Inhalte der Projektdokumentation

Dokumente, die mindestens in einer Projektdokumentation enthalten sein sollten sind

• Lastenheft,
• Pflichtenheft,
• Projektberichte und
• Projektabschlussbericht.

Existiert ein Projekthandbuch (Projektakte), so kann dieses direkt in die Projektdokumentation überführt werden. Im Vorgehensmodell für Bauprojekte, der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) wird der Projektdokumentation eine eigene Phase gewidmet.

Beispiele und Vorlagen für eine Projektdokumentation

Im Artikel "Projektdokumentation: Mit einfachen Regeln Zeit und Kosten sparen" zeigt Siegfried Diekow, worauf Sie bei der Erstellung einer Projektdokumentation achten sollten. Einige wenige Regeln reichen aus, um zu einer einheitlichen Dokumentation und damit effizienteren Projektarbeit zu gelangen. 

Anhand von einleuchtenden Beispielen zeigt er, warum eine Projektdokumentation so wichtig ist und wo potentielle Stolperfallen liegen.

Um gleich mit der Umsetzung zu beginnen, stehen Ihnen außerdem gleich zwei Word-Vorlagen für eine Projektdokumentation zum Download bereit: Eine Vorlage für komplexe Projekte und eine kürzere Vorlage für kleinere Projekte. Hier geht's direkt zum Artikel mit Vorlage.

Software für Projektdokumentation

Durch den Einsatz von EDV bzw. Software entfällt mittlerweile meist die "aufbereitete Zusammenstellung" zu Gunsten einer kompletten digitalen Archivierung aller Projektdokumente (inklusive Korrespondenz) lokal oder in der Cloud. Ohne entsprechende Strukturierung und Priorisierung ist ein solcher Datenfriedhof jedoch nutzlos.

Viele Softwares haben Features zur Projektdokumentation, mit unterschiedlichen Schwerpunkten und Ausprägungen. Eine passende Software finden Sie in unserer Software-Suche.

Nutzen von Projektdokumentation

• Wesentlich weniger Reibungsverluste durch Missverständnisse, da in Besprechungen alles protokolliert wird und für unterschiedliche Meinungen keine Diskussionsbasis besteht.
• Einheitliche Dokumentation erzeugt von Anfang an hohe Transparenz.
• Neue Mitarbeiter können in fünf bis acht Arbeitstagen voll produktiv arbeiten.
• Berichterstattung für Gremien benötigt wenig Zusatzaufwand.
• Kosten werden reduziert.

Projektdokumentation im PBOK Guide

Im PMBOK(R) Guide 2000 wird als Ergebnis des Projektabschlusses eine vollständige und strukturierte Sammlung von Projektdokumenten gefordert, die mit "project archives" bezeichnet wird. Eingang darin finden insbesondere die "product documentation" und die "performance measurement documentation".

Der PMBOK(R) Guide 2004 kennt den eigenen Prozess "Close Project", zu dessen Ergebnissen die Projektakten (Project Files), Dokumente über den offziellen Abschluss des Projekts (Project Closure Documents) und Erfahrungsdokumentationen (Historical Information) gehören.