Berichtswesen

Synonyme

Das Berichtswesen umfasst das Sammeln, die Aufbereitung und die Verteilung von Projektinformationen an die Stakeholder. Charakteristisch für das Berichtswesen ist, dass die erstellten Informationseinheiten (z.B. Projektstatusbericht) sich stets auf einen genau definierten ZeitpunktZeitpunktIn der Netzplantechnik wird mit " Zeitpunkt " ein Punkt auf einer frei gewählten Zeitachse bezeichnet, solange diese noch nicht auf die Echtzeit abgebildet ist. (meist Stichtag) beziehen. Der bei Projektbeginn zu definierende Kommunikationsplan definiert die Aufgaben und Regeln des Berichtswesens.

Berichtswesen

Synonyme

Das Berichtswesen umfasst das Sammeln, die Aufbereitung und die Verteilung von Projektinformationen an die Stakeholder. Charakteristisch für das Berichtswesen ist, dass die erstellten Informationseinheiten (z.B. Projektstatusbericht) sich stets auf einen genau definierten ZeitpunktZeitpunktIn der Netzplantechnik wird mit " Zeitpunkt " ein Punkt auf einer frei gewählten Zeitachse bezeichnet, solange diese noch nicht auf die Echtzeit abgebildet ist. (meist Stichtag) beziehen. Der bei Projektbeginn zu definierende Kommunikationsplan definiert die Aufgaben und Regeln des Berichtswesens.

Aufgabe des Berichtswesens ist es, den Stand und die Ergebnisse der Projektarbeit zu festgelegten Stichtagen zu dokumentieren und diese Dokumente so zu verteilen, dass jeder ProjektbeteiligteProjektbeteiligteProjektbeteiligte sind Personen, Personengruppen oder Organisationen, die vom Projekt oder seinen Ergebnissen betroffen sind oder die das Projekt beeinflussen können. Siehe Stakeholder . genau die von ihm benötigten Informationen zum richtigen Zeitpunkt in der richtigen Aufbereitung vorliegen hat. Dadurch liefert das Berichtswesen die Datenbasis für das Projektcontrolling und für die Projektsteuerung.

Das Berichtswesen kann als Logistik des Projektinformationssystems angesehen werden.

Berichtswesen in der ICB4

Die ICB4 benennt in der KompetenzKompetenzKompetenz ist kein eindeutiger Begriff. Er kann zum einen die Befugnis, zum anderen die Qualifikation bezeichnen, etwas zu tun. "Organisation, Information und Dokumentation" (Bereich Technische Kompetenzen / Practice) auf abstrakter Ebene die Anforderungen an das Berichtswesen: "Die Kompetenz beinhaltet auch die Erstellung und Speicherung von Dokumentation, Strukturen für die Berichterstattung und der projekt-internen Kommunikationsabläufe." (ICB4, Abschn. 4.5.5.).

Berichtswesen im PMBOK® Guide

Das Berichtswesen ist im PMBOK® Guide in den Prozessgruppen "Monitoring and Controlling" und "Closing" sowie im Wissensgebiet "Project Communication Management" enthalten. Aufgesetzt wird das Berichtswesen im Prozess "Plan Communication Management", in dem der "Communication Management Plan" erstellt wird. Dieser entspricht dem KommunikationsplanKommunikationsplanDer Kommunikationsplan regelt die Prozesse, Werkzeuge, Rollen, Verantwortungen und Befugnisse zur Weitergabe, zum Erhalt und zur Archivierung von Informationen innerhalb eines Projekts. Der PMBOK® Guide bezeichnet den Kommunikationsplan als " ↑Kommunikationsmanagementplan ", PRINCE2® verwendet den Begriff " ↑Kommunikationsmanagementstrategie ". Dessen Einhaltung, d.h. die QualitätssicherungQualitätssicherungQualitätssicherung ist im Rahmen des Qualitätsmanagements die übergeordnete Aufgabe, die Funktionsfähigkeit des Qualitätsmanagementsystems einer Organisationseinheit zu gewährleisten. für das Berichtswesen, wird im Prozess "Control Communications" überprüft.

Berichtswesen bei PRINCE2®

PRINCE2® zählt Berichte und zu den Steuerungsmitteln des Projekts. Es unterscheidet dabei zwischen zeit- und ereignisgesteuerten Steuerungsmitteln. Lediglich Statusberichte sind zeitgesteuert, alle anderen Kommunikationsvorgänge, z.B. auch Phasenabschlussberichte, sind hingegen ereignisgesteuert, d.h. durch das Eintreten eines definierten Ereignisses ausgelöst, z.B. durch das Beenden einer Phase. Dadurch ist das Berichtswesen bei PRINCE2® eng mit allen Prozessen und Themen verknüpft. Geregelt wird das Berichtswesen durch die sog. Kommunikationsmanagementstrategie (Version 2009, in Version 2017 "Communication Management Approach"). Das Manual bietet für acht Berichte Vorlagen, wie z.B. für ProjektstatusberichtProjektstatusberichtDer Projektstatusbericht ist ein Dokument für das Projekt-Controlling. In ihm wird der Projektstatus zu einem bestimmten Stichtag umfassend dokumentiert. Er sollte im wesentlichen aus einem inhaltlichen, einem organisatorischen und einem kaufmännischen Abschnitt bestehen., Offener PunktOffener PunktOffener Punkt ist eine nicht abschließend behandelte Angelegenheit. Im allgemeinen Sprachgebrauch kann dies z.B. eine unerledigte Aufgabe, eine zu treffende Entscheidung oder eine bestehende Unsicherheit sein (s.u.). Bei PRINCE2® sind Offene Punkte definierte Managementprodukte zur Projektsteuerung, für deren Behandlung das standardisierte Änderungssteuerungsverfahren von PRINCE2® verwendet wird (s.u.). Bericht, Ausnahmebericht oder ProjektabschlussberichtProjektabschlussberichtDer Projektabschlussbericht stellt die tatsächlich erreichten Leistungen des Projekts dar und vergleicht sie mit dem ursprünglich vereinbarten Leistungsumfang. Dies umfasst alle Aspekte sowohl der erstellten Werke als auch des Projektmanagements..

Berichtswesen in der DIN 69901:2009

Die DIN 699901-2009-1 Projektmanagement – Projektmanagementsysteme definiert den Begriff Berichtswesen nicht, verwendet ihn aber in den Prozessbeschreibungen des Normblatts "Teil 2: Prozesse, Prozessmodell". Von den insgesamt 59 Prozessen beschäftigen sich vier mit Aspekten des Berichtswesens: "Information, Kommunikation und Berichtswesen festlegen", "Information, Kommunikation, Berichtswesen und Dokumentation planen", "Information, Kommunikation, Berichtswesen und Dokumentation steuern" sowie "Projektabschlussbericht erstellen".

Berichtswesen in der Projektpraxis

Das Berichtswesen ist einerseits ein erfolgskritisches Element für das Projektmanagement, andererseits wird es aber von denjenigen, die Berichte und Protokolle zu schreiben haben, als notwendiges Übel empfunden. Die Gründe hierfür sind der oft erhebliche Zeitaufwand für deren Erstellung und die Hemmung, über nicht abgeschlossene Arbeiten und ungelöste Probleme zu berichten. Um den Zeitaufwand für Berichte möglichst gering zu halten und sie leichter auswertbar zu gestalten, können stark formalisierte Berichtsvorlagen bis hin zu einfachen Formularen eingesetzt werden.

Ihre besondere Bedeutung erhalten Projektberichte durch ihre Funktion als Entscheidungsgrundlagen. Häufig setzt die FreigabeFreigabeFreigabe ist die Bestätigung eines geplanten Ereignisses durch eine dafür befugte Person. Dies kann die Freigabe eines Produkts zur weiteren Bearbeitung, die Freigabe von Finanzmitteln oder die Freigabe einer nächsten Tätigkeit (Projekt, Phase, Arbeitspaket) sein. von Phasen oder Ressourcen eine positive Beurteilung der letzten Berichte durch die Entscheider voraus.

Die inhaltliche Qualität der Berichterstattung ist eine Frage der Projektkultur. Wenn LenkungsausschussLenkungsausschussDer Lenkungsausschuss ist das verbindende Gremium zwischen Projekt- und Unternehmensorganisation. Seine Funktion und Rolle ist jedoch nicht einheitlich festgelegt., Programm-ManagementProgramm-ManagementProgramm-Management bedeutet im Kontext des Projektmanagements die Initiierung, Planung, Überwachung und Steuerung eines Programms, um mit diesem ein für die Trägerorganisation wichtiges Ziel umzusetzen. Die Richtlinien des Projektmanagements behandeln seit ca. 2000 den Begriff "Programm-Management"; z.B. erstellte das OGC im Jahr 1999 die erste Version der Richtlinie "Managing Successful Programmes" und das PMI im Jahr 2004 die erste Version seines "The Standard for Program Management". Die IPMA behandelt das Thema Programm-Management erstmals mit der 2006 erschienenen ICB 3.0. oder ProjektportfoliomanagementProjektportfoliomanagementDer Begriff Projektportfoliomanagement ersetzt zunehmend den in etwa gleichbedeutenden Begriff Multiprojektmanagement. Dieser Begriffswandel verdeutlicht zugleich eine Verschiebung in der Schwerpunktsetzung hin zur Betrachtung von Projekten als Geschäftsbereiche bzw. Produkte des Unternehmens. sich ihrer Unterstützungsfunktion für Projekte bewusst sind, fördert dies die Offenheit der Berichterstatter. Ansonsten besteht die Gefahr, dass Projektberichte geschönt werden, um die angestrebten Freigaben zu erhalten.

Wie für alle Projektdokumente gelten auch für Protokolle und Berichte besonders hohe Anforderungen für Ablage und Aufbewahrung. Es muss zu jedem Zeitpunkt gewährleistet sein, dass alle Berichte und Protokolle des gesamten Projektablaufs bei Bedarf den Berechtigten sofort zur Verfügung stehen. Andererseits unterliegen sie oftmals besonderen Geheimhaltungsvorschriften und müssen eigens vor unberechtigten Zugriffen geschützt werden.

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