Während eines Projekts stehen Projektleitende der Auftrager- bzw. Kundenseite häufig beratend zur Seite. Sie bereiten zur Entscheidungsfindung relevante Informationen und Daten entsprechend auf und präsentieren diese in geeigneter Weise, z.B. in Besprechungen oder als schriftliche Entscheidungsvorlagen.

Die pandemiebedingte "digitale Revolution"

Während diese Besprechungen vor Corona primär vor Ort stattfanden, wendete sich mit Ausbruch der Pandemie das Blatt rasch. Präsenztreffen waren nicht oder nur eingeschränkt möglich. Plötzlich gewannen Onlinebesprechungen rapide an Bedeutung. Diese Onlineabwicklung hat sich mittlerweile auch in der breiten Masse etabliert.

Mittelfristig werden mit dem Abflauen der Pandemie auch die damit verbundenen Einschränkungen nachlassen und viele Veranstaltungen wieder in Präsenz stattfinden. Dennoch wird ein großer Teil weiterhin online abgewickelt werden, da viele Unternehmen die Vorteile zu schätzen gelernt haben – v.a. die Kosten- und Zeitersparnis durch den Wegfall von Fahrten.

Zum Abhalten von Videokonferenzen und Online-Teammeetings gibt es bereits zahlreiche Beiträge (siehe dazu "7 Tipps für bessere Online-Meetings", "6 typische Störungen der Gruppendynamik in virtuellen Meetings" und "Kollegiale Fallberatung auch virtuell zum Erfolg führen").

Aufgrund der breiten Akzeptanz von Besprechungen im virtuellen Raum werden auch Vieraugen-Beratungsgespräche per Videocall immer beliebter. Dabei gilt es allerdings, einigen Stolpersteinen auszuweichen.

Vieraugengespräche per Videocall erfolgreich durchführen: 11 Tipps

Die Tipps sind an folgendem Beispiel angelehnt:

Sie bekommen einen neuen Auftrag. Ihr Gegenüber wünscht sich von Ihnen eine Beratung in einer Entscheidungsfindung. Das Beratungsgespräch soll per Videocall stattfinden. Die Person möchte diverse Optionen abwägen. Hierzu präsentieren Sie ihr entsprechend aufbereitete Informationen und führen live eine Berechnung für verschiedene Varianten durch.

1. Machen Sie die Teilnahme so einfach wie möglich

Reduzieren Sie den Aufwand und evtl. technische Hürden für die Teilnahme am Videocall so weit Sie können. Gesprächspartner:innen sollten keine Software installieren oder sich vorab irgendwo registrieren bzw. ein Nutzerkonto anlegen müssen. Die gängigsten Softwares für Videokonferenzen wie Microsoft Teams, Zoom, Skype, Google Meet etc. bieten alle die Möglichkeit, einen Einladungslink mit Direktzugang zu versenden.

Nach der Terminabstimmung übermitteln Sie der auftraggebenden Person einen Link, mit dem sie zum vereinbarten Zeitpunkt durch einen einfachen Klick direkt in den virtuellen Besprechungsraum gelangt. Hierzu benötigt sie nur einen Internetanschluss, einen Rechner mit Webcam und Webbrowser – mehr nicht.

2. Seien Sie sattelfest in der Softwareanwendung

Häufige Funktionen im Zusammenhang mit der Videocall-Software (z.B. Bildschirminhalt freigeben/teilen, Dokumente übertragen, Aufzeichnung starten) sollten Sie aus dem Effeff beherrschen.