Im Gegensatz zu dem ebenfalls gebräuchlichen Begriff des "Projektportals" gibt der Begriff "Projektraum" besser wieder, dass es sich hier um ein zunächst geschlossenes System für die Projektbeteiligten handelt, das nicht für die Allgemeinheit zugänglich ist.

Ein virtueller Projektraum kann als Oberbegriff für alle internetbasierenden Dienstleistungen für ein Projekt aufgefasst werden. Hierzu gehören beispielsweise ein Projektmanagementsystem (Dokumenten-, Kommunikations- und Prozessmanagement), die Anbindung an eine Ausschreibungsplattform (E-Procurement) und der Zugang zu einer Wissensbasis.

Der größte Nutzen eines virtuellen Projektraumes ergibt sich für räumlich und zeitlich verteilt arbeitende Projektteams, aber auch innerhalb eines Unternehmens unterstützen seine Funktionen die Arbeit eines Projektbüros erheblich. Überflüssig wird das Projektbüro bzw. Projektsekretariat dadurch keineswegs, es benötigt aber weniger Regale, die Prozesse werden erheblich beschleunigt und Kommunikationskosten reduziert. Nach wie vor muss auch ein virtueller Projektraum gepflegt werden und ein zentraler Ansprechpartner für die Projektverwaltung zur Verfügung stehen (Projektassistent).