Mit einem Austrittsgespräch (auch: Austrittsinterview) finden Sie heraus, warum Mitarbeitende kündigen. Sie erhalten zudem ein Feedback zur Arbeitssituation im Unternehmen aus der Sicht der Mitarbeitenden.
Das Austrittsgespräch ist Bestandteil des kulturellen Offboarding-Prozesses.
Kern des Austrittsgesprächs sind folgende Themen:
Das Gespräch sollte wertschätzend geführt werden und ein gutes Klima zwischen dem ausscheidenden Mitarbeitenden und dem Unternehmen hinterlassen.
Mit einem Austrittsgespräch (auch: Austrittsinterview) finden Sie heraus, warum Mitarbeitende kündigen. Sie erhalten zudem ein Feedback zur Arbeitssituation im Unternehmen aus der Sicht der Mitarbeitenden.
Das Austrittsgespräch ist Bestandteil des kulturellen Offboarding-Prozesses.
Kern des Austrittsgesprächs sind folgende Themen:
Das Gespräch sollte wertschätzend geführt werden und ein gutes Klima zwischen dem ausscheidenden Mitarbeitenden und dem Unternehmen hinterlassen.
In dieser Vorlage für ein Austrittsgespräch sind Fragen zusammengestellt, mit denen Sie ein umfassendes Feedback von der ausscheidenden Person erhalten. Diese Fragen können Sie an Ihre konkrete Situation im Unternehmen anpassen.
Die Idee hinter Austrittsgesprächen ist, die Stärken und Schwächen der Organisation aus der Sicht der ausscheidenden Mitarbeitenden kennenzulernen und Impulse für die Verbesserung der eigenen Organisation zu gewinnen. Sie sollen dabei möglichst objektive Informationen über ihre Austrittsgründe geben und zudem Verbesserungsmöglichkeiten nennen. Neben diesen eher diagnostischen Gründen hilft ein Austrittsgespräch auch, ein positives Arbeitgeberimage durch die ausscheidenden Mitarbeitenden aufzubauen.
Mitarbeitende verlassen das Unternehmen typischerweise, weil sie ihre Ziele ihrer Auffassung nach in einem anderen Unternehmen besser erreichen können. Dennoch können auch diese ausscheidenden Mitarbeitenden für Ihr Unternehmen einen Mehrwert erzeugen. So können sie zu einem positiven Arbeitgeberimage beitragen (z.B. auf Bewertungsportalen für Unternehmen oder im Freundes- und Bekanntenkreis) und kehren möglicherweise auch wieder zu Ihrem Unternehmen zurück. Immer vorausgesetzt, dass sie das Unternehmen im Guten verlassen haben.
Mit einem Austrittsgespräch geben Sie als Organisation der ausscheidenden Person die Möglichkeit zu einem umfassenden Feedback. Sie erfahren, was sie an ihrem Arbeitsplatz geschätzt haben, aber unter Umständen auch, was sie zur Kündigung bewogen hat. Sie werden in diesem Gespräch Ihre Mitarbeitende:n nicht wieder zurückgewinnen. Es kann jedoch verhindern, dass andere Mitarbeitende aus den gleichen Motiven das Unternehmen verlassen. Vorausgesetzt, Sie nehmen die Rückmeldung an und setzen diese in Ihrem Unternehmen um.
Nicht immer ist es möglich, Austrittsgespräche in der hier dargestellten Art und Weise durchzuführen. Beispielsweise, wenn das Unternehmen keinen systematischen Offboarding-Prozess hat oder die Mitarbeitenden nur aus einem Projekt ausscheiden. Aber auch in diesen Fällen können Elemente der Vorlage für ein Abschiedsgespräch adaptiert werden. Beispielsweise können bei einem Ausscheiden aus einem Projekt Feedbackgespräche mit dem Fokus der Zusammenarbeit im Team geführt werden.
Austrittsgespräche sollten im Rahmen des Offboarding-Prozesses geführt werden und verpflichtend sein, damit Tendenzen bei der Kündigung von Mitarbeitenden erkannt werden. Jedoch sollten die ausscheidenden Personen nicht zu diesem Gespräch verpflichtet oder gar gezwungen werden.
Suchen Sie für das Gespräch einen neutralen Ort. Dies kann ein Besprechungsraum oder eine Gesprächsnische sein. Wichtig ist, dass Sie dort ungestört miteinander reden können.
Die Einladung sollte so gestaltet werden, dass die ausscheidende Person sich eingeladen fühlt, an diesem Gespräch teilzunehmen (siehe auch ▶ Video: Inviting Leadership). Dazu können Sie beispielsweise den folgenden Einladungstext verwenden und an Ihre konkrete Situation anpassen.
|
<Anrede>, Sie werden unser Unternehmen Ende dieses Monats verlassen. Bevor Sie dies tun, möchte ich gerne gemeinsam mit Ihnen Ihre Zeit in unserem Unternehmen Revue passieren lassen. Dazu lade ich Sie zu einem Abschiedsgespräch am <Termin> ein. Das Gespräch findet <Ort des Gespräches> statt. Mich interessiert vor allem, was Ihnen während Ihrer Tätigkeit bei uns gefallen hat, aber natürlich auch, was wir besser machen können. Über eine kurze Rückmeldung bezüglich Ihrer Teilnahme freue ich mich. Falls dieser Termin für Sie nicht realisierbar ist, können Sie gerne jederzeit mit einem alternativen Vorschlag auf mich zukommen. <Grußformel> |
Grundlage für ein solches Austrittsinterview ist ein Fragenkatalog wie beispielsweise in dieser Vorlage. Dieser ist der rote Faden im Interview. Generell gilt: Stellen Sie bei allen Interviews vergleichbare Fragen, um die Antworten aus den Interviews miteinander vergleichen und Muster erkennen zu können.
In unserer Vorlage finden Sie bereits ein Set an Fragen, das Sie an Ihre individuelle Situation in Ihrem Unternehmen anpassen können, indem Sie beispielsweise Fragen streichen oder ergänzen, wie in Bild 1 dargestellt.
Der Fragebogen ermöglicht dennoch eine gewisse Flexibilität, sodass Sie Themen auch noch während des Gespräches vertiefen können, indem Sie spontan zusätzliche Fragen stellen.
Die Fragen in dieser Vorlage haben neben einer kurzen Überleitung sowie Einstiegs- und Abschlussfragen folgende Schwerpunkte:
Zu Beginn bietet es sich an, den Fokus auf den:die Mitarbeitende:n und die ausgeführte Tätigkeit zu legen. Erst dann sollten Sie den Blick auf andere Schwerpunkte, wie z.B. das Unternehmen, das Team und die Führungskraft weiten. Das erleichtert den Einstieg in das Gespräch.
Mit diesen Fragen ermitteln Sie, was Sie im Bereich der Unternehmensorganisation oder -kultur verbessern können. Denn Mitarbeitende, die sich nicht in das Unternehmen integriert fühlen, trennen sich leichter von diesem. Außerdem erfahren Sie Genaueres zu den Kündigungsgründen.
Die Fragen in diesem Abschnitt fokussieren weniger auf die Kündigungsgründe, sondern dienen einem allgemeinen Feedback zur Arbeitssituation. Daraus lassen sich Rückschlüsse auf strukturelle Rahmenbedingungen ziehen und Verbesserungsmöglichkeiten anstoßen.
Nicht immer muss das Unternehmen selbst der Grund für eine Kündigung sein. Mit diesen Fragen ermitteln Sie, ob zwischenmenschliche Faktoren ausschlaggebend für die Kündigung waren.
Auch der Blick auf die Führungskraft ist wichtig. Denn allzu oft ist das Verhalten des:der Vorgesetzten ein Kündigungsgrund. Mit diesen Fragen finden Sie heraus, wie sich eine Führungskraft gegenüber den Teammitgliedern verhält, und ob hier ggf. Konsequenzen abgeleitet werden müssen (z.B. ein Führungskräftecoaching).
Wenn Projektmitarbeitende kündigen, kann der Grund auch in der Projektarbeit liegen. Diese Person kann einerseits mit der Arbeit in Projekten insgesamt unzufrieden sein oder andererseits mit ihrem konkreten Einsatz im Projekt. Mit diesen Fragen können Sie herausfinden, was Sie im Projektmanagement verbessern können.
Das Gespräch sollten Sie allein mit dem:der Mitarbeitenden führen. Vermeiden Sie es, dass weitere Personen am Gespräch teilnehmen. Diese stören die vertrauensvolle Umgebung und verhindern, dass sich die ausscheidende Person offen äußert.
Während eines Austrittsgesprächs müssen Sie einen Drahtseilakt vollziehen: Einerseits müssen Sie im Kontakt mit Ihrem Gegenüber bleiben und anderseits dessen Antworten dokumentieren. Ideal dafür ist eine Sitzposition über Eck. So hat der:die Gesprächspartner:in nicht das Gefühl, dass Sie beim Mitschreiben etwas verheimlichen. Auf diese Weise können Sie auch leichter vom Augenkontakt mit Ihrem Gegenüber zu ihrem Dokument wechseln.
Dies hat den Vorteil, dass Sie den Blickkontakt zum Gegenüber besser halten können. Jedoch sollten Sie die Mitschrift in die Antwortspalte des Fragebogens übertragen.
Wählen Sie diese Variante, sind die Antworten sofort elektronisch dokumentiert. Jedoch fällt es schwerer, den Blickkontakt zu halten, da der Bildschirm Sie von der anderen Person trennt.
Diese Form ist eine gute Alternative, wenn das Tablet flach auf dem Tisch liegt. Es verbindet die Vorteile der Mitschrift per Hand und die mit dem PC.
Sie sollten versuchen, die Antworten in Stichworten zu notieren. Somit machen Sie sie vergleichbar und Sie können bei Häufungen von Antworten Tendenzen erkennen. Beispiel: Werden von mehreren Mitarbeitenden fehlende Karrierechancen genannt, sollten Sie das Karrieremodell im Unternehmen überprüfen.
Für die Auswertung kopieren Sie die Antwortspalte des Fragebogens in den Auswertungsbogen. Passen Sie jedoch zuvor die Fragen im Auswertungsbogen an die Fragen aus Ihrem Fragenkatalog an.
Nicht immer ist ein persönliches Gespräch möglich. Sei es, dass kein gemeinsamer Gesprächstermin gefunden wird oder keine Ressourcen zur Verfügung stehen. In diesem Fall können Sie einen angepassten Fragebogen verschicken. Dieser sollte sich jedoch auf die für Sie wesentlichen Aspekte beschränken, zu lange Fragebögen bleiben wegen des hohen Aufwandes oft unbeantwortet. Senden Sie den Fragebogen Ihrem:Ihrer Gesprächspartner:in zu und bitten Sie um Rücksendung.
<Anrede>,
Sie werden unser Unternehmen Ende dieses Monats verlassen. Bevor Sie dies tun, möchten wir gern ein Feedback über die Zeit in unserem Unternehmen erhalten. Uns interessiert vor allem, was Ihnen während Ihrer Tätigkeit bei uns gefallen hat, aber natürlich auch, was wir besser machen können.
Bitte nehmen Sie sich etwas Zeit und beantworten Sie die Fragen in dem beigefügten Fragebogen. Senden Sie mir diesen bitte wieder zu. Sie helfen uns damit, künftig Fehler zu vermeiden und Verbesserungen zu initiieren.
Im Voraus bedanke ich mich für Ihre Antworten.
<Grußformel>
(ne)
Wir würden uns über Ihre Bewertung und/oder einen Kommentar freuen ‒ nur so können wir Ihnen in Zukunft noch bessere Inhalte liefern.
Das Austrittsgespräch ist Bestandteil des kulturellen Offboarding-Prozesses.
Kern des Austrittsgesprächs sind folgende Themen: die Gründe für den Austritt, die Arbeitssituation und das Unternehmen selbst.
Das Gespräch sollte wertschätzend geführt werden und ein gutes Klima zwischen dem:der ausscheidenden Mitarbeitenden und dem Unternehmen hinterlassen. [Weiterlesen]
Mitarbeitende verlassen das Unternehmen typischerweise, weil sie ihre Ziele ihrer Auffassung nach in einem anderen Unternehmen besser erreichen können. Dennoch können auch diese ausscheidenden Mitarbeitenden für Ihr Unternehmen einen Mehrwert erzeugen. So können sie zu einem positiven Arbeitgeberimage beitragen und kehren möglicherweise auch wieder zu Ihrem Unternehmen zurück. Immer vorausgesetzt, dass sie das Unternehmen im Guten verlassen haben. [Weiterlesen]
Nicht immer ist es möglich, Austrittsgespräche in der hier dargestellten Art und Weise durchzuführen. Beispielsweise, wenn das Unternehmen keinen systematischen Offboarding-Prozess hat oder die Mitarbeitenden nur aus einem Projekt ausscheiden. Aber auch in diesen Fällen können Elemente der Vorlage für ein Abschiedsgespräch adaptiert werden. Beispielsweise können beim Ausscheiden aus einem Projekt Feedbackgespräche mit dem Fokus der Zusammenarbeit im Team geführt werden. [Weiterlesen]
