Das Projekttagebuch dient einerseits dafür, frühere Abläufe nachvollziehen zu können, andererseits erleichtert es bei einem eventuellen Wechsel in der Projektleitung dem neuen Projektmanager die möglichst reibunglose Übernahme des Projekts. In diesem Zusammenhang ist das Projekttagebuch ein wichtiges Mittel, um die Auswirkungen des Riskos "Der Projektleiter fällt aus" zu minimieren. Eine wichtige Aufgabe kann das Projekttagebuch im Claims Management spielen, sowohl um Nachforderungen gegenüber den anderen Projektbeteiligten zu begründen, als auch um Nachforderungen der anderen an einen selbst abzuwehren. Hierfür ist es allerdings notwendig, dass es in einer Form geführt wird, die bei einer gerichtlichen Auseinandersetzung Bestand hat. Z.B. muss gewährleistet sein, dass es nicht nachträglich manipuliert werden kann.

Das Projekttagebuch kann ein echtes, gebundenes Buch sein, eine zentrale Datei auf dem Projektserver oder z.B. eine eigens eingerichtete Funktion einer internet-basierenden Projektmanagement-Software.

Alles, was für ein Projekt irgendwie erwähnenswert erscheint, sollte hier eingetragen werden. Somit enthält das Projekttagebuch den tatsächlichen Ablauf eines Projekts in chronologischer Reihenfolge.

Anhand des Projekttagebuchs kann rückblickend sehr genau festgestellt werden, was wann im Projekt geschehen ist und wer welche Tätigkeiten ausgeführt hat. Dies bewährt sich oft schon während der Projektlaufzeit. So können sich z.B. Mitarbeiter nach temporären Abwesenheiten schnell einen Überblick über den Projektfortschritt verschaffen.

Beim Projektabschluss dient das Projekttagebuch zum Nachvollzug des Projektablaufs. Es wird deutlich, ab wann das Projekt aus dem Ruder gelaufen ist und wann die Projektleitung hätte eingreifen müssen, um es zu retten. Deutlich wird aber auch, welche Vorgehensweisen richtig waren und zum Projekterfolg geführt haben. Auf dieser Basis können die Erfahrungen des Projekts in Form von "Lessons Learned" formuliert werden und diese Lerneinheiten Folgeprojekten zur Verfügung gestellt werden.

Projekttagebuch bei PRINCE2

Im britischen Projektmanagementsystem PRINCE2 ist das Projekttagebuch ("Daily Log") ein offizielles Projektdokument, allerdings ohne explizite formelle Anforderungen. In der Version PRINCE2:2005 war das Projekttagebuch noch ein reines Notizbuch des Projektmanagers ohne Anbindung an die Projektmanagementprozess und anderen Managementprodukte. Seine Verwendung entsprach der allgemeinen Vorstellung - PRINCE2 hatte es als "Best Practice" lediglich übernommen.

Die aktuelle Version PRINCE2:2009 wertet das Projekttagebuch hingegen deutlich auf und weist ihm eine wesentlich größere Bedeutung zu. Es dient nicht mehr nur als Notizbuch des Projektmanagers, sondern auch als Vorstufe für das Register offener Punkte und das Risikoregister.

Der Projektmanager legt bereits im Prozess "Vorbereiten eines Projekts" unmittelbar bei seiner Ernennung das Projekttagebuch an. Offene Punkte und Risiken, die während dieses Prozesses, also vor Beginn des Projekts, erkannt werden, trägt der Projektmanager in das Projekttagebuch ein. Erst wenn das Register offener Punkte und das Risikoregister im Prozess "Initiieren eines Projekts" angelegt werden, überträgt er die als wichtig erkannten offenen Punkte und Risiken in die entsprechenden Managementprodukte.

Auch während des Projekts gestattet es PRINCE2:2009 (im Gegensatz zu seinen früheren Versionen), dass der Projektmanager offene Punkte und Risiken, die er nicht formell behandeln will, im Projekttagebuch zu verwalten.

Erläuterungen und Kommentar

Das Projekttagebuch kann als typisches Beispiel für eine "Best Practice" angesehen werden: Kaum ein Projektmanager wird nicht in irgendeiner Form (sei es als "Kladde", Kalender oder elektronisches Notizbuch) ein Projekttagebuch führen, wenn auch in unterschiedlicher Qualität.

Dass PRINCE2 im Gegensatz zum PMBOK Guide und den Lehrwerken der IPMA diese Best Practice aufgreift, ist Zeichen für seine Orientierung an den täglichen Arbeitsabläufen des Projektmanagements. Gleichzeitig offenbart die Art der Einbindung des Projekttagebuch in das Managementsystem von PRINCE2 die Schwierigkeiten, Best Practices und Regelwerke in Einklang zu bringen.

In der Version PRINCE2:2005 hatte das Projekttagebuch keine Anbindungen an die Projektmanagementprozesse oder die anderen Managementprodukte. Die Projektmanager konnten das Projekttagebuch wie gewohnt verwenden, aber es bliebt letztlich ein Fremdkörper innerhalb des Projektmanagementsystems.

Auf den ersten Blick scheint die Anbindung des Projekttagebuchs in der Version PRINCE2:2009 dieses Manko zu beheben: Jetzt erfüllt das Projekttagebuch explizite Funktionen bei der Behandlung offener Punkte oder Risiken. Die Konsequenz daraus ist jedoch ein klarer innerer Widerspruch: Entweder beschreibt eine Aussage eines Projektbeteiligten ein tatsächliches Risiko - dann muss es unbedingt in das Risikoregister eingetragen werden. Oder die Aussage ist eben doch kein Risiko - dann hat es auch keinen Sinn, sie als "informelles Risiko" zu behandeln. Gleiches gilt für offene Punkte, für die ja stets gilt, dass sie eine Entscheidung erfordern. Entweder sind dies Managemententscheidungen innerhalb der definierten Projektorganisation oder eben keine tatsächlichen offenen Punkte.

Wenn man die Behandlung des Projekttagebuchs durch PRINCE2 in die Zukunft extrapoliert, ist wohl davon auszugehen, dass es in einigen Jahren zumindest bei PRINCE2 und evtl. auch im PMBOK Guide zu einem verpflichtenden Dokument wird. Bei Bauprojekten ist dies z.T. bereits der Fall: Das sog. Bautagebuch (gem. HOAI in Deutschland, in Österreich: Bautagesberichte) dokumentiert den Verlauf des Hausbaus. Ein wesentlicher Treiber für diese Entwicklung könnte das Claims Management sein - die meisten Claims leiten sich aus Versäumnissen der Projektbeteiligten während des Projekts ab und diese sind am besten mit einem offiziellen Projekttagebuch nachweisbar.