Die Videokonferenz (kurz ViKo) ersetzt in Unternehmen und Verwaltung zunehmend die Telefonkonferenz. Mit einer Videokonferenz können Sie verteilte Teammitglieder virtuell versammeln, um in Echtzeit mit Bild ein Gespräch in der Gruppe zu führen. Um Tücken zu umgehen, muss eine ViKo sorgfältig geplant sowie aufmerksam und konzentriert durchgeführt werden. Was Sie für eine gelungene Videokonferenz im Detail beachten sollten, habe ich in meinem Beitrag für Sie zusammengefasst.

Teilnehmer vorbereiten

Als Organisator und Moderator einer ViKo müssen Sie gut vorbereitet sein. Sie entscheiden über die Tagesordnung, Datum und Länge des Meetings. Wenn Sie Ihre Themen gut gesetzt haben, dann übersteigt die ViKo 45 Minuten nicht. Danach lässt bei den Teilnehmern die Konzentration nach. Nach 60 Minuten und mehr wird das virtuelle Meeting als nervige Belastung wahrgenommen.

Eine längere ViKo kann direkte Nachteile für Ihr Unternehmen haben. Es werden möglicherweise Entscheidungen getroffen, die zu Beginn der ViKo, als alle noch frisch und konzentriert waren, anders ausgefallen wären. Risiken werden bei zunehmender Müdigkeit weniger durchdacht oder wichtige Stakeholder vergessen.

Wie bei einem face-to-face-Meeting ist es empfehlenswert, die Tagesordnung frühzeitig zu verschicken (etwa 3-4 Tage vorher). Sie sollte nicht nur die Tageordnungs-Punkte enthalten, sondern auch alle wichtigen Erläuterungen. Noch besser sind Beschlussvorlagen. Machen Sie klar, welche Dokumente (z.B. Protokolle) Ihre Kolleginnen und Kollegen vorab gelesen haben sollten.

Abgesehen davon, dass alle auf diese Weise gut vorbereitet sind, werden die Teilnehmer Ihre Vorbereitung als aufmerksam und wertschätzend erfahren. Das bringt Ihnen Pluspunkte, ehe das Meeting begonnen hat.

Technik vorbereiten

Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen einen Video-Konferenzraum hat oder ob Sie von Ihrem Arbeitsplatz zuhause oder im Büro teilnehmen: Die Technik muss funktionieren! Wissen Sie, wie die Leitung aufgebaut wird oder wie man sich einwählt? Probieren Sie die nötigen Schritte rechtzeitig. Außerdem sollten Sie wissen, wen Sie ggf. ansprechen können, wenn Sie technischen Support brauchen. Fünf Minuten vorher ist zu knapp. Wenn Sie mit ausreichendem Zeitpuffer arbeiten, können Sie auf die Technik bezogen entspannt bleiben.

Kamera und Mikro auswählen

Nur in Ausnahmefällen (auf Reisen, direkt von einer Baustelle, o.ä.) sollten Sie die in einem Computer verbaute, weniger hochwertige Technik verwenden. Nutzen Sie eine externe Kamera mindestens in HD-Qualität. Besser ist eine 4K-Kamera. Sparen Sie hier nicht, denn es geht darum, dass die Kamera Ihre Inszenierung optimal einfängt. Überprüfen Sie beim Einrichten am Arbeitsplatz, ob der automatische Weißabgleich der Kamera ausreicht oder Sie einen manuellen Weißabgleich durchführen sollten (auf Ihrer Kamera mit "AWB" für "automatic white balance" oder "WB" für "white balance" zur manuellen Einstellung aufzufinden).

Es kann empfehlenswert sein, als Mikrofon ein Headset zu verwenden. Allerdings haben Headsets häufig eine breite Streuung, sodass Nebengeräusche (husten, tuscheln) ungewollte Prominenz erfahren. Tischmikrofone haben den Nachteil, dass sie die Geräusche, die mit dem Tisch verbunden sind, überbetonen. Wird die Tasse abgestellt, der Kugelschreiber zurückgelegt oder mit den Köpfen an den Ärmeln des Sakkos die Tischplatte berührt – all das kann die anderen Teilnehmer zusammenzucken lassen. Lassen Sie sich beim Erwerb eines guten Mikrofons beraten.

Kamera und Mikro positionieren

Nachdem Sie sich für eine Kamera entschieden haben, stellen Sie diese bei normaler Sitzhaltung auf Augenhöhe auf. Ggf. ist dafür ein Stativ erforderlich. Nutzen nur Sie das ausgewählte Mikro und sind keine weitere Person darauf angewiesen, sollte das Mikro eine gute Richtcharakteristik haben und Nebengeräusche unterdrücken. Ohnehin sollten Sie darauf achten, dass Straßenlärm, Geräusche der Klimaanlage, akustische Mailsignale, Handyklingeln usw. Ihre Konferenz nicht stören.

In ViKos unbedingt vermeiden: Tablet oder Handy in der Hand. Wenn Ihr Bild wackelt, werden die anderen dauerhaft abgelenkt. Selbst wenn Sie Tablet oder Handy auf den Tisch stellen oder auf einen Bücherstapel setzen, werden Sie kaum eine optimale Position finden.

Den Konferenzraum gestalten

Bei jedem Bild ist zwar die abgebildete Person das Wichtigste. Aber Beobachter interessieren sich auch für das, was dahinter und darum herum passiert. Sind im Hintergrund Kollegen des Großraumbüros zu sehen, werden diese im Handumdrehen die Aufmerksamkeit Ihrer Konferenzteilnehmer gewinnen. Deswegen gilt: Der Hintergrund sollte ruhig und ohne bewegte Teile sein. Wer von der Küche zuhause