Das Berichtswesen umfasst das Sammeln, die Aufbereitung und die Verteilung von Projektinformationen an die Stakeholder. Charakteristisch für das Berichtswesen ist, dass die erstellten Informationseinheiten (z.B. Projektstatusbericht) sich stets auf einen genau definierten Zeitpunkt (meist Stichtag) beziehen. Der bei Projektbeginn zu definierende Kommunikationsplan definiert die Aufgaben und Regeln des Berichtswesens.
Das Berichtswesen umfasst das Sammeln, die Aufbereitung und die Verteilung von Projektinformationen an die Stakeholder. Charakteristisch für das Berichtswesen ist, dass die erstellten Informationseinheiten (z.B. Projektstatusbericht) sich stets auf einen genau definierten Zeitpunkt (meist Stichtag) beziehen. Der bei Projektbeginn zu definierende Kommunikationsplan definiert die Aufgaben und Regeln des Berichtswesens.
Aufgabe des Berichtswesens ist es, den Stand und die Ergebnisse der Projektarbeit zu festgelegten Stichtagen zu dokumentieren und diese Dokumente so zu verteilen, dass jeder Projektbeteiligte genau die von ihm benötigten Informationen zum richtigen Zeitpunkt in der richtigen Aufbereitung vorliegen hat. Dadurch liefert das Berichtswesen die Datenbasis für das Projektcontrolling und für die Projektsteuerung.
Das Berichtswesen kann als Logistik des Projektinformationssystems angesehen werden.
Die ICB4 benennt in der Kompetenz "Organisation, Information und Dokumentation" (Bereich Technische Kompetenzen / Practice) auf abstrakter Ebene die Anforderungen an das Berichtswesen: "Die Kompetenz beinhaltet auch die Erstellung und Speicherung von Dokumentation, Strukturen für die Berichterstattung und der projekt-internen Kommunikationsabläufe." (ICB4, Abschn. 4.5.5.).
Das Berichtswesen ist im PMBOK® Guide in den Prozessgruppen "Monitoring and Controlling" und "Closing" sowie im Wissensgebiet "Project Communication Management" enthalten. Aufgesetzt wird das Berichtswesen im Prozess "Plan Communication Management", in dem der "Communication Management Plan" erstellt wird. Dieser entspricht dem Kommunikationsplan. Dessen Einhaltung, d.h. die Qualitätssicherung für das Berichtswesen, wird im Prozess "Control Communications" überprüft.
PRINCE2® zählt Berichte und zu den Steuerungsmitteln des Projekts. Es unterscheidet dabei zwischen zeit- und ereignisgesteuerten Steuerungsmitteln. Lediglich Statusberichte sind zeitgesteuert, alle anderen Kommunikationsvorgänge, z.B. auch Phasenabschlussberichte, sind hingegen ereignisgesteuert, d.h. durch das Eintreten eines definierten Ereignisses ausgelöst, z.B. durch das Beenden einer Phase. Dadurch ist das Berichtswesen bei PRINCE2® eng mit allen Prozessen und Themen verknüpft. Geregelt wird das Berichtswesen durch die sog. Kommunikationsmanagementstrategie (Version 2009, in Version 2017 "Communication Management Approach"). Das Manual bietet für acht Berichte Vorlagen, wie z.B. für Projektstatusbericht, Offener Punkt Bericht, Ausnahmebericht oder Projektabschlussbericht.
Die DIN 699901-2009-1 Projektmanagement – Projektmanagementsysteme definiert den Begriff Berichtswesen nicht, verwendet ihn aber in den Prozessbeschreibungen des Normblatts "Teil 2: Prozesse, Prozessmodell". Von den insgesamt 59 Prozessen beschäftigen sich vier mit Aspekten des Berichtswesens: "Information, Kommunikation und Berichtswesen festlegen", "Information, Kommunikation, Berichtswesen und Dokumentation planen", "Information, Kommunikation, Berichtswesen und Dokumentation steuern" sowie "Projektabschlussbericht erstellen".
Das Berichtswesen ist einerseits ein erfolgskritisches Element für das Projektmanagement, andererseits wird es aber von denjenigen, die Berichte und Protokolle zu schreiben haben, als notwendiges Übel empfunden. Die Gründe hierfür sind der oft erhebliche Zeitaufwand für deren Erstellung und die Hemmung, über nicht abgeschlossene Arbeiten und ungelöste Probleme zu berichten. Um den Zeitaufwand für Berichte möglichst gering zu halten und sie leichter auswertbar zu gestalten, können stark formalisierte Berichtsvorlagen bis hin zu einfachen Formularen eingesetzt werden.
Ihre besondere Bedeutung erhalten Projektberichte durch ihre Funktion als Entscheidungsgrundlagen. Häufig setzt die Freigabe von Phasen oder Ressourcen eine positive Beurteilung der letzten Berichte durch die Entscheider voraus.
Die inhaltliche Qualität der Berichterstattung ist eine Frage der Projektkultur. Wenn Lenkungsausschuss, Programm-Management oder Projektportfoliomanagement sich ihrer Unterstützungsfunktion für Projekte bewusst sind, fördert dies die Offenheit der Berichterstatter. Ansonsten besteht die Gefahr, dass Projektberichte geschönt werden, um die angestrebten Freigaben zu erhalten.
Wie für alle Projektdokumente gelten auch für Protokolle und Berichte besonders hohe Anforderungen für Ablage und Aufbewahrung. Es muss zu jedem Zeitpunkt gewährleistet sein, dass alle Berichte und Protokolle des gesamten Projektablaufs bei Bedarf den Berechtigten sofort zur Verfügung stehen. Andererseits unterliegen sie oftmals besonderen Geheimhaltungsvorschriften und müssen eigens vor unberechtigten Zugriffen geschützt werden.
