Die Coronapandemie dauert bereits seit zweieinhalb Jahren an. In den Sommermonaten kehren die meisten Menschen zwar zeitweise in ihre Büros zurück, doch der nächste Herbst führt sie unter Umständen schnell wieder ins Homeoffice. Die sogenannte "Meeting-Müdigkeit" oder "Zoom-Fatigue" setzt wieder ein. Ohnehin sind Vor-Ort-Erlebnisse in kompletter Besetzung selten geworden, viel häufiger stecken wir in hybriden Meeting-Situationen: Vier Kolleg:innen sitzen im Büro gemeinsam im Meeting-Raum, drei weitere sind von anderswo per Videokonferenz zugeschaltet. Das ist oft sogar noch anstrengender für alle Beteiligten als reine Remote-Veranstaltungen.

Projektmanager:innen, Scrum Master:innen, Team Coaches, Führungskräfte und Co. stehen vor der Herausforderung, allen Widrigkeiten zum Trotz dennoch gute Ergebnisse zu liefern und ihre Teams motiviert zu halten. Mittlerweile gibt es viele sehr gute Software-Tools, die eine digitale und kollaborative Zusammenarbeit ermöglichen. Hierzu zählen digitale Whiteboards wie Miro, Concept Board oder Mural und auch Videokonferenzanbieter wie Zoom, Microsoft Teams oder Cisco WebEx.

Ein Meeting ohne Ziel, Agenda und Methode führt häufig ins Leere – egal ob es im Meeting-Raum oder vor dem Bildschirm stattfindet. Auch bei Präsenzworkshops habe ich schon neben Kolleg:innen gesessen, denen die Augen zufielen. Das Risiko ist remote und hybrid noch einmal größer. Es ist Zeit für die Moderator:innen, die neuen Gestaltungsmöglichkeiten zu entdecken und zu erlernen:

• Digitale Whiteboards bieten uns oftmals gleichwertige, wenn nicht sogar teilweise bessere Möglichkeiten der Visualisierung und Teilnehmerbeteiligung. 
• Die Vorbereitung wird von Mal zu Mal einfacher, da Vorlagen mit "copy and paste" immer wieder verwendet werden können.
• Auch online lassen sich Kleingruppenarbeiten mithilfe von Breakout Rooms und digitalen Whiteboards einfach und schnell durchführen und dokumentieren.

Dieser erste Teil des Beitrags bietet Ihnen konkrete Hilfestellung für die Vorbereitung von remote und hybrid durchgeführten Workshops und Meetings. Ich teile meine persönlichen Erfahrungen anhand von echten Anwendungsbeispielen mit dem digitalen Whiteboard-Tool Miro und dem Videokonferenz-Tool Zoom.

Planen Sie Zeit für die Vorbereitung Ihres Boards ein

Warum lohnt es sich, Zeit und Energie in die Vorbereitung eines Boards zu stecken? Für längere Workshops ist es unabdinglich, aber auch für einen einstündigen Termin gibt es hier mehrere gute Gründe:

• Zielgerichtetes Hinarbeiten auf das gewünschte Ergebnis 
• Effiziente Nutzung der verfügbaren Zeit
• Orientierung für die Teilnehmenden
• Sicherheit und Struktur auch für Moderator:innen

Man nimmt sich die Zeit, an einem Workshop oder Meeting teilzunehmen. Dafür kann man andere Termine nicht oder erst später wahrnehmen. Angestaute Arbeit bleibt währenddessen ebenfalls liegen. Nichts ist für mich als Teilnehmende daher frustrierender als das Gefühl von schlecht investierter Zeit. Wenn ich weder etwas beitragen noch mitnehmen kann, dann hinterfrage ich schnell den Sinn und Zweck der Veranstaltung. Im Umkehrschluss sollte genau dieses Gefühl am Ende eines Termins stehen: "Ich habe für mich und meine Arbeit einen Vorteil daraus gezogen bzw. ich konnte anderen in ihrer Arbeit weiterhelfen."

So gestalten Sie Webinare im Projekt

Informieren, Wissen vermitteln oder Anwender:innen schulen – sind Präsenzveranstaltungen nicht möglich, bieten Webinare eine gute Alternative, um Know-how im Projekt weiterzugeben. Worauf Sie bei der Planung und Vorbereitung achten sollten.

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Aus meiner Erfahrung weiß ich, dass wenn ein bisschen Liebe in der Vorbereitung steckt, man ungleich viel davon zurückbekommt! Das Meeting oder der Workshop macht den Teilnehmenden mehr Spaß, sie bringen sich noch besser ein, sind kreativer und leistungsbereiter. Die Vorbereitung bedeutet Wertschätzung gegenüber den Teilnehmenden. Es macht einen Unterschied, ob ich im Termin ad hoc ein Flipchart beschreibe oder mit einem durchdachten Konzept aufwarte. Das professionell gestaltete Flipchart im Workshop löst – ebenso wie ein bereits vorbereitetes Online-Whiteboard – viel bei den Teilnehmenden aus: "Da hat sich jemand für dieses Meeting und damit für mich Mühe und Gedanken gemacht, also mache ich das jetzt auch."

Nun geht es nicht per se darum, möglichst bunt und künstlerisch tätig zu werden. Viel wichtiger ist die Struktur, der die Teilnehmenden folgen können.

Gestalten Sie Ihr Board optisch einheitlich