In vielen Unternehmen arbeiten heute Teams, die über mehrere Standorte verteilt sind – teilweise über mehrere Länder und gar Kontinente. Außerdem gibt es immer mehr Mitarbeiter, die von zu Hause oder gar von einem flexiblen Arbeitsort arbeiten. Obwohl es massenweise digitale Tools zur Zusammenarbeit gibt, kommt es in vielen virtuellen Teams zu Konflikten und Missverständnissen. 

Viele Unternehmen sehen verteilte Teams als notwendiges Übel an und geben womöglich Teams den Vorzug, die sich an einem gemeinsamen Standort befinden (co-located). Selbst Unternehmen wie IBM weisen ihre Mitarbeiter an, zurück ins Büro zu kommen. Yahoo veröffentlichte bereits 2013 ein No-Work-From-Home Memo.

Die drei Vorteile virtueller und verteilter Teams

Dabei bietet das Arbeiten mit virtuellen und verteilten Teams viele Vorteile für Unternehmen. In diesem Beitrag bringe ich Ihnen diese Vorteile zunächst näher; anschließend zeige ich anhand von Beispielen, wie Teams dank remote Arbeit bessere Leistung bringen als Teams, die an einem Ort zusammenarbeiten.

1. Diversität

Der große Vorteil eines Teams sind die unterschiedlichen Persönlichkeiten im Team. Der Kreative beispielsweise sprüht zu Beginn des Projekts nur so vor Ideen. Auf der letzten Meile geht ihm in der Umsetzung aber die Puste aus. Er arbeitet bereits wieder an neuen Konzepten für das nächste Projekt. Wie gut, dass es da den Macher mit ganz viel Umsetzungsstärke gibt. Als Pragmatiker gilt für ihn: done is better than perfect. Der Perfektionist im Team sorgt dafür, dass nicht zu viele Kompromisse eingegangen und die hohen Qualitätsansprüche des Unternehmens verwirklicht sind. 

Natürlich lässt sich ein diverses Team auch mit Menschen am gleichen Ort realisieren. Ist das passende Projektmitglied aber gerade nicht vor Ort, kann das Team es virtuell einbeziehen, um weiterhin von seiner eigenen Diversität zu profitieren. Ist das Team über die ganze Welt verteilt, erhöht das die Diversität zusätzlich. Wie sehr das in der Produktentwicklung hilft, konnte ich selbst erleben: Mein weltweit verteiltes Systems Engineering Team lieferte mir Informationen zu den Bedürfnissen unserer Kunden auf vier Kontinenten. Dadurch konnten wir Produkte gestalten, die die Probleme der Kunden in mehreren Erdteilen lösten.

2. Leistungsfähigkeit

Verteilte Teams können aber auch die Leistungsfähigkeit ihres Teams steigern. Hier gibt es zwei Aspekte. Stellen Sie sich einen mittelständischen Hidden Champion irgendwo in Deutschland vor. Das Unternehmen sucht Softwareentwickler und Data Scientists für sein neuestes Produkt. Der Standort des Hidden Champion außerhalb einer der großen Metropolregionen macht es dem Unternehmen zusätzlich schwer, entsprechende Talente ans Unternehmen zu binden. Ein verteiltes Team macht den Standortnachteil wett und könnte sogar ein Argument für entsprechende Bewerber sein, sich dem Hidden Champion anzuschließen, da sie ihren Wohnort beibehalten können.

Zum anderen kann Remote-Arbeit auch die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter stärken. Im Buch "Let my people go surfing" beschreibt Yvon Chouinard, der Gründer der Outdoormarke Patagonia, wie seine Mitarbeiter nach der Mittagspause zum Surfen gingen. Stellen Sie sich vor, einer ihrer Mitarbeiter ist begeisterter Bergsteiger. Warum sollte er nicht aus einem Büro in den Bergen arbeiten und den frühen Morgen für eine Bergtour nutzen? Sie haben einen gesunden und topfitten Mitarbeiter, auf dessen morgendlicher Tour im Kopf die Lösung für ein aktuelles Problem ihres Unternehmens reift.

3. Work-Life-Balance

Ein ehemaliger Kollege stammt aus Island und sein Vater betrieb dort eine kleine Werft. Eines Tages erkrankte der Vater schwer, gleichzeitig lief ein kritisches Projekt. Mein Kollege wollte unbedingt zu Hause helfen, vor allem bei den Geschäften in der Werft. Dank Remote-Arbeit konnte er von Reykjavik aus arbeiten und seine Aufgaben im Projekt erledigen. 

Es gibt aber noch viel mehr Beispiele, die weniger dramatisch sind. Viele Menschen ziehen das Leben auf dem Land der überfüllten Großstadt vor. Im Raum München ist man schnell bei einer Stunde Pendelzeit pro Weg. Arbeitet man bloß einen Tag pro Woche remote, sind das schon zwei Stunden mehr Zeit mit der Familie.

Was müssen verteilte Teams tun, um die gleiche oder sogar bessere Leistung als co-located Teams zu erreichen? Ich habe fünf Prinzipien erfolgreicher Zusammenarbeit identifiziert:

1. Purple Space
2. Heartbeat
3. Digitale Kommunikation
4. Unbewusste Normen
5. Feedback

Im Folgenden liefere ich für jedes dieser Prinzipien:

• Eine Beschreibung des Prinzips,
• eine beispielhafte Umsetzung in einem meiner bisherigen virtuellen Teams, einem weltweit verteilten Systems Engineering Team, und
• erste Schritte sowie Tipps für die Umsetzung im eigenen Kontext.

Prinzip 1 – Der Purple Space

Warum heißt es Purple Space?

Unterschiedliche Standorte und Kulturen werden durch Farben repräsentiert. Beispielsweise steht rot für den Standort in Deutschland, der Kollege in China wird durch grün symbolisiert und blau steht für einen Standort in den USA. Erschafft man einen virtuellen Raum, an dem für alle die gleichen Prinzipien gelten, mischen sich die Farben, dadurch entsteht ein Purple Space (Bild 1).

Die drei Eigenschaften des Purple Space