. Wie Unternehmen ihre wertvollste Ressource optimal nutzen, Frankfurt, 1999, 3. Aufl.).
Grundlage des Wissensmanagements für eine Organisationseinheit ist die auf die Unternehmensstrategie ausgerichtete Definition seiner Ziele. Damit die Organisation diese Ziele umsetzen kann, benötigt sie ein Managementsystem für Wissen.
Entscheidender Faktor für die Identifikation von Erfahrungswerten ist die organisationsweite Transparenz für Informationen, d.h. die Beseitigung von Schranken für die Informationsweitergabe.
Wissen als handelbares Gut kann einerseits in Form von dokumentiertem Wissen erworben werden und andererseits über Kooperationen verfügbar gemacht werden.
Neues Wissen entsteht beständig durch den kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Gezielt wird neues Wissen durch Projekte erzeugt.
Hierfür gelten im übertragenen Sinne die Prinzipien der Logistik: das richtige Wissen, in der richtigen Detaillierung, in der richtigen Darstellung, am richtigen Ort, zur richtigen Zeit, für den richtigen Adressaten, mit dem richtigen Aufwand zur Verfügung zu stellen.
Damit Wissensmanagement seinen Zweck erfüllen kann, muss es nutzenstiftend eingesetzt werden.
Die größte Herausforderung bei der Bewahrung von Wissen ist die Dokumentation von Erfahrungswerten. Falls dies nicht gelingt geht Wissen durch Vergessen oder durch das Ausscheiden von Wissensträgern verloren.
Um zu überprüfen, in wie weit die gesetzten Wissensziele erreicht werden, sind Messgrößen für das verfügbare Wissen erforderlich. Diese Messgrößen können sowohl quantitativer als auch qualitativer Art sein.
Einmaligkeit und Veränderung sind wesentliche Charakteristika von Projekten. Daraus folgt, dass sie Quellen von neuen Erfahrungswerten sind. Diese werden in Form von Lessons Learned erfasst, dokumentiert und an das Wissensmanagement der Trägerorganisation übergeben.
PRINCE2® erklärt Wissensmanagement durch das Prinzip "Lernen aus Erfahrung" zu einer Kernaufgabe von Projekten. Umgesetzt wird es bei PRINCE2® durch das fortlaufend geführte Erfahrungsprotokoll und den abschließenden Erfahrungsbericht. Die erste durchzuführende Tätigkeit des ernannten Projektmanagementteams besteht in der Sammlung von bisherigen Erfahrungen, die für das geplante Projekt relevant sein können.
Der PMBOK® Guide definiert die "lessons learned documentation" als "organizational process asset" (übersetzt mit "Prozessvermögen der Organisation") und weist die Verantwortung für das Wissensmanagement im Projekt dadurch indirekt der Trägerorganisation zu. Die lessons learned documentation wird in zahlreichen Prozessen als Input und als Output aufgeführt, insbesondere als Input bei der Entwicklung des Projektauftrags und als Output beim Abschließen eines Projekts.
Die IPMA Individual Competence Baseline (ICB4) führt Wissensmanagement als benötigtes Wissen im Kompetenzbereich "Perspective" in der Kompetenz "Compliance, standards and regulations" auf. Eine eigene, auf Wissensmanagement oder Erfahrungswissen ausgerichtete Praxis-kompetenz kennt die ICB4 nicht. Wohl aber verweist die ICB4 in einer Reihe von Kompetenzelementen auf die Notwendigkeit Erfahrungswerte zu sammeln oder sie zu verwenden.
