In Zeiten von Corona ist die Arbeit aus dem Homeoffice der Standard. Das bedeutet, auch Workshops finden statt. Workshops bei Apiarista sind interaktiv und leben vom Austausch und der kreativen Kraft der Gruppe. Dies übertragen wir auch auf virtuelle Workshops. Hier muss man jedoch umdenken. Ein Kommunikationstool wie Zoom oder Microsoft Teams ist notwendig, um eine Videokonferenz durchzuführen. Häufig bedarf es zusätzlich eines digitalen Whiteboards wie Miro oder Mural¹. Sie ersetzen die physischen Metaplanwände oder das Arbeiten an Flipcharts.

¹Manche Kommunikationstools integrieren in beschränktem Maße digitale Whiteboard Funktionen. Umgekehrt bieten einige digitale Whiteboards auch Videokonferenzmöglichkeiten an.

Wie Sie erfolgreich virtuelle Workshops abhalten, zeigen Ihnen diese 10 Tipps:

1. Der Moderator sollte die eingesetzte Technik verstehen!

Das mag selbstverständlich klingen, allerdings haben wir es schon mehrmals erlebt, dass der Moderator seine eigenen Tools nicht gut kennt. Es ist für ein gutes Gelingen des Workshops jedoch essenziell, dass der Moderator mit der eingesetzten Technik zurechtkommt und im Zweifel den Teilnehmern Unterstützung im Umgang bieten kann. Beispielsweise bietet Zoom für die Gruppenarbeit virtuelle Räume. Diese Möglichkeit bietet Teams nicht. Hier muss man Workarounds anwenden, die vorzubereiten sind.

2. Das Funktionieren der Technik sollte gewährleistet sein!

Nichts ist schlimmer, als wenn während eines remote Workshops die Technik nicht funktioniert oder die Internetbandbreite nicht ausreicht. Wenn Sie können, testen Sie mit den Teilnehmern vorab, ob die Ausstattung der Teilnehmer im Homeoffice den technischen Anforderungen genügt. Wichtig ist, einen Plan B zu haben.

Für den Fall, dass das Kommunikationstool nicht funktioniert, sollte es beispielsweise alternative Telefoneinwahlnummern geben.

3. Umgang mit den Tools muss bekannt sein!

Mittlerweile funktioniert für den einzelnen der Umgang mit Kommunikationstools recht gut aufgrund der regelmäßigen Nutzung von Videokonferenzsystemen in virtuellen Meetings. Dieser Kenntnisstand gilt jedoch nicht für Tools wie die Online Whiteboards. Hier wird die physische Metaplanwand durch digitale Boards ersetzt, an denen mehrere Personen gleichzeitig an Themen und konkreten Lösungen arbeiten können. Der Funktionsumfang unterscheidet sich von Anbieter zu Anbieter ganz erheblich. Manche Firmen bieten lediglich ein schlichtes Whiteboard an, auf dem mehrere Teilnehmer gemeinsam malen können. Andere Anbieter ermöglichen mit digitalen Post-It‘s zu arbeiten und haben alle gängigen Vorlagen für Projektmanagement, agiles Arbeiten oder auch für ein strategisches Management. Beispiele hierfür sind Miro, Mural oder auch Conceptboard.

Entweder machen Sie mit den Workshopteilnehmern vor dem Workshop eine kleine Trainingssession oder Sie geben am Anfang des Workshops Raum, um die notwendigen Funktionen kennenzulernen.

4. Arbeitsgruppen vor dem Workshop festlegen!

Arbeitsgruppen arbeiten in einem virtuellen Workshop in getrennten virtuellen Räumen. Damit die Aufteilung auf die Arbeitsräume schnell und unkompliziert abläuft, empfehlen wir, die Gruppen vorher festzulegen und klar zu machen, welche Gruppe in welchem virtuellen Raum arbeitet. In diesen virtuellen Räumen kann eine einzelne Gruppe ihre eigene Videokonferenz mit den üblichen Funktionalitäten, wie z.B. Chat und Austausch von Dateien durchführen.

5. Virtuelle Räume sind nicht wie physische Arbeitsräume!

In einem physisch stattfindenden Workshop hat der Moderator die Möglichkeit, bereits an Körperhaltung, Gestik und Mimik zu sehen, ob eine Gruppe Unterstützungsbedarf hat. D.h. man kann mehrere Gruppen begleiten und schnell ausloten, wann man beispielsweise eine unterstützende Frage stellt. Das ist in einem remote Workshop nur bedingt der Fall. Sie müssen einen virtuellen Raum betreten und zunächst herausfinden, wo die Gruppe steht. Gelegentlich haben die Teammitglieder die Kamera im Kommunikationstool aus, wenn sie gleichzeitig im digitalen Whiteboard arbeiten. Hier können Sie lediglich über die Stimme (d.h. das Gesagte sowie den Tonfall) und den Arbeitsstand im digitalen Whiteboard den Unterstützungsbedarf beurteilen. Das bedeutet für den Moderator erhöhten Konzentrationsbedarf. Teilweise braucht es ein bis zwei weitere Fragen, um nützliche Rückschlüsse auf den Unterstützungsbedarf ziehen zu können.