Für Projektmanager:innen gehören Meetings und Workshops seit jeher zum Tagesgeschäft. Überwiegend sind es Statusbesprechungen, in denen man sich im Team zum Stand der Bearbeitung von Aufgabenpaketen oder zur Vorbereitung von Gremiensitzungen austauscht. Üblicherweise wurde für diese Zwecke ein Besprechungsraum gebucht, in dem sich zwischen fünf und zehn Teilnehmende für zwei Stunden oder einen halben Tag zusammenfinden konnten.

Diese Situation hat sich durch Corona und die damit verbundene Zunahme der Remote-Zusammenarbeit verändert: Meetings und Workshops finden vorwiegend digital statt. Der große Besprechungstisch ist durch den heimischen Schreibtisch ersetzt worden und zum Austausch dient der Rechner. Informationen lassen sich darauf zur gemeinsamen Diskussion am Bildschirm teilen, Arbeitsergebnisse erstellt man kollaborativ – z.B. in Seiten in Confluence oder in Dateien in Teams. Die virtualisierte Form der Durchführung von Meetings und Workshops ist man mittlerweile gewohnt und sie gelingt irgendwie dank der gängigen Software-Werkzeuge.

Dann gibt es allerdings noch andere Tagesordnungspunkte – insbesondere in Planungs- und Review-Phasen von Projekten. Hier stehen beispielsweise folgende Aufgaben an:

• Risiko-Analyse – Risiken werden benannt und im Quadranten hinsichtlich Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung klassifiziert.
• Stakeholder-Analyse – hier werden zunächst Betroffene aus dem Projektumfeld identifiziert und mit Haftnotizen in einem Einfluss-Quadranten positioniert.
• Ursachenermittlung – in Form eines Wirkungsnetzes oder eines Ishikawa-Diagramms werden Ursachen und ihre Wirkungen transparent gemacht.
• Aufgabensammlung und -strukturierung – z.B. für Projektstrukturpläne oder zur Abbildung von Abhängigkeiten in Netzplänen.

Den Austausch zwischen den Teilnehmenden zu diesen Themen und die Abstimmung, Klärung, Entscheidung oder Planung unterstützen in der Präsenzsituation dabei Werkzeuge, wie z.B. Pinnwand, Moderationskärtchen, Flipchart oder Whiteboard. In Zeiten des Homeoffice stehen diese Mittel aber nicht zur Verfügung. Die üblichen Office-Anwendungen stoßen schnell an Grenzen, wenn es z.B. darum geht, Ideen aus dem Team zu sammeln, Inhalte umherzuschieben und zu gruppieren, kleine Skizzen zu malen etc. Vieles lässt sich zwar mit Word, Excel, Powerpoint, Confluence oder Mindmapping nachempfinden, an die Möglichkeiten einer Präsenzsituation kommen solche Workarounds allerdings nicht heran.

Hier bieten sich Tools für digitale Whiteboards an. Sie "bremsen" die Kreativität nicht aus, die für die Qualität der Ergebnisse nötig ist, denn vieles lässt sich mit ihnen in kurzer Zeit unkompliziert abbilden. Sie ermöglichen, schnell Sammlungen und Skizzen zu erstellen, und erlauben paralleles Arbeiten mehrerer Teilnehmer:innen an denselben Themen ohne gegenseitige Störung. Zudem machen sie die Beiträge aller transparent und für jeden sichtbar.

Kurzum: Mit digitalen Whiteboards lassen sich Aufgaben auch in der virtualisierten Form gut erledigen, bei denen Zeichnen, Sammeln, Verschieben oder Malen dabei hilft, gemeinsame Sichten herzustellen.

Dieser Beitrag zeigt an einem Praxisbeispiel, wie Sie mit einem digitalen Whiteboard effizient arbeiten – von der Vorbereitung über die Durchführung bis zur Nachbereitung Ihres Remote-Workshops. Der erste Teil gibt zunächst einen Überblick über verschiedene Kategorien von Whiteboard-Tools, stellt wichtige Board-Elemente am Beispiel von "Miro" vor, gibt Tipps für eine effiziente Arbeitsweise und verrät, was Sie tun können, wenn das Board einmal nicht so reagiert, wie erwartet.

Welcher Funktionsumfang darf es sein?