Die To-do-Liste ist nach der Produktstruktur und der Stakeholderliste das dritte zentrale Element des Projektmanagements. Zum einen beantwortet sie die Frage, wer was liefert, zum anderen bringt sie mit den Fertigstellungsterminen den Faktor Zeit ein.
Beginnen Sie die Planung eines Vorhabens deshalb niemals mit der Definition von Aufgaben oder Tätigkeiten, sondern stets mit der Klärung, Vereinbarung und eindeutigen Beschreibung von Ziel, Ergebnis und Output (Liefergegenständen, Produkten). Daraus lässt sich zwar bereits ableiten, welche Tätigkeiten erforderlich sind, um sie zu erstellen. Aber um eine nützliche To-Do-Liste anfertigen zu können, benötigen Sie noch unbedingt die Liste der Projektbeteiligten.
Die Auflistung der durchzuführenden Tätigkeiten ist wiederum Basis für viele weitere Methoden und Managementprodukte: Arbeitspakete, Ablaufpläne (z.B. Balkenplan, Netzplan), Risikoanalyse, Aufwandsschätzung, Kostenplan usw.
Für die To-do-Liste selbst stehen Ihnen höchst unterschiedliche Gestaltungsmöglichkeiten zur Verfügung, wie z.B.:
- Einfache Liste (Papier, Tabellenkalkulation, Textverarbeitung)
- Mind Map (Papier, Software, App)
- Datenbanklösung (meist in Projektmanagement-Software integriert oder als App)
- Backlog (oft in Kollaborationstools oder Ticket-Systemen)
- Bullet Journal (siehe Varianten)
- Aufgaben-Board (siehe Varianten)
Die häufigsten Fehler mit To-do-Listen
Vermeiden Sie unbedingt die folgenden Fehler beim Arbeiten mit To-do-Listen:
Wenn Sie als erstes Tätigkeiten definieren, bevor das Ergebnis vereinbart ist, vergeuden Sie Arbeitskapazität und verzögern die Fertigstellung.
Wenn Sie sich nicht zuerst überlegen, wozu Sie die To-do-Liste genau einsetzen wollen (Schritt 1), schaffen Sie entweder unnötigen Overhead (weil Sie unnötige Felder und Funktionen benützen) oder verlieren Sie die Kontrolle über das Vorhaben (weil Sie erforderliche Felder und Funktionen nicht eingerichtet haben).
Wenn Sie einfach eine bestehende Vorlage für eine To-do-Liste in Ihrer Lieblingsanwendung kopieren, werden Sie sich mehr mit der Vorlage als mit dem Vorhaben beschäftigen. Zudem machen Sie den Fehler Nr. 2.
Wenn Sie To-dos lediglich in Form von Tätigkeiten ohne Ergebnis beschreiben, treiben Sie den Aufwand in die Höhe und erzeugen "unendliche Geschichten".
Wenn Sie beim Einsatz im Team nicht die Prozesse für das Arbeiten mit der To-do-Liste geregelt haben, blockieren Sie die Kommunikation im Team und programmieren Sie Konflikte.
Schritt 1: Bestimmen Sie den Zweck der To-do-Liste!
Grundsätzlich dient eine To-do-Liste nur einem Zweck: dem effizienten Umsetzen eines Vorhabens. Darüber hinaus können Sie mit der To-do-Liste weitere Zwecke verfolgen, die Auswirkungen auf die Gestaltung der Liste und das Arbeiten mit ihr haben. Weitere mögliche Zwecke einer To-do-Liste sind z.B.:
- Dokumentation der Tätigkeiten – hierfür können Spalten wie "Ergebnis", "Status", "Abnahme" oder "Verweis auf Doku" sinnvoll sein.
- Überwachung der Termintreue (kann die Deadline gehalten werden?) – neben der obligatorischen Termin-Spalte können hier Spalten wie "Pufferstatus" oder "Prognose Fertigstellung" hilfreich sein.
- Aufwandsschätzung und Aufwandserfassung – üblich sind hierfür die drei Spalten "Aufwand Plan", "Aufwand Ist", "Schätzung Restaufwand".
- Fortschrittskontrolle – die einfachste Form besteht in einer Checkbox für "erledigt", Status-Spalten und Angaben zum Fertigstellungsgrad erlauben eine feinere Detaillierung.
- Koordination der Tätigkeiten im Team – neben der Verantwortlichkeit können weitere Beteiligte eingetragen werden. Im ausführlichsten Fall in Form einer RACI-Matrix (s.u.).
- Reporting zum Auftraggeber – hierfür sind entsprechende Auswertungsfunktionen wie z.B. der Prozentsatz erledigter Aufgaben notwendig.
Diese gewünschten Zwecke erfordern jeweils spezifische Informationen oder auch Funktionen der To-do-Liste. Fragen Sie sich bei jedem Zweck, ob dieser nicht bereits auf andere Weise erreicht wird oder evtl. gar nicht erforderlich ist. Je einfacher Sie Ihre To-do-Liste halten, desto wirkungsvoller können Sie mit ihr arbeiten.
