In der DIN-Terminologie gibt es den Begriff "Projektakte" nicht, statt dessen differenziert die DIN drei projektbezogene Informationsstrukturen:
- "Projektplan" als Menge aller Pläne im Projekt (Terminplan, Kostenplan usw.)
- "Projekthandbuch" als Zusammenstellung aller projektspezifischen Rahmenbedingungen und Anforderungen
- "Projektdokumentation" als qualifizierte und strukturierte Zusammenstellung der relevanten Projektdokumente
Die Verwendung einer elektronischen Projektakte hat einerseits den Vorteil, dass alle projektrelevanten Informationen an einer zentralen Stelle von allen Projektbeteiligten recherchiert werden können. Andererseits besteht dabei die Gefahr, dass die wichtigen Informationen auf dem Hintergrund der Dokumentenfülle nicht mehr wahrgenommen werden. Deshalb muss auch eine Projektakte die bewährten Informationspakete Projektplan, Projekthandbuch und Projektdokumentation enthalten.
Insbesondere die Projektdokumentation ist als Auswahl der wichtigen Projektdokumente unverzichtbar und nicht durch die bloße Vollständigkeit der Projektakte ersetzbar. Ziel der Projektdokumentation ist die schnelle (!) Erfassbarkeit von Projektablauf und Ergebnissen. Dies setzt eine entprechende Priorisierung der Informationseinheiten voraus.
