Projektleiter Frank ist genervt. Das virtuelle Meeting mit seinem Remote-Projektteam verlief heute besonders zäh, die Mehrheit der Teammitglieder wirkte lustlos und gelangweilt. Aktiv beteiligt haben sich bloß die üblichen zwei Verdächtigen. Ein Kollege hatte nicht mal seine Kamera angemacht. So machen die Meetings weder Spaß, noch sind sie produktiv. Frank beschließt, dass er etwas ändern muss. Doch wie kann er seine Leute motivieren? Frank fängt an zu recherchieren.

Nehmen Sie sich Zeit für die Planung

Der wichtigste Garant für den Erfolg eines Online-Meetings ist die gute inhaltliche Vorbereitung. Im Gegensatz zu einem Präsenz-Meeting bleiben online direkte Interaktionen zwischen den Teilnehmer:innen aus, Einzelne können sich daher schnell ausgeschlossen fühlen. Die Meeting-Leitung braucht daher interaktive Tools mit Inhalten rund um das Meeting-Thema, um die Aufmerksamkeit aller zu halten und um jede:n zu integrieren.

1. Legen Sie Ihr Ziel für das Meeting fest

Bei seiner Recherche stößt Frank häufig auf die Frage: Was wollen Sie mit der Besprechung erreichen? Ist es z.B. eine Informationsveranstaltung oder wollen Sie dort ein Problem lösen? Ist es ein abteilungsübergreifendes Treffen, ein Teammeeting oder ein Kundengespräch? Frank entscheidet sich, das nächste Projektmeeting gezielt zu planen. Hier kann er im geschützten Rahmen seines Teams Neues ausprobieren. Er fasst das Meeting-Ziel dafür wie folgt zusammen:

Das Ziel dieses Meetings ist es, gemeinsam Kommunikationswege für das neue Kunden-Projekt festzulegen.

2. Managen Sie mit einer Agenda die Erwartungen

In den gefundenen Artikeln liest Frank oft den Grundsatz: Kein Meeting ohne Agenda! Also schreibt er die Kommunikationswege und wie er diese erarbeiten möchte in die Agenda. Da er auch das Meeting-Ziel in die Einladung geschrieben hat, weiß das Projektteam, worauf es Frank im Termin ankommt und kann sich auf das Meeting vorbereiten:

• Analyse der Missverständnisse in dieser Woche (mit kurzer Diskussionsrunde)
• Tägliche Gespräche mit dem Kunden planen und führen
• Report an die Projektleitung erstellen
• Verantwortlichkeiten festlegen
• Feedbackrunde (alle haben drei Minuten Zeit)

3. Vergeben Sie Themen und Beiträge